Taloyhtiöillä alkaa olla jo kiire tärkeiden tietojen siirtämisessä Maanmittauslaitokselle (MML). Kaikkien ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen sähköiseen järjestelmään tämän vuoden loppuun mennessä.
Uudemmat taloyhtiöt ovat jo sähköisinä huoneistotietojärjestelmässä, koska uusi laki tuli voimaan vuoden 2019 alussa. Nyt kaikkien muidenkin tiedot pitää siirtää samaan järjestelmään. Vuoden 2024 alusta siirto muuttuu taloyhtiöille maksulliseksi.
Suomessa on MML:n arvion mukaan noin 90 000 taloyhtiötä ja 1,8 miljoonaa asunto- tai autopaikkaosaketta, jotka muutetaan sähköisiksi.
– Olemme laskeneet, että Suomessa on noin 2,5 miljoonaa osakkeenomistajaa, eli asia koskee lähes joka toista suomalaista, sanoo MML:n huoneistoasioista vastaava johtaja Janne Murtoniemi.
Sähköistämisessä kaksi vaihetta
Osakekirjojen sähköistämisessä on kaksi vaihetta. Ensimmäisessä vaiheessa taloyhtiöt siirtävät osakeluettelot Maanmittauslaitoksen sähköiseen huoneistojärjestelmään. Se on siis käynnissä nyt.
Siirron voi tehdä isännöitsijä, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai henkilö, joka on valtuutettu tekemään siirto. Siirrosta pitää ilmoittaa osakkaille.
Maanmittauslaitos ei tarkasta siirrettyjä tietoja, vaan tiedot siirtyvät sellaisinaan huoneistotietojärjestelmään. Syyskuun loppuun mennessä reilu puolet taloyhtiöistä oli siirtänyt osakeluettelot.
Ensi vuoden alusta osakeluettelon siirrot muuttuvat maksullisiksi.
– Summa on kuitenkin taloyhtiöille kohtuullinen, sillä sen tarkoitus on kattaa vain MML:lle aiheutuneet kulut, sanoo Janne Murtoniemi.
Toisessa vaiheessa on omistajan vuoro
Sähköistämisen toisessa vaiheessa osakekirjan omistaja, eli usein asunnon asukas, toimittaa omat paperinsa MML:lle. Paperinen osakekirja muuttuu arvottomaksi vasta sen jälkeen, kun MML on siirtänyt tiedot sähköiseen järjestelmään. Sähköistämisen jälkeen vain MML saa mitätöidä ja tuhota paperisen osakekirjan.
– Helposti saattaa ajatella, että osakekirja on turha, kun taloyhtiö on hoitanut osakeluettelon Maanmittauslaitokselle. Se on turha vasta sen jälkeen, kun se on ensin toimitettu meille, korostaa Janne Murtoniemi.
Kadonneen osakekirjan kuolettamista täytyy hakea käräjäoikeudelta.
– Sen jälkeen me voimme mitätöidä sen ja muuttaa osakekirjan sähköiseksi.
Maanmittauslaitoksella osakekirjaan lyödään leima, joka tekee osakekirjan mitättömäksi. Jos osakekirjan haluaa muistoksi, se pitää ilmoittaa sähköistämislomaketta täyttäessä.
– Varsinkin vanhoissa taloyhtiöissä asuntojen osakekirjoja on pyydetty takaisin muistoksi, kertoo Janne Murtoniemi.
Sähköinen järjestelmä on turvallinen pitää ja käyttää.
– Se, että omistus on viranomaisen palvelussa sähköisessä muodossa, on huomattavasti turvallisempi kuin piirongin laatikko.
Korjaus: 4.10.2023 klo 14.20. Tekstistä poistettu lause: Osakekirjojen sähköistäminen koskee esimerkiksi kerrostaloasunnon omistajaa, mutta omakotitalon omistajaa uudistus ei koske. Osa omakotitaloista voi kuulua asunto-osakeyhtiöön. Tekstiin lisätty lause: Jos osake myydään, siirto on tehtävä kahden kuukauden kuluessa kaupanteosta.