Hyppää pääsisältöön

Digitreenit

Digitreenit: Lähtikö meilisi turhan monelle ihmiselle? Mitä käyttöä on piilokopiolla? Tässä vinkit sähköpostin osoitekenttien täyttämiseen

Nuori ihminen katsoo puhelinta hämmästynein ilmein. Kuvassa teksti: Sähköpostin vastaanottajat.
Kuva: Valokuva: Anu Heikkinen / Yle

Lähtikö meilisi vahingossa väärälle henkilölle? Ole tarkkana sähköpostin vastaanottajan valinnassa. Opi myös käyttämään piilokopioita hyödyksi.

Tavallisimmat sähköpostijärjestelmät, kuten Gmail ja Outlook sisältävät toimintoja, joilla saat meilisi varmasti oikealle vastaanottajalle. Tässä kolme vinkkiä.


1. Tarkista vastaanottaja

Sähköpostijärjestelmä ehdottelee vastaanottajia, vaikka olisit kirjoittanut etunimestä vasta muutaman kirjaimen.

Älä kuitenkaan valitse rutiinilla ensimmäistä ehdotusta. Se ei ehkä ole oikea henkilö, vaan hänen etunimikaimansa.

Keskity myös meiliosoitteen loppuosaan. Usein ihmisillä on erikseen työsähköposti ja yksityinen sähköposti. Jos kummankin alku on mallia etunimi.sukunimi, viestisi voi lipsahtaa väärään osoitteeseen. Tarkista siis oikea osoite sähköpostin loppuosasta:

vastaan.ottaja@yritys.fi vai

vastaan.ottaja@gmail.com.

Kuvakaappaus Gmailista: automatiikka ehdottaa nimiä vastaanottaja-kenttään.
Kuvateksti Sähköpostiohjelman ensin ehdottama vastaanottaja ei välttämättä ole oikea.

2. Ota Piilokopio-kentästä hyöty irti

Tavallisimmat sähköpostijärjestelmät tarjoavat kolme eri osoitekenttää: vastaanottaja, kopio ja piilokopio. Kaikki nämä vastaanottajat saavat saman viestin.

Ei kuitenkaan ole samantekevää, mihin kenttään laitat osoitteet:

  • Vastaanottaja-kenttään (To) kirjoitat viestin ensisijaisen vastaanottajan tai vastaanottajien sähköpostiosoitteet.

  • Kopio-kenttään (Cc) kirjoitat niiden osoitteet, joille haluat viestisi vain tiedoksi. Yleisen sähköpostietiketin mukaan Cc-viestin saajan ei tarvitse vastata viestiin.

  • Piilokopio-kenttään (Bcc) kirjoitat ne viestin saajat, joiden et halua näkyvän muille vastaanottajille.

Kuvakaappaus Outlook-sähköpostista: uuden viestin kohdalla yksi vastaanottaja Piilokopio-kentässä.
Kuvateksti Yllätysvieras Juri näkee viestin, mutta hänen osoiteensa ei näy muille. Kuva Outlookista.

Vastaanottaja- ja Kopio-kenttiin laittamasi vastaanottajat näkevät kaikki muut näissä kentissä olevat vastaanottajat.

Piilokopio-kenttä toimii toisin: Muiden kenttien vastaanottajat eivät näe Piilokopio-kentässä olevia osoitteita. Ja jos Bcc-vastaanottajia on useita, hekään eivät näe toistensa osoitteita.

Piilokopio-kenttää voit käyttää esimerkiksi tällaisissa tapauksissa: Lähetät kutsun työhaastatteluun viidelle ihmiselle, joiden et halua tietävän toistensa nimiä. Tai: Juhliisi on tulossa yllätysvieras. Haluat, että hänkin saa tiedot juhlista, mutta et tietenkään halua paljastaa hänen nimeään muille.

Kuvakaappaus gmail-sähköpostiohjelmasta: Vastaanottajaksi on merkitty lähettäjä itse ja Piilokopion saajaksi kaksi ystävää.
Kuvateksti Piilokopio-sähköpostin voi lähettää muistutukseksi itselleen. Kuva Gmailista.

Sähköpostia lähettäessä kannattaa muistaa myös tietosuoja: Sopiiko vastaanottajille, että heidän osoitteensa näkyy muille? Sähköpostiosoite on "yksilöivä henkilötieto", joten osoitteita ei turhaan kannata jaella ympäriinsä. Piilokopio-toiminto auttaa tässäkin asiassa.

3. Harkitse, ennen kuin painat “Vastaa kaikille”

Kun vastaat meiliin, keskity siihen, kenelle vastauksesi menee. Älä vastaa kaikille, jos meilissä kysytään tietoa, jota tarvitsee ainoastaan sen lähettäjä. On turha täyttää muiden meilejä ylimääräisellä tauhkalla.

Sähköpostijärjestelmien valmiit vaihtoehdot ovat käteviä:

  • Vastaa-valinnalla vastaat vain sähköpostin lähettäjälle.

  • Vastaa kaikille -valinnalla vastauksesi lähtee kaikille vastaanottajille, myös niille jotka ovat saaneet sähköpostista vain kopion. Piilokopion saaneille vastaus ei lähde.

  • Lähetä edelleen -valinnalla voit lähettää saamasi sähköpostin eteenpäin haluamillesi henkilöille. Siinä kohtaa voi olla hyvä muuttaa tai täsmentää sähköpostin aihetta. Aiheen eteen tulee automaattisesti Fwd: tai VL: merkiksi edelleenlähetyksestä. Sen voi poistaa. Voit myös muokata viestin sisältöä.

Kuvakaappaus Outlook-sähköpostista: Edelleen lähettäessä on vaihdettu meilin aihetta kuvaavammaksi.
Kuvateksti Kun lähetät viestin edelleen, aiheen eteen tulee lyhenne Fwd tai VL. Sen saa pois ja samalla voit vaihtaa aihetta selkeämmäksi.

Voit aina myös lisätä tai poistaa vastaanottajia itse.

Sitten vain lähettämään meilejä entistäkin sujuvammin.

Digitreeneissä voit opetella arjessa hyödyllisiä digitaitoja – verkon hakuvinkeistä tietokoneen näppäinkomentoihin. Pääset mukaan myös Facebookissa Yle Oppimisen Digitreenit-ryhmässä.

Keskustelu