Olet jo ehtinyt painaa sähköpostikentän lähetä-painiketta, kun tulet syystä tai toisesta katumapäälle - onko silloin enää mitään tehtävissä, vai täytyykö vain tyytyä siihen, että posti on jo perillä vastaanottajalla?

- Pääsääntöisesti ei ole enää mitään tehtävissä. Sähköpostin lähettämiseen kannattaa suhtautua niin, että kerran lähetettyä ei saa peruutettua. Varsinkin kuluttajien sähköposteja käytetään yhä useammin verkkoselaimella, ja niissä tapauksissa Lähetä-napin jälkeen ei ole mitään tehtävissä, kertoo IBM:n IT-arkkitehti Jari Kaponen.

Poikkeuksia työpaikkojen sähköpostiohjelmissa

Harvoja poikkeuksia kuitenkin löytyy. Jos käytössä on jokin työasemaohjelma sähköpostin lähettämiseen, kuten Thunderbird, Outlook Express tai vaikka Lotus Notes, niin lähetyksen voi ehtiä keskeyttämään, ennen kuin se ehtii palvelinkoneelle asti.

- Silloin on hyvä, jos saa nopeasti irrotettua koneen verkosta, esimerkiksi irroittamalla lähiverkkokaapelin, sammuttamalla modeemin tai reitittimen virrat, tai monissa kannettavissa koneissa olevalla pikku kytkimellä, joka katkaisee langattomat verkkoyhteydet. Tällä saa aikaa tutkia, onko omassa sähköpostiohjelmassa jokin lähtevät-kansio, jossa viesti odottaa yhteyttä palvelimelle, ja ehtii vaikka rauhassa kysellä apua ongelmaan.

Työasemaohjelmissa asetukset ratkaisevat, lähteekö posti heti vai hetken kuluttua lähetä-napin painalluksesta.

Oma lukunsa on lähetetyn viestin peruminen. Monissa yritysten käyttämissä sähköpostijärjestelmissä on toiminto lähetetyn viestin takaisinkutsumista varten, mutta se toimii vain saman järjestelmän sisällä. Toiseen sähköpostijärjestelmään lähetettyä viestiä ei pysty perumaan ja yrityksen sisälläkin se on asetuksista kiinni. Järjestelmän päkäyttäjällä ja usein yksittäisellä vastaanottajallakin on mahdollisuus estää takaisunkutsut. Takaisinkutsu on itse asiasa uusi viesti, jonka vastaanottajan ohjelmisto saadessaan tulkistee poistopyyntönä, ja toimii sitten asetusten mukaan - poistaa tai ei poista.

Katumuksen yllättäessä tarvitaan sosiaalisia taitoja

Normaaliolosuhteissa kannattaa katsoa tarkkaan, että sähköpostin sisällön vastaanottaja on oikea ennen kuin painaa lähetä -nappulaa.

- Jotta viesti ei lähtisi "käsistä" keskeneräisenä pitkää viestiä työstäessä, voi ottaa tavaksi kirjoittaa vastaanottajan osoitteen vasta, kun viesti on valmis. Siinä taas pitää olla tarkkana osoitetta kirjoittaessaan, sillä monet ohjelmat tarjoavat kesken kirjoittamisen listaa aiemmin käytetyistä osoitteista, jolloin virheen vaara on olemassa, Kaponen muistuttaa.

- Pääsääntöisesti siis "se on lähetetty, mikä lähetetty". Jos tuli sanottua suorat sanat, niin sitten tarvitaan samoja sosiaalisia taitoja, kuin suorien sanojen jälkeen kasvotusten keskustelussa.