Huonosti hoidettu putkiremontti muistuttaa viestinjuoksua, jossa kapula putoaa joka vaihdossa. Näin tapahtuu, jos johtaminen ontuu, jos hankkeeseen osallistuvien roolit ja vastuut eivät ole selvät ja jos ei ole selkeitä pelisääntöjä sille, miten viestintä hankkeessa hoidetaan.
Fiksu taloyhtiö tekee putkiremontilleen viestintäsuunnitelman jo aivan alkuvaiheessa.
Sen lähtökohdaksi on otettava se, mitä osakkaat ja muut asukkaat haluavat putkiremontista tietää.
Taloyhtiön hallitus vastaa, että osakkaat ja asukkaat saavat kysymyksiinsä viisaat ja ymmärrettävät vastaukset putkiremontin eri vaiheissa.
Kysymykset ovat hyvin yksinkertaisia ja perusteltuja, esimerkiksi näitä:
- miksi putkiremontti tarvitaan: mitä hyötyä, mitä haittaa siitä on?
- miksi putkiremontti on järkevä tehdä juuri nyt eikä joskus myöhemmin?
- minkälaisia vaihtoehtoja on tarjolla, miten niitä voi verrata ja mikä niistä sopii parhaiten meidän taloyhtiöömme?
- mitä putkiremonttiin sisältyy, mikä on sen laajuus?
- mitä, miten, koska ja kuinka kauan se vaikuttaa minun talouteeni ja arkeeni?
- miten rahoitan oman osuuteni?
- miten voin vaikuttaa putkiremonttia koskeviin päätöksiin?
- koska ja miten voin tehdä hankkeeseen liittyviä omia valintojani ja miten ne toteutetaan?
Hallitus voi jakaa ja vastuuttaa viestintätehtäviä eri osapuolille - isännöitsijälle, hankesuunnittelijalle, projektinjohtajalle ja urakoitsijalle tai jopa erityiselle viestintäkonsultille - mutta hallituksen on kuitenkin pidettävä koko ajan langat ja kapula käsissään.
Ja kuten eräässä isännöintiyrityksessä korostetaan: teksti mahdollisimman isolla fontilla!
Ideaalista olisi, että hallituksessa olisi viestintävastaava, joka keskittyy tähän tehtävään sekä tuntee ja hallitsee taloyhtiön perinteiset viestintäympäristön ja -kanavat. Hänen avullaan hallitus varmistaa, että tieto kulkee myös niissä putkiremonttihankkeen saumakohdissa, joissa juridiset ja tekniset vetovastuut vaihtuvat.
Putkiremonttien teknisissä ratkaisuissa yleistyy hybridi-ajattelu: hyödynnetään erilaisten teknisten menetelmien yhdistelmiä putkien ja viemäreiden kunnosta riippuen.
Myös viestinnässä tarvitaan monikanavaiset hybridit ovat tervetulleita. Sähköistä viestintää niille, jotka ovat siinä kotonaan. Printtiviestintää niille, jotka ovat siihen tottuneet. Kasvokkain tapahtuvaa viestintää niille, jotka sitä tarvitsevat.
Viestintätyökalujen valikoima on sinänsä laaja: paperitiedotteita jokaiseen kotiin ja ilmoitustauluille, tekstiviestejä, sähköposteja, nettisivuja, Facebookia, Twitteriä, asukas-tv:tä, sähköisiä info- ja näyttötauluja, asukasinfoja, help deskejä, asukaspalveluinsinöörejä, 3D- ja tietomalleja, muutostyökortteja, palautekyselyjä, harjannostajaisia ja vaikka mitä.
Suurin haaste on siinä, että eri kanavia pitkin jaettu tieto menee perille, tulee ymmärretyksi. Siinä auttavat kärsivällisyys, havainnollisuus, oikea-aikaisuus ja selkokielisyys.
Iso merkitys on myös sillä, miten tieto tarjoillaan: mieluummin yksi selkeä viesti kerrallaan kuin monien keskenään kilpailevien viestien sekamelska.
Ja kuten eräässä isännöintiyrityksessä korostetaan: teksti mahdollisimman isolla fontilla!
Juha Salmi
LUE myös Salmen aiemmat kirjoitukset:
- Pelottava putkiremontti tulee puskista
- Remontti on iso sijoitus
- Onko kykyä kuunnella niitä jotka kaiken maksavat?
- Evakkoreki olisi kehitettävä kevyemmäksi
- Putkikimppa kannattaa
