Kello lähestyy iltapäivän kahvihetkeä. Lihatalo Snellmanin toimitusketjupäällikkö Johannes Kaski nousee etätyöpisteeltä ja astelee keittiöön kahvinkeittoon. Kädessään kuppi höyryävää hän palaa työpisteelleen ja liittyy virtuaaliseen kahvipöytään oman tietokoneensa kautta.
– Luin twitteristä tästä ideasta ja se on osoittautunut toimivaksi, kertoo Kaski.
Tietokoneen ruudulle ilmestyy hetken kuluttua muitakin pietarsaarelaisen Snellman Oy:n työntekijöitä: koulutuskoordinaattori Hipsu Rättö Kokkolasta, markkinointi ja viestintäsuunnittelija Rami Lehtola Pietarsaaresta, taiteellinen johtaja Susan Hedman Ähtävältä ja viestintäsuunnittelija Antti Koivukangas Pietarsaaresta. Tunnelma on heti hilpeä, aivan kuin oltaisiin saman pöydän äärellä.
– Heippatirallaa Rami, sanoo Hipsu Rättö.
– On kiva olla kaivattu, Rami Lehtola vastaa.
Puheviestinnän yliopisto-opettaja, FT Tessa Horila Helsingin yliopistosta on huomannut, että työyhteisöjen sisäinen viestintä on muuttunut koronaepidemian aikana. Ystävällisyys, suopeus ja myötämielisyys ovat tulleet entistä näkyvämmäksi.
– Viestinnässä näkyy ylimääräinen ystävällisyyden kerros, sanoo Tessa Horila.
Etäisyyden ottaminen itsessään jo muuttaa vuorovaikutusta. Sosiaalisten kontaktien ylläpito hoidetaan nyt korona-aikana virtuaalisesti. Kauanko se kestää, sitä ei osata tarkkaan arvioida. Suomen hallitus linjasi maanantaina, että etätöissä pysyttäisiin vielä kesän ajan.
– En usko, että virtuaalikahveille on enää tilausta, kun korona-aika loppuu, sillä on se niin paljon hauskempaa olla saman pöydän ääressä, tunnustaa Rami Lehtola.
– Vaikeaa on tässä vaiheessa arvioida, muuttaako korona-aika käyttäytymistä pysyvämmin, sanoo myös FT Tessa Horila.
Kahvitauolla puhetta kirjoista, kissoista ja kekseistä
Etäkahvitauon puheenaiheet ovat kaikkea muuta kuin työasioita. Aiheet ovat vaihtelevat. Oman sijansa saavat tänään kissat, kirjat ja keksit. Huomion arvoista on kuitenkin se, että keskustelijat ikään kuin pidättelevät itseään ja varovat puhumasta päälle.
– Kyllä se vaatii pientä odottelua, pitää antaa tilaa muillekin. Ollaan me yhdessä samassa tilassa kovempia puhumaan toistemme päälle. Voidaan puhua kahdestakin asiasta samaan aikaan. Nyt on aina vain yksi keskustelulinja auki, kertoo Rami Lehtola.
Keskustelijat kuuntelevat aidosti, mitä kukin sanoo ja reagoivat toisten puheisiin.
Tessa Horilan mukaan viestin ymmärryksen kannalta kuunteleminen on näin etäpalavereiden ja -kahvitaukojen aikana tärkeä taito ja siihen pitää panostaa.
– Ennen kaikkea vastavuoroisen ja aktiivisen kuuntelun taito on tärkeää tällä hetkellä: pitää kertoa, että on kuunnellut ja ymmärtänyt tai varmistaa toisilta, että ollaan samalla ymmärryksen tasolla, sanoo Tessa Horila.
Tunteet pitää tehdä näkyväksi
Spontaanisti tapahtuva ohimennen jutustelu on korna-aikana työyhteisöistä hävinnyt. Osittain sitä tarvetta paikkaa virtuaalinen kahvitunti.
Antti Koivukangas näyttää vaimonsa leipomaa suurta keksiä tietokoneensa kameralle. Keksi aiheuttaa niin paljon puhetta, että koko joukko meinaa puhua toistensa päälle. Pian kuitenkin tilaa annetaan toisille: kun yksi puhuu, muut ovat kiltisti jonossa.
– Tässä porukassa kaikki tuntevat toisensa niin hyvin, että ei haittaa vaikka joskus puhutaan päällekin. Kokoustilanteessa käytös olisi toki ihan erilaista kuin kahvitauolla, kertoo Susan Hedman.
– Kyllä tämä etänä tapahtuva kahvittelu muokkaa käyttäytymistä, sanoo puolestaan Johannes Kaski.
Väärinymmärryksen mahdollisuus on etänä kokoajan läsnä.
– Tunteet on hyvä sanoittaa ja tehdä näkyväksi, koska nyt elämme kaikin puolin stressaavaa aikaa. Jos haluaa kiittää tai tsempata, niin vihjeet pitää tuoda selkeästi esille. Kaikista tuntuu hyvältä tulla kuulluksi ja nähdyksi. Tästäkin huolimatta väärinymmärryksiä voi sattua, mutta niitä tapahtuu myös kasvokkain, sanoo Tessa Horila.
Etäkahveilla ei ole pakko juoda kahvia, voi pelkästään jutella. Tauko töistä kestää sen vartin ja nollaa mukavasti pään.
– On tämä tyhjää parempi tapaaminen. Voi nähdä vähän muitakin ja pitää yllä sosiaalisia suhteita. Kun ajatukset irtoaa työasioista, on helpompi jatkaa työntekoa, sanoo Johannes Kaski.