Yrittäjän paperikaaosta saattaa auttaa joidenkin asiakirjojen digitaalinen säilyttäminen. Halutessaan yrittäjä voi tulostaa sähköiset asiakirjat, laskut ja kuvatiedostot arkistostaan. Verohallinnolta kerrotaan, että verotarkastusta varten säilytettävät tositteet kelpaavat sähköisinäkin.
– Tosite voidaan muuntaa toiseen muotoon myös pysyvää säilyttämistä varten. Tilikauden aikana on kirjanpitoaineisto säilytettävä kuitenkin kahdella koneellisella tietovälineellä, ylitarkastaja Tapani Mäkelä Verohallinnon ohjaus- ja kehitysyksiköstä kertoo.
Tositeluettelo oltava
Kirjapitokirjojen ja tositteiden lajeista ja säilytystavoista on merkittävä luettelo tasekirjaan. Luettelo kertoo, miten kirjanpitoaineiston pysyvä säilytys on toteutettu, ja miten aineistoa on mahdollista lukea ja tarkastaa.
Aineisto tulee myös saada selväkieliseksi myös muulla, kuin käytetyllä tallennusohjelmalla, esimerkiksi nettiselaimella.
Tapani Mäkelä
– Kirjanpitoaineiston pysyvän säilytyksen toteutustapojen tulee olla kuvattu siten, että kirjanpitoa lukemaan oikeutettu henkilö saa selvää aineistosta ilman kirjanpitovelvollisen myötävaikutusta, ylitarkastaja Tapani Mäkelä kertoo.
– Aineisto tulee myös saada selväkieliseksi myös muulla, kuin käytetyllä tallennusohjelmalla, esimerkiksi nettiselaimella. Sen kopiointi toiselle tietovälineelle tulee olla helppoa.
Yrityksen tulee varmistua siitä, että kirjanpito-ohjelmistot tositteineen ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka lainsäädäntö edellyttää. Verohallinnolta kerrotaan, että on huomioitavaa, että joidenkin ohjelmien ja laitteiden käytettävyys voi lakata esimerkiksi teknisten tai sopimuksellisten syiden vuoksi.
– Tietojärjestelmän tai menetelmän, jolla kirjanpitoaineistoa säilytetään, tulee olla sellainen, jolla tiedot saadaan siirrettyä toiselle koneelliselle tietovälineelle ilman aiheetonta viivytystä, Mäkelä sanoo.
