Paperisten tositteiden ja kuittien käsittely vähenee monessa yrityksessä ja kirjanpidossa. Silti yritykset ovat siirtyneet melko hitaasti paperittomuuteen, vaikka se nopeuttaa ja tekee taloudenpidosta reaaliaikaisemman, kun menot ja tulot näkyvät kirjanpidossa lähes samalla hetkellä.
Tarjolla on jo monenlaisia mobiilisovelluksia, joilla välttää paperisten tositteiden ja kuittien käsittely. Silti kirjanpidossa papereista ei ole päästy eroon.
– Mobiililaitteet helpottavat kovasti tositteiden kanssa pelaamista, ja parhaimmissa tapauksissa päästään lähes paperittomaan kirjanpitoon. Silti monet paperit, kuten kassan seuranta ja vastaavat joudutaan toimittamaan paperisena, kertoo kajaanilaisen tilitoimisto Kärnän toimitusjohtaja Jukka Kärnä.
Säästöjä ja lisää aikaa
Paperittomalla toiminnalla saadaan kokonaisuudessa säästöjä, kun aikaa ei mene kuittien ja paperien pyörittämiseen.
– Aikaa menee myös siihen, että joskus papereita joutuu etsimään, ja osa kuiteista saattaa kadota kokonaan. Tilitoimistossa säästöä ei välttämättä synny tai se on kiinni teknisestä toteutuksesta, jos esimerkiksi joudumme selvittämään, millaisesta sähköiseen järjestelmään tulleesta kuitista on kyse, sanoo Kärnä.
Laki ei estä sähköisten kuittien käyttöä, ja kehittyvä tekniikka on lisännyt myös kustannustehokkuutta. Kokonaisuudessa sähköisiin palveluihin siirtyminen on ajan kysymys, ja yrittäjien kannattaisi ottaa niitä käyttöön vaikka askel kerrallaan.
– He huomaavat miten sähköiset helpottavat ja selkeyttävät tiettyjä asioita esimerkiksi ostolaskujen kanssa. Jos paperisen laskun avaa, mapittaa, jossain kohtaa maksaa, taas mapittaa sekä siirtää tilitoimistoon, välttyy koko tältä prosessilta hoitamalla laskun sähköisesti. Siinä yrittäjältä jää monta työvaihetta pois, opastaa Kärnä.
Mobiililaitteet helpottavat kovasti tositteiden kanssa pelaamista.
Jukka Kärnä
Kärnälle paperittomuus ei ole tullut yllätyksenä, sillä asiasta on puhuttu jo monta vuotta. Yllätys on kuitenkin ollut yrittäjien hitaus lähteä mukaan paperittomaan työskentelyyn.
– Meillä kirjanpitoyrityksessä on ollut monta vuotta asiakkaille tarjolla järjestelmiä, mutta silti vain muutama prosentti on ottanut niitä käyttöön. Yrittäjille heitän vinkin, että jokaisen pitäisi miettiä omia prosessejaan. Varmasti tulee helpotusta ja selkeyttä monella tavalla, vinkkaa Kärnä.
Nopeaa toimintaa
Kevät on tilitoimistoille kiireistä, sillä yritysten on jätettävä veroilmoitukset verottajalle. Sähköisten järjestelmien käyttöönotto on helpottanut kirjanpidon ja tilinpäätösten valmistumista. Aina mukaan mahtuu myös niitä yrittäjiä, joilta tiedot tulevat viime tipassa.
Joskus papereita joutuu etsimään, ja osa kuiteista saattaa kadota kokonaan.
Jukka Kärnä
– Sähköiset järjestelmät mahdollistavat lähes reaaliaikaisen kirjanpidon ja raportoinnin. Myös tilinpäätös saadaan valmiiksi useita viikkoja aikaisemmin perinteiseen kirjanpitoon verrattuna.
Sähköisten järjestelmien käyttöönotto helpottaa kokonaisvaltaisesti yrityksen taloudenpitoa.
– Voidaan vaikka Espanjassa lomalla käydä netissä katsomassa, miten minulla menee ja laittaa laskuja maksuun. Perinteisellä tavalla toimien se tuskin onnistuu, toteaa Kärnä.