Hyppää pääsisältöön

Oppiminen

“Hirveä tyyppi”, sanoi tuttava Lottaliina Pokkisesta – juristi opetteli pois jyräävästä neuvottelutyylistä ja nyt hän kouluttaa muitakin

Päivitetty 27.11.2021 17:10.
Juristi Lottaliina Pokkinen hymyilee kameralle.
Kuvateksti Lottaliina Pokkisella on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus luovien alojen sopimuksista ja neuvottelemisesta. Lisäksi hän on ammattiviulisti.

“Oletkin kiva! Kuulin, että olet hirveä tyyppi”, uusi tuttavuus sanoi Lottaliina Pokkiselle. Sotaisa neuvottelutyyli toi Pokkiselle voittoja työelämässä. Nyt hän ymmärtää, että hyvä neuvottelija pyrkii myös parantamaan ihmissuhdetta.

Savu nousi näppäimistöstä, kun juristi Lottaliina Pokkinen kirjoitti tulenkatkuista sähköpostiviestiä Etelä-Helsingissä Muusikkojen liiton toimistolla: “Kuinka kehtaat ehdottaa tällaista, liitto haastaa teidät oikeuteen”.

Elettiin 2010-luvun alkua, ja Pokkisen sotaisa neuvottelutyyli Muusikkojen liiton juristina oli tuottanut tulosta. Asiakkaat hakivat Pokkiselta neuvoa levytyssopimuksiin sekä muihin musiikkialan sopimuskysymyksiin.

Sotaisa neuvottelutyyli poiki voittoja, joten Pokkinen ei nähnyt syytä tehdä mitään toisin.

– Tuntui, että menin aina neuvotteluun riitelemään. Harteillani oli Robin Hoodin viitta ja olin pelastamassa koko musiikkialaa, Pokkinen kertoo.

Tiukka neuvottelija ei pelännyt puhua rahasta. Hän lähti keskusteluun sillä asenteella, että vastapuoli on nujerrettava ja vedätykset paljastettava.

Kaikki kuitenkin muuttui, kun uusi tuttavuus tokaisi musiikkialan tilaisuudessa luulleensa Pokkisen olevan “ihan hirveä tyyppi”, joka jyrää vastustajansa.

– Tajusin, etten voi olla uskottava esikuva asiakkailleni, jos minulla on hankalan neuvottelijan maine. Asiani kärsi, kun olin jatkuvasti polttamassa siltoja.

Piilossa neuvottelupoterossa

Elämässä neuvotellaan jatkuvasti. Kavereiden kanssa keskustellaan, mitä tehtäisiin viikonloppuna ja perheessä neuvotellaan siitä, mitä syötäisiin huomenna.

Neuvottelu on siis paljon enemmän kuin pyrkimys taloudellisesti järkevään, viralliseen sopimukseen. Monella tapaa neuvottelu on mukana kaikessa vuorovaikutuksessa.

– Mutta heti kun mukaan tulee raha ja oma ammatillinen identiteetti, keskustelu helposti jäykistyy, Pokkinen sanoo.

Vaikka neuvottelua tapahtuu koko ajan, sitä ei opeteta osana opintoja. Pokkinen on ammatiltaan sekä juristi että ammattiviulisti, eikä kummallakaan opinalalla järjestetty neuvottelukoulutusta. Se ihmetytti Pokkista.

– Oikeustieteellisestä valmistuu periaatteessa ammattineuvottelijoita ja musiikkialalle valmistuvista muusikoista suurin osa työskentelee freelancereina ilman vakituista työpaikkaa, jolloin neuvotteluja voi olla satoja vuodessa.

Pokkisen mukaan oletetaan, että taloudellinen valta tuo automaattisesti johtavan aseman neuvottelutilanteissa. Luovalla alalla ihmiset ovat usein taloudellisesti heikommassa asemassa kuin neuvottelukumppaninsa. Jos keskusteluun saapuu ajatuksella “tittelillä mennään ja vallalla voitetaan”, on jo valmiiksi luovuttanut.

– Se tekee sen, ettei neuvottelukulttuuri pääse kehittymään, Pokkinen sanoo.

Juristi Lottaliina Pokkinen kuvattuna ylhäältäpäin työpöytänsä ääressä.
Kuvateksti Nykyään Pokkinen toimii oman yrityksensä nimissä muun muassa neuvottelukouluttajana.

Heti kun neuvotteluun tulee mukaan raha ja oma ammatillinen identiteetti, keskustelu helposti jäykistyy.

Kun hän alkoi etsiä aiheeseen liittyvää kirjallisuutta, paljastui, ettei suomalaista kirjallisuutta aiheesta juuri ollut.

– Tuntui, että aihe on jotenkin tabu. Mystisesti vain joko osataan tai ei osata neuvotella.

