Läheisen kuolemasta aiheutuu omaisille usein kuukausien pituinen virkatodistusten hankkiminen ja valtakirjojen pyytäminen eri tahoilta.
Surun keskellä tällainen asiakirjasavotta on raskas ja monelle myös käsittämättömän monimutkainen prosessi.
Vainajan asioita on alettava järjestää miltei heti kuoleman jälkeen, sillä esimerkiksi pankkien kanssa on sovittava maksuliikenteestä ja tilien käyttöoikeuksista.
Lisäksi on ryhdyttävä hankkimaan virkatodistuksia perunkirjoitusta varten.
– Virkatodistusten tilaaminen on ylivoimaisesti työläin ja aikaa vievin tehtävä, koska sukuselvityksen pitää olla katkeamaton 15 ikävuodesta alkaen. Maistraateissa ja seurakunnissa yhden todistuksen toimitusaika voi olla jopa viisi viikkoa. Usein kolmen kuukauden määräaika ei riitä selvityksen tekemiseen ja verottajalta pitää pyytää lisäaikaa, asianajaja Ulla-Riitta Kylli kertoo.
Toisinaan työllistää myös testamentti, tai pikemmin sen etsiminen. Testamentin tallettamisesta ei ole sen kummempia säädöksiä saati vaatimuksia sen virallisesta rekisteröimisestä.
Moni pitää testamenttia kotonaan, toiset vievät sen pankin tallelokeroon. Jos testamentti löytyy, kiistaa voi tulla siitä, onko kyseinen testamentti varmasti vainajan viimeinen tahto. Onko jossain vielä toinen, myöhemmin tehty testamentti?
– Olisi hyvä, että testamentit rekisteröitäisiin esimerkiksi samalla tavalla kuin avioehdot. Silloin testamentin olemassaolon ja sisällön voisi tarkistaa tietystä paikasta, käräjäoikeudesta tai maistraatista, Kylli sanoo.
Omaisten on usein vaikea käsittää hidasta perunkirjoituksen prosessia, ja siksi tehtävä annetaankin helposti rutinoituneille juristeille, jotka hoitavat työn alusta loppuun.
Asianajaja Ulla-Riitta Kyllin kohdalla perunkirjoituksen asiakirjaruletti on kestänyt pisimmillään vuoden.
Hitaasti etenevän prosessin perussyy on se, että perunkirjoitukseen ja pankkiasiointiin vaadittavat asia- ja valtakirjat vaaditaan edelleen paperisina. Paperien kanssa toimiminen on alkanut turhauttaa niin verottajaa kuin pankkejakin.
– On hirveä hallinnollinen taakka selvittää, kuka saa käyttää [vainajan] tilejä ja mitä laskuja tileiltä voidaan maksaa. Tai selvittää, kenelle saa antaa rahaa ja kuinka pitkään e-laskuja pidetään voimassa. Tästä kaikesta on tuskaa kaikille osapuolille, Finanssialan johtava asiantuntija Timo Tuominen sanoo.
Tuskan vähentämiseksi eri viranomaiset ovat nyt ryhtyneet talkoisiin kuoleman aiheuttaman paperisodan vähentämiseksi.
Tavoitteena on muutaman vuoden aikana päästä siihen, että asiakirjojen tilaaminen ja edelleen toimittaminen hoituisi – jos ei nyt yhdeltä luukulta – niin kuitenkin paljon nykyistä vähemmillä puhelinsoitoilla ja konttorikäynneillä. Siis nykyistä enemmän sähköisesti.
– Tarkoitus on poistaa turhaa asiointia eri viranomaisissa ja tehdä prosessista sellainen, että asiakas pystyy hoitamaan kokonaisuuden kerralla, kehittämisen asiantuntija Jukka Kyhäräinen Verohallinnosta kertoo.
Karsimistyötä tehdään isolla joukolla, sillä asiakirjaruletissa on monta osapuolta. Verohallinto, Väestörekisterikeskus, Kela, maistraatit, pankit, vakuutusyhtiöt ja monet muut tahot ovat jo pitäneet palaverin jos toisenkin, joissa on käyty läpi pahimpia byrokratian kivikoita. Pientä edistystäkin on jo saatu aikaan.
– Seurakuntien sukuselvityspilotti on saatu käyttöön muutamilla alueilla. Ensi vuonna on jo mahdollista tilata virkatodistuksia sukuselvitystä varten yhdestä paikasta koko valtakunnan kattavasti. Pilottivaiheen jälkeen tämä mahdollisuus laajenee pikkuhiljaa muille alueille ja lopulta koko valtakuntaan, Jukka Kyhäräinen kertoo.
Suomessa kuolee vuosittain yli 50 000 ihmistä, joten viranomaisten pyrkimykset helpottavat todella suurta joukkoa omaisia.