"Kaikki menee kuin kuuroille korville" – sisäisen vuorovaikutuksen puute kaataa organisaatiouudistuksen

Työntekijöiden mielipiteiden ohittaminen hidastaa tai jopa kaataa koko uudistuksen. Tutkimusten mukaan yli 70 prosenttia organisaatiomuutoksista epäonnistuu.

talous
Puheenjohtajan nuija kolahtaa pöytään
Muutosjohtaja puhuu, muut kuuntelevat.Jan Hynnä / Yle

Onnistuneet organisaatiomuutokset rakentavat kuvaa sankarillisista muutosjohtajista. Johtajat ajatellaan muutoksen toteuttajiksi ja työntekijät muutoksen kohteiksi. Epäonnistumisen syyt lankeavat yleensä työntekijöiden harteille.

Yhteiskuntatieteiden maisteri Leena Ruopsa kertoo väitöstutkimuksessaan, että muutoksen aikana on tärkeää että ihmiset voivat säilyttää hallinnan tunteen sekä tunteen omasta arvostaan.

– Onnistuneessa organisaatiomuutoksessa kaikkein tärkeintä on ihmisten kuunteleminen.

Ruopsa paljastaa tutkimuksessaan sekä ylimmän johdon, että muiden toimijoiden inhimilliset tarpeet ja tunteet.

– Johtajakin on ennen kaikkea ihminen ja häntä kalvaa sama epävarmuus kuin muita: ”Onko minulla enää paikkaa muutoksen toteuduttua?”

Kolme tarinaa muutoksesta

Leena Ruopsan tutkimuksen haastatteluaineisto koostuu eri organisaatioiden ylimmän johdon, keskijohdon ja luottamusmiesten haastatteluista. Väitöskirjassa seurataan kolmea tarinaa.

Se käveli ees takasin siinä ja puhu käkikelloista ja ruusupuskista ja me katottiin suu auki mistä se puhhuu. Kaikki oli niinku ihan öönä.

Arja

Ensimmäinen tarina kuvaa, miten erään globaalin organisaation muutos ja mittavat irtisanomiset mahdollistavat tarinan päähenkilö Marjutille nousemisen keskijohdosta ylimpään johtoon.

Toisessa tarinassa kerrotaan suomalaisten it-osaajien taistelusta kansainvälisessä kilpailussa. Kysymys on uuden sukupolven suomalaisista korpisotureista, kuten haastateltava, luottamusmiehenä toimiva Juha asian kiteyttää.

Kolmannessa tarinassa kerrotaan Arjan, pitkän linjan lähiesimiehen nöyryyttävistä kokemuksista organisaatiomuutoksessa. Tarinoiden päähenkilöiden nimet on muutettu.

Johtajat eivät kuule alaisten puhetta oikein

Tutkimusaineiston mukaan johtajat eivät kuule oikein työntekijöiden puhetta. He eivät keskity kuuntelemaan mitä ihminen haluaa kertoa. Jos puhe on samassa linjassa johdon ajatusten kanssa, niin silloin asiat sujuvat hyvin. Mutta jos työntekijä esittää kysymyksiä ja näkemyksiä keskustelun käymiseksi, hän ei tule kuulluksi.

– Kun pätevä ja osaava työntekijä kyseenalaistaa muutoksen se tulkitaan usein muutosvastarinnaksi. Tarinoiden aineistosta selviää, että kukaan haastateltavista ei kuitenkaan vastustanut itse muutosta eikä sen tavoitteita, Leena Ruopsa kertoo.

”Me tarvitaan kaikella mahdollisella tavalla uudistumista. Tästä syystä mä oon päättäny, että sä lähet nyt tekemään ihan jotaki muuta. Näin tehtiin, kylmää kyytiä kyllä.” -Marjut

”Mua ei esimerkiksi oo otettu mihinkään muuhun kun tähän yhteen esimiestyötä käsittelevään ryhmään, koska mää oon ääneen ollu joka paikassa popottamassa että tämä ei tuu toimimaan.” –Arja

”Samassa tilaisuudessa sitten oikein lamppu syttyi, että nämähän on ne, jotka tämän homman päättää ja me ei voija sille MITTÄÄN.” –Juha

Ruopsan mukaan ihmiset ankkuroituvat omaan rooliinsa johtoa ja työntekijöitä myöten, he myös sitoutuvat siihen. Kukaan ei vastusta muutosta, mutta he katsovat sitä omasta roolistaan käsin.

