Käyttäjät 125 miljoonan it-hankkeesta: "Aiemmin meillä oli toimivat järjestelmät"

Valtion uusi Kieku-tietojärjestelmä ei vielä toimi toivotulla tavalla. Esimerkiksi Rajavartiolaitos on yrittänyt ottaa talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmää käyttöön useita kertoja. Lisäksi käyttöliittymä on saanut moitteita keskeneräisyydestä.

tekniikka
Henkilö käyttämässä kannettavaa tietokonetta.
Yle

Valtion Kieku-tietojärjestelmän käyttöönotto kangertelee. Nyt hankkeen lasketaan olevan vuoden myöhässä aikataulustaan.

Esimerkiksi Rajavartiolaitos on yrittänyt ottaa järjestelmän käyttöön useita kertoja, mutta se ei ole toiminut. Lukuisista yrityksistä huolimatta palkanmaksu ei ole järjestelmällä onnistunut.

– Käyttöönottoa on yritetty meillä 6–8 kertaa. Hankehenkilöstön usko on ollut koetuksella, mutta pienen uudelleenmotivoinnin jälkeen on menty eteenpäin, Rajavartiolaitoksen tietotekniikkayksikön päällikkö Tuomas Laosmaa toteaa.

Vaikeuksien taustalla on Laosmaan mukaan rajavalvonnan vaihtelevuus. Epäsäännöllistä kolmivuorotyötä tehdään maalla, merellä ja ilmassa. Monenlaisia lisiä sisältävän virkaehtosopimuksen ohjelmointi järjestelmään on vaikeaa.

Hankehenkilöstön usko on ollut koetuksella, mutta pienen uudelleenmotivoinnin jälkeen on menty eteenpäin.

Palkkansa rajavartijat ovat toki saaneet, sillä työt on hoidettu vanhoilla tietojärjestelmillä. Alun perin Kiekun piti olla Rajavartiolaitoksen 2 700 työntekijän käytössä jo vuonna 2011. Seuraava yritys on alkaneen vuoden huhtikuussa.

Valtiokonttori lupaa tuottavuuden paranevan

Jos aikataulu pitää, vuonna 2016 Kieku-järjestelmää käyttää 65 000 valtion työntekijää. Samalla järjestelmällä hoidetaan laskutus, palkanmaksu, lomasuunnittelu ja lukuisat muut talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnot. Järjestelmä on määrä ottaa käyttöön koko valtionhallinnossa Puolustusvoimia lukuun ottamatta. Hanketta vie eteenpäin Valtiokonttori.

– Hyödyt tulevat sitä kautta, että valtion sata erilaista talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmää voidaan korvata yhdellä tietojärjestelmäkokonaisuudella, sanoo toimialapäällikkö Lasse Skog Valtiokonttorista.

Skogin mukaan aiemmat uudistukset valtion henkilöstö- ja taloushallinnossa ovat tuoneet jo viidenneksen lisää tuottavuutta. Saman verran parannusta on määrä saada aikaan Kieku-hankkeella. Hänen mukaansa monet virkamiehet ovat jo kiittäneet järjestelmäviidakon harvennusta. Skog kuitenkin myöntää, että tuottavuus ei parane nopeasti.

– Ensimmäinen vuosi menee uuden toimintatavan opettelussa, mutta tämän jälkeen tuottavuushyötyjäkin voi odottaa.

Skog kertoo myös, että Kieku-järjestelmässä havaittujen puutteiden korjaaminen on vaatinut lisätyön tilaamista järjestelmää toimittavalta CGI Suomelta eli entiseltä Logicalta. Pelkästään työvuorosuunnitteluun liittyvän ohjelmisto-osan korjailu on maksanut satojatuhansia euroja. Skog kuitenkin korostaa että lisätöiden hinta on varsin pieni, kun sitä verrataan hankkeen kokonaisbudjettiiin, noin 125 miljoonaan euroon.

Lisäksi monista virastoista kerrotaan Ylelle, että järjestelmän takkuinen käyttöönotto on lisännyt talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijöiden työmäärää. Skogin mukaan ylimääräisten töiden aiheuttamia kustannuksia ei ole arvioitu.

Verokarhukin hermostui

125 miljoonan hankkeessa voisi olettaa rakennettavan ensiluokkaisen käyttöliittymän, mutta toistaiseksi kokemukset ovat olleet vaihtelevia.

Kritiikkiä tulee mm. Verohallinnosta, jonka 5 300 työntekijää on käyttänyt järjestelmää vuoden verran.

Henkilöstöjohtaja Mika Gylén kertoo, että Verohallinnon väki on antanut palautetta myös siitä, että käyttöliittymä oli vanhoissa järjestelmissä sujuva, mutta Kieku tuntuu keskeneräiseltä. Hän arvioikin, että Verohallinto ei ole saanut Kiekun käyttöönotosta hyötyä.

– Meillä oli ennestään hyvät järjestelmät, että ei siitä paljon hyötyjä meille tule. Ymmärrämme kyllä valtion tavoitteeen, eli ehkä hyötyä tulee muille virastoille, Gylén pohtii.

Hän arvioi myös, että Verohallinnossa tuottavuus ei parane Kiekun avulla.

– Ei se näytä kauheasti tuottavan säästöjä, koska meillä oli aikaisemmin toimivat järjestelmät. Olemme tehneet kehitysehdotuksia, että päästäisiin esimiestyössä samaan tehokkuuteen kuin vanhoilla järjestelmillä.

Tuhannet laskut jumissa

Aluehallintovirastot ottivat Kiekun käyttöön lokakuun alussa yhdessä muutaman muun viraston kanssa.

Talouspäällikkö Pasi Katajisto Etelä-Suomen aluehallintovirastosta kertoo, että työt pystytään uudella järjestelmällä tekemään, mutta ilman ongelmia ei ole selvitty. Hankalinta oli, kun laskutus ei ottanut toimiakseen ja siihen tuli noin puolentoista kuukauden viive.

– Pahimmillaan oli laskuttamatta tuhansia laskuja. Kiire tuli, kun laskut piti saada lähtemään, hän kuvaa vuodenvaihteen tienoilla ollutta urakkaa.

Kuluvan vuoden aikana Kiekun ottavat käyttöön muiden muassa ulkoministeriö, ympäristöministeriö, puolustusministeriö ja tulli. Lasse Skog lupaa, että vanhoista virheistä on opittu.

– Jokainen käyttöönotto on mennyt hiukan paremmin kuin edellinen, hän toteaa.