Pokkinen luki aiheeseen liittyvää ulkomaista kirjallisuutta, kuten William Uryn ja Roger Fisherin kirjoittama neuvotteluoppaiden klassikon Getting to Yes. Kirjassa neuvottelua kehotetaan miettimään keskusteluna, jossa ongelmat erotetaan ihmisestä ja jossa keskitytään kuuntelemaan toisen osapuolen tarpeita.

Lisäksi Pokkinen hakeutui Harvardiin neuvottelukoulutukseen.

– Terävien voittotaktiikoiden sijaan puhuimmekin tunteista ja inhimillisyydestä sekä siitä, miten keskustelua voi saada avoimemmaksi.

Pokkinen alkoi systemaattisesti opettaa itseään pois poterosta, hankalan neuvottelijan roolista.

Onnistuneen neuvottelun elementit

1. Mieti, millainen on neuvottelutyylisi.
Haluatko sanella lopputuloksen ja voittaa taistelun vai kiinnostaako sinua myös osapuolten välisen luottamussuhteen parantaminen?

Asemasodan sijaan Pokkinen pitää parhaana vaihtoehtona lähestymistapaa, jota kutsuu luovaksi, keskustelevaksi neuvottelutyyliksi.

Siinä neuvotteluun mennään ymmärtäen, että osapuolet ovat samalla puolella pöytää. Kumpikin haluaa saada sopimuksen aikaiseksi. Siinä pyritään lopputulokseen, jossa molemmat kokevat voittaneensa.

2. Mieti, millainen on itsellesi ominainen käyttäytymistyyli neuvotteluissa.

Onko ihminen sinulle tärkeämpi kuin asia vai toisinpäin? Oletko mieluummin taustalla vai pyritkö hallitsemaan tilannetta?

Kun tuntee itsensä, on helpompi käyttää hyväkseen omia hyviä puoliaan sen sijaan, että reagoisi pelkällä tunteella tai neuvottelisi roolin takaa.

Omien käyttäytymismallien hahmottamisen apuna Pokkinen on käyttänyt muun muassa DISC-analyysia, jota voi käyttää erilaisten käytös- ja kommunkaatiotyylien ymmärtämiseen.

– Minulle on luontaisesti helppoa olla jyräävä ja suorituskeskeinen, ja olinkin aiemmin saanut sillä tavalla voittoja. Lopulta kuitenkin ymmärsin, että ihmissuhteet ovat minulle tärkeämpiä kuin pikavoitot, Pokkinen kertoo.

Pattitilanteessa tehdään tilaa luovuudelle

Kun Pokkinen kirjoitti kirjaansa Artisti maksaa – Neuvotteluopas luoville aloille, hän koki ahaa-elämyksen Tukholmassa hotellin aulassa. Käsiin osui Financial Timesin viikkoliite, jossa listattiin vuoden parhaita lakitoimistoja.

– Huomasin, että kaikki mainostivat omaa toimintaansa luovuuden kautta. Ja minä autoin työkseni luovan alan ihmisiä, jotka jostain syystä menettivät luovuutensa neuvottelutilanteissa.

Silloin Pokkinen ymmärsi, että nimenomaan luovuus on neuvotteluissa vahvuus, jota voi oppia hyödyntämään.

– Itseasiassa työni onkin kertoa ihmisille, että he osaavat neuvotella, mutta eivät tiedä sitä vielä.

Hän käyttää esimerkkinä “appelsiinitarinaa”, jossa neuvottelun pattitilanne ratkeaa nimenomaan luovuuden avulla:

Henkilö A ja henkilö B neuvottelevat siitä, kumpi saa appelsiinin. He kiistelevät aikansa omissa poteroissaan, ajatellen omia tarpeitaan. Henkilö A ehdottaa: “Laitetaan riita poikki ja puolitetaan appelsiini.”

Kompromissi syntyy, ja molemmat ovat siihen ihan tyytyväisiä – ainakaan toinen ei saanut suurempaa palaa.

Luovassa ja rakentavassa neuvottelutyylissä appelsiini nostetaan hetkeksi sivuun ja keskustellaan siitä, miksi se on osapuolille tärkeä. Mitä kumpikin oli toivonut appelsiinilla tekevänsä?

Käykin ilmi, että toinen haluaa puristaa hedelmälihan mehuksi, toinen taas haluaa raastaa kuoren kakkuun. He kuorivat appelsiinin, jolloin molemmat poistuvat neuvottelusta tyytyväisinä.

– Kun neuvotellaan sopimuksesta, ollaan luomassa jotain, mitä ei ollut ennen olemassa. Se on aina luova prosessi.

Luovan neuvottelijan työkalut

Valmistautuminen

Miksi olet menossa neuvottelemaan ja mitä toivot lopputulokselta? Jos kyseessä on tuntematon ihminen, ehdota tapaamista tai pyri ainakin aloittamaan neuvottelut puhelimitse.

