Osa artikkelin sisällöstä ei ole välttämättä saavutettavissa esimerkiksi ruudunlukuohjelmalla.
Helsingin kaupungin palkanmaksuongelmat ovat jatkuneet jo viisi kuukautta ja jatkuvat vielä pitkään, todennäköisesti ainakin vuoden loppuun. Samalla Vantaan kaupunki ja Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue valmistautuvat ottamaan käyttöön saman järjestelmän, joka Helsingin ongelmien taustalla on.
Yle Uutiset kysyi Helsingin kaupungin henkilöstöjohtaja Nina Grosilta ja Sarastia Oy:n toimitusjohtaja Mika Kantolalta viisitoista kysymystä palkkakriisin taustalla olevista syistä.
Taustatietoja kysymyksiin ovat antaneet Helsingin kaupungilla palkanlaskentatehtävissä toiminut henkilö sekä kaksi Sarastia Oy:ssä työskennellyttä henkilöä. Henkilöt eivät halua esiintyä jutussa nimillään, koska entisen työnantajan julkinen arvostelu voi vaikeuttaa tulevia tai nykyisiä työtehtäviä.
Järjestelmän keskeneräisyys oli yhtiön tiedossa jo ennen Espoon ja Helsingin liittymistä sen asiakkaiksi. Oli selvää, että ongelmia tulee, kun keskeneräinen järjestelmä otetaan käyttöön näin isoissa kaupungeissa. Pitääkö tämä paikkansa?
Mika Kantola: Kun Espoolla ja pääkaupunkiseudulla alkoi olla vanhan järjestelmätoimittajan kanssa vaikeuksia, meihin otettiin yhteyttä ja tiedusteltiin, mitä meillä on tarjota. Kun aloimme neuvotella Espoon kanssa, järjestelmä oli ollut jo pidempään käytössä useilla yhtiöasiakkailla sekä yhdessä kunnassa. Kaikki tämä oli Espoossa tiedossa, se käytiin avoimesti läpi. Myös Helsinki on tämän tilanteen tiennyt, mitään ei ole yritetty pimittää.
Selvää on kuitenkin ollut se, että koska järjestelmä on ollut uusi ja käyttöön on tullut Espoon ja Helsingin kautta isommat volyymit, vastaan on tullut tilanteita, joissa järjestelmään on jouduttu tekemään korjauksia ja tarkennuksia.
Oliko skaalautuvuusongelma etukäteen tiedossa? Siis se, että suurten kuntien kohdalla järjestelmän kanssa voi tulla ongelmia.
Mika Kantola: Espoon kohdalla oli, totta kai. Se oli ensimmäinen oikeasti iso asiakkuus. Järjestelmään tehtiin parannuksia sen ensimmäisen kevään aikana, mutta missään vaiheessa siellä ei tullut vastaavaa ongelmaa kuin Helsingissä sen osalta, että palkkoja ei olisi saatu maksuun tietyssä aikataulussa.
Kysymys on vähän filosofinen: järjestelmä ei ole koskaan valmis, asiakkailta tulee aina lisätoiveita. Mutta perustoiminnallisuus, eli se että järjestelmä laskee palkat oikein, toimi. Eli Helsingillä oli käytössään sellainen tuote. Palkka-ajoissa on kesällä ollut Helsingissä haasteita. Siellä tämä massa ja siinä olevat virheet ovat aiheuttaneet ongelmia.
Sarastia 365HR-järjestelmä on Accountor HR Solutionsin ja Sarastia Oy:n yhteistyön tulos. Se on rakennettu Accountor-ryhmän tarjoaman ohjelmiston päälle. Accountor vastaa useista järjestelmään liittyvistä asioista, mutta yritysten keskeinen sopimus on peräisin Sarastiaa edeltävän KuntaPron ajoilta eikä sisällä kunnollisia kannustimia tai sanktioita. Onko tämä yksi syy siihen, että Helsingin ongelmat ovat kestäneet näin pitkään?
Mika Kantola: Nyt mennään sopimusasioihin, joita en lähde julkisesti kommentoimaan. Ihan normaalit sopimukset meillä on kaikkien alihankkijoidemme kanssa.
Ajatus liityy siihen, että nykyaikaisemmalla sopimusmallilla voitaisiin saada nopeampia ja parempia tuloksia. Nykytilanteessa alihankkijalla ei ole painetta saattaa asioita loppuun asti.