Hakataan koodia apinan raivolla, näytetään niin närhen munat, että onpahan referenssi että on osattu tämmönenkin tehdä vaikka sitä ei tulisi koskaan kauppaan.

Juha

Johtajat puhuvat, muut kuuntelevat

Organisaatiouudistuksessa suunta on yleensä se, että muutoksen johtajat puhuvat ja muut kuuntelevat. Ylimmällä johdolla on valta-asemansa vuoksi mahdollisuus määrittää oma paikkansa ja puhumisen tapansa.

– Minun vankka ehdotus on, että asia pitäisi kääntää toisinpäin. Organisaatiomuutoksessa kaikkein tärkeintä on ihmisten kuunteleminen, mielipiteiden ohittaminen aiheuttaa muutoksen hidastumisen tai jopa sen tyssäämisen, pohtii Ruopsa.

”Se käveli ees takaisin siinä ja puhu käkikelloista ja ruusupuskista ja me katottiin suu auki mistä se puhhuu. Kaikki oli niinku ihan öönä.” -Arja

”Hakataan koodia apinan raivolla, näytetään niin närhen munat, että onpahan referenssi että on osattu tämmönenkin tehdä vaikka sitä ei tulisi koskaan kauppaan.”  -Juha

Miten onnistunut organisaatiomuutos tehdään?

Leena Ruopsan mukaan organisaatiomuutoksessa pitäisi hyväksyä se, että todelliset muutokset tapahtuvat hitaasti. Työntekijöitä kuuntelemalla prosessia voidaan nopeuttaa ja organisaation pelisäännöt pitäisi määrittää niin, ettei sääntöjä aleta muuttamaan kesken prosessin.

– Jos sinua ei enää kuunnella, organisaation sisäinen vuorovaikutusjärjestelmä muuttuu hetkessä. Kun yt-neuvottelut alkavat niin yleensä luukut menevät saman tien kiinni.

Samassa tilaisuudessa sitten oikein lamppu syttyi että nämähän on ne, jotka tämän homman päättää.

Juha

Leena Ruopsa ehdottaa tutkimuksessaan, että globaalissa yrityksessä ei kannata yrittää koko organisaation tasoista muutosta yhdellä kertaa.Esimiesten ja johtajien pitäisi tukea pienten porukoiden me-henkeä. Kun työntekijät saadaan sitoutumaan tehtäväänsä, niin silloin iso laiva kulkee oikeaan suuntaan.

– Meillä sorrutaan yleensä johtamisessa isoihin linjoihin, aletaan puhua koko organisaation tavoitteista. Johtajalle on tietysti turvallista mennä ison puheen taakse, kuin kuunnella aidosti työntekijöiden näkemyksiä muutoksesta.

Tarinoiden opetus

Aiemmin on ajateltu, että organisaation ylin johto on suojassa muutoksilta, mutta viime vuodet ovat osoittaneet, että irtisanomislappu saattaa tupsahtaa kouraan myös johtajalle.

Olisi tärkeä tukea työyhteisön jäsenten kokemusta oman minuuden säilyttämisestä.

Leena Ruopsa

”Mun pomo sai potkut ja te nostatte mut tähän positioon?” –Marjut

Tutkimuksessa paljastuu ylimmän johdon sekä muiden toimijoiden inhimilliset tarpeet.

– Johtajakin on ennen kaikkea ihminen. Hänkin miettii, onko hänellä enää paikkaa organisaatiossa muutoksen toteuduttua, Ruopsa sanoo.

”Mun strategia on kolmivuotinen. Mä nään jotenkin että jos mä pysyn siinä aikataulussa, niin se on tavallaan sen jälkeen niinku done”  -Marjut

Erilaisista kokemuksista huolimatta Marjutin, Juhan ja Arjan tarinoiden päähenkilöitä yhdistää tarve korostaa omaa arvoaan, jopa työyhteisön muiden jäsenten kustannuksella. Tutkimuksessa paljastuu hierarkkisia rajoja ylittävä inhimillinen halu tulla kuulluksi ja arvostetuksi.

– Organisaatiomuutoksen aikana olisi tärkeä tukea työyhteisön jäsenten kokemusta oman minuuden säilyttämisestä, Ruopsa summaa väitöstutkimuksensa tuloksia.