Tunne faktat ja alasi keskeiset sopimukset. Valmistaudu perustelemaan kantasi.

Varaudu myös siihen, ettei sopimusta synny. Onko sinulla varasuunnitelma?

Neuvotteleminen

Neuvottelussa on kolme vaihetta: esittely, kehittely ja kertaus.

Esittelyvaiheessa keskustellaan käytettävissä olevasta ajasta ja varmistetaan, että neuvottelupöydän toisella puolella on oikea henkilö, jonka kanssa neuvottelette samasta asiasta. Kiinnitä huomiota sanattomaan viestintään, ja hakeudu samalle aaltopituudelle neuvottelukumppanin kanssa.

Kehittelyvaihe on varsinaista neuvottelemista. Siinä tärkeintä on selvittää toisen osapuolen tarpeet ja pyrkiä luomaan sopimus, joka täyttää molempien tarpeet. Erota asia ja ihminen toisistaan. Pysy rauhallisena. Perustele kantasi selkeästi ja puhu tarvittaessa myös siitä, mitä tunteita asia sinussa herättää. Anna myös toisen kertoa tunteistaan. Muista, että sopimuskokonaisuudessa on paljon muitakin liikuteltavia palasia kuin rahaa koskevat ehdot.

Kertausvaiheessa sovitut asiat kerrataan läpi ennen lopullista päätöstä yhteisymmärryksen varmistamiseksi. Vaikka sopimusta ei syntyisi, kannattaa kerrata, mistä asia jäi kiinni. Parhaassa tilanteessa neuvottelu vahvistaa joka tapauksessa osapuolten keskinäistä luottamusta. Jos sopimus on syntynyt, kannattaa se laatia selkeästi ja niin, että sopimuksesta jää osapuolille todiste; esimerkiksi allekirjoitettu paperi tai hyväksytyksi kuitattu sähköpostimuistio.

Jälkihoito

Yhteistyö ei pääty neuvottelujen päättymiseen, vaan se usein vasta alkaa siitä. Siksi yhteistyösuhdetta pitää vaalia ja sopimusta noudattaa. Jälkeenpäin voi antaa sekä pyytää palautetta.

Juristi Lottaliina Pokkinen läppärinsä ääressä.
Kuvateksti Pokkisen mukaan small talk -kulttuuria parjataan turhaan. Rupattelu on luottamuksen ja tuttuuden synnyttämistä.

Neuvottelu näyttää vaivattomalta, mutta voit improta vasta, kun osaat asiasi.

Some ei tee hyvää neuvottelukulttuurille

Suomalaisten neuvottelukulttuuri eroaa muista maista monella tapaa. Siinä missä ruotsalaiset harrastavat laajoja ja aikaa vieviä keskusteluita, suomalaiset arvostavat nopeita neuvotteluita.

Onko suomalainen neuvottelukulttuuri mennyt vuosien varrella parempaan vai huonompaan suuntaan? Sekä että, sanoo Lottaliina Pokkinen.

– Edelleen ihannoidaan tylytystä ja ylenkatsotaan cocktail-puhetta ja small talkia. Tylytys ei kuitenkaan sovi rakentavaan neuvotteluun.

Pokkinen on oppinut, että verkostoituminen ja suhteiden ylläpito ovat tärkeä osa neuvotteluita, vaikka usein suomalaisessa neuvottelukulttuurissa halutaan päästä nopeasti asiaan.

– Yhdysvaltalaisessa small talk -kulttuurissa on oikeastaan kyse neuvottelusta. Se on luottamuksen ja tuttuuden synnyttämistä, mikä on tärkeää mahdollisen sopimuksen syntymisen kannalta.

Myös sosiaalinen media polarisoi keskustelua. Siksi Pokkinen on tehnyt päätöksen pysyä pois Twitteristä, jonka hän ei koe olevan hedelmällinen alusta keskustelulle.

Suomalainen neuvottelukulttuuri on toisaalta mennyt myös parempaan suuntaan.

– Monissa paikoissa ote on nykyään keskustelevampi ja vähemmän mustavalkoinen. Ehkä se juontaa juurensa siitä, etteivät työyhteisöt ole enää niin hierarkisia kuin ennen, Pokkinen pohtii.

Hänen mukaansa sosiaalisen median alustat olisi kuitenkin hienoa nähdä ennen kaikkea neuvottelualustoina, eikä paikkoina, jossa sanellaan omia mielipiteitä ylätasolta.

– Neuvottelu on kuin improvisointia. Ajatellaan vaikka hyviä free jazz -muusikoita. Se näyttää vaivattomalta, mutta voit improta vasta, kun osaat asiasi ja maltat kuunnella muita.

Paras lopputulos syntyy aina yhdessä muiden kanssa.