Mika Kantola: Meillä on ihan hyvässä kumppanuushengessä näitä asioita Accountorin kanssa tehty. Totta kai, koska toiveita on paljon, kaikkia ei voida kerralla toteuttaa vaan pitää priorisoida. Mutta ei Sarastialla ole mitään valittamista tämän yhteistyön osalta.
Toinen keskeinen syy ongelmien taustalla on Helsingin palkanlaskijoiden määrä. Viimeisen parin vuoden aikana Helsingin taloushallintopalveluista on lähtenyt paljon väkeä, ja uusia on palkattu pääosin määräaikaisiksi. Työt ovat kasaantuneet kohtuuttomasti ja asiasta on sanottu johdolle. Miksi henkilöstön hätähuutoihin ei ole vastattu?
Nina Gros: Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä jouduimme toteamaan, että meillä ei ole tarpeeksi henkilöstöä hoitamaan asiakaspalvelun purkua ja virheiden korjaamista. Yritimme kevään aikana rekrytoida lisää palkanlaskijoita, mutta markkinoilla heitä ei ole. Sitä kautta totesimme, että meidän täytyy itse alkaa kouluttaa ihmisiä tähän tehtävään.
Nyt ollaan saatu rekrytoitua taloushallintopalveluihin noin 50 ihmistä lisää, ja palkanlaskijan työtä on pilkottu pienempiin kokonaisuuksiin. Heidän kohdallaan on erityisesti panostettu perehdytykseen, tukeen, koulutukseen ja järjestelmän oppimiseen. Myös lähijohtamista on kehitetty ja henkilöstön hyvinvointia seurataan aktiivisesti.
Järjestelmä on ollut käytössä jo viisi kuukautta. Työvoimapula ja kuormittuminen alkoivat jo paljon ennen sen käyttöönottoa. Eikö tilanne ollut ennakoitavissa?
Nina Gros: Olimme yrittäneet rekrytoida ulkoa. Nyt olemme joutuneet tunnustamaan sen tosiasian, että osaajia ei löydy, vaan heitä täytyy itse alkaa kouluttaa. Tämä on varmasti yksi niistä opeista, joita on nyt saatu.
Millainen koulutus tarvitaan, eli kauanko kestää oppia käyttämään Sarastia HR365-järjestelmää?
Nina Gros: Jo pelkän kunnallisen työehtosopimuksen oppiminen vie aikansa ja tämän järjestelmän oppiminen siinä samalla. Käynnistämme harjoitteluohjelman, jolloin oppisopimuskoulutuksen kautta koulutamme osaajia, noin pari vuotta siinä menee. Panostamme nyt merkittävästi siihen, että meille saadaan kasvatettua osaavia palkanlaskijoita.
Millaisen koulutusjakson Sarastia järjesti Helsingin kaupungin taloushallintopalvelujen henkilöstölle ennen järjestelmän käyttöönottoa?
Mika Kantola: Sarastian tuottamana koulutuksia järjestettiin yhteensä 100 henkilötyöpäivää ennen käyttöönottoa.
Taloushallintopalvelujen henkilöstön puolelta ehdotettiin alkuvaiheessa, että uutta järjestelmää kokeillaan ensin pienemmässä mittakaavassa vanhan rinnalla. Tähän ei kuitenkaan ryhdytty, vaan uusi järjestelmä otettiin kerralla käyttöön. Miksi?
Nina Gros: Tätä kyllä harkittiin, mutta toimintaympäristö ja sen kompleksisuus edellyttivät uuteen järjestelmään hyppäämistä kerralla.
Kyseessä on merkittävä järjestelmämuutos. Helsingin kaupungilla on valtava määrä erilaisia toimintoja ja neljä toimialaa. Meillä on kaikkiaan 70 integraatiota, joita palkkajärjestelmään pitää tehdä.Tässä tapauksessa ne päätettiin tehdä uuteen järjestelmään.
Useat työntekijät ovat kertoneet esimiehille, luottamushenkilöille, ammattiliittojen edustajille, työsuojeluvaltuutetuille ja työterveydelle henkilöstön uupumisesta työtilanteen edessä. Mikään taho ei ole tähän puuttunut. Miksi?
Nina Gros: On sanomattakin selvää, että pitkittynyt kriisi ei voi olla vaikuttamatta työntekijöiden jaksamiseen. Myöskin mediassa oleva puhe on siihen vaikuttanut.
Teemme yhteistyötä työsuojelun, talpan johdon, HR:n ja työterveyden kanssa. Olemme parhaillaan suunnittelemassa lisätoimenpiteitä, jotta talpan henkilöstön jaksamista pystytään edistämään. Näillä lisäresursseilla niihin osaltaan vaikutetaan, mutta lisäksi ollaan katsottu työn organisointia uusiksi ja henkilöstön toiveesta otettu käyttöön hybridityömalli, eli ollaan osaksi paikalla ja osaksi etänä. Lisäksi on otettu ulkopuolista asiantuntija-apua talpalaisten rinnalle.
Miksi kaikki tämä tehdään vasta nyt?
Nina Gros: Nämä ovat niitä oppeja, jotka on jälkikäteen todettava. Näin varmasti olisi pitänyt tehdä jo aiemmin.
Vanhassa järjestelmässä oli muistutusominaisuus, jos maksuun menevä summa oli tavanomaista suurempi. Onko nykyjärjestelmässä tällaista huomautustoimintoa?
Nina Gros: Tällaista toiminnallisuutta ei vielä tällä hetkellä ole järjestelmässä. Muutosvaatimus on tehty Sarastiaan ja se on siellä nostettu korkealle prioriteetille. Tulevaan päivitysversioon on sellainen toiminto tulossa.
Mika Kantola: Järjestelmä nostaa ylisuuret summat virhelistalle, asiakas määrittelee mikä virheraja on.
Mikä on suurin yksittäinen maksuun nyt vahingossa mennyt summa?
Nina Gros: Suurin summa on ollut 280 000 euroa, ja virhe tapahtui keväällä. Virhe korjattiin hyvin nopeasti kaikilta osin.
Näin suuren palkan meneminen maksuun vahingossa on yksittäistapaus. Liikaa maksetuissa palkoissa on yleisimmin ollut kyse tuplapalkasta. Tuplapalkka johtuu tyypillisimmillään siitä, että henkilölle on maksettu puuttuva palkka maksumääräyksellä eikä sen osalta ole tehty vastavientejä järjestelmään. Näin ollen järjestelmä lähtee itse korjaamaan puuttuvaa palkkaa seuraavan palkan yhteydessä.
Olemme sittemmin muistuttaneet palkanlaskijoita tarkkuudesta prosessin kanssa maksumääräysten yhteydessä.
Vantaan kaupunki ottaa lokakuun alussa käyttöön Sarastian HR365-järjestelmän. Myös Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue ottaa sen käyttöön vuodenvaihteessa. Miten ongelmat vältetään Vantaalla ja Länsi-Uudellamaalla?
Mika Kantola: Olemme entisestään terävöittäneet riskien hallintaa, kiinnittäneet huomiota siihen, missä kohtaa ne ongelmat saattaa tulla ja miten niitä seurataan. On aina monen tekijän summa, miten palkat saadaan maksuun, oli kyse sitten yksittäisestä kaupungista tai hyvinvointialueesta.
Hyvinvointialueen käyttöönottoprojekti on huomattavasti monimutkaisempi kuin yksittäisen kunnan järjestelmävaihto, koska siellä on taustaorganisaatioita, kuntia tai kuntayhtymiä, joista siirretään henkilöitä ja henkilötietoja. Kaikkien tietojen siirtymiseen sisällöllisesti ja teknisesti oikein liittyy monia tekijöitä.
Se että päästään lopputulokseen, jossa palkkavirheitä on mahdollisimman vähän, edellyttää kaikkien osapuolten saumatonta yhteistyötä.
Mikä on siedettävä virheiden määrä?
Esimerkiksi Helsingin kaupunki oli asettanut tavoitteekseen, että jos päästään 95 prosenttiin, käyttöönottoprojektia voidaan pitää onnistuneena. Sen yläpuolella on koko ajan pysytty, mutta Helsinki on niin suuri työnantaja, että viisi prosenttiakin on paljon.
En osaa sanoa mitään tarkkaa, mutta joitakin prosentteja se tulee joka tapauksessa olemaan.
Voit keskustella aiheesta lauantaihin 3.9.2022 kello 23 saakka.
Lue lisää: