Joni Nieminen
Yle
Tekstinkäsittelytaitoja tarvitaan monessa kirjallisessa työssä. Niistä on hyötyä vaikkapa CV:n tekemisessä, opinnäytetyön kirjoittamisessa tai kokousmuistion laatimisessa. Opettele tästä muutama tekstinkäsittelyn perusniksi.
Tekstinkäsittelyyn on monia ohjelmia eli työkaluja. Tunnetuin niistä on Microsoft Word, jonka tiedostomuoto on jo vakiintunut .docx. Muita yleisiä ohjelmia ovat Applen Pages sekä ilmaisohjelmat Google Docs ja LibreOffice.
Rahalla saa kaikenlaista ekstraa, mutta ilmaisversioistakin löytyy tavalliselle käyttäjälle tarpeeksi toimintoja.
Tämä juttu käsittelee tekstinkäsittelyn tärkeimpiä perusasioita:
- fontti
- marginaali
- sisennys
- riviväli
- ylä- ja alatunnisteet
- kuvien lisäys
- luettelot.
Jutun ohjeet on tehty pääosin Word-ohjelmalla, mutta muut ohjelmat toimivat samoilla periaatteilla. Tarkat ohjeet löydät käyttämäsi ohjelman ohjesivuilta.
Tekstinkäsittelyohjelmissa on yleensä tarjolla valmiita pohjia, joissa asettelut ja muotoilut ovat valmiina. Työpaikkasi tai oppilaitoksesi saattaa myös vaatia omien standardiensa mukaisia asiakirjoja. Näitä voi hyvin käyttää, mutta kannattaa silti opetella perusniksit!
Valitse selkeä fontti ja muotoile sitä tarpeen mukaan
Aluksi tietenkin avaat uuden dokumentin ja valitset käytettävän kirjaisintyypin eli fontin. Jos teet CV:tä tai muuta asiallista dokumenttia, valitse selkeä ja yksinkertainen fontti.
Tekstiä voi muokata lihavoimalla eli paksuntamalla tekstiä, kursivoiminen kallistaa kirjaimet ja alleviivaus luonnollisesti alleviivaa tekstiä. Näillä muotoiluilla voit painottaa ja korostaa haluamiasi asioita.
Laita dokumenttiisi reippaat marginaalit
Dokumentissa täytyy olla marginaalit eli jonkinkokoiset tyhjät reunat sivuille, ylös ja alas.
Wordissa valitset marginaalit näytön yläosan työkalupalkista: Asettelu > Reunukset.
Wordin valmiista asetuksista Normaali on yleensä aivan pätevä. Voit myös valita jonkun valmiista asetuksista tai niiden alta kohdan Mukautetut reunukset.
Joissakin ohjelmissa, kuten Google Docsissa, voit säätää sivumarginaaleja myös näin: Liu’uta dokumentin yläpuolella olevan viivaimen kohdistimia.
Sisennyksillä saat tekstistä helpommin luettavaa
Jos haluat, että joku osa tekstistä näkyy marginaaleja kapeammalla alueella, teet sen sisentämällä.
Sisennys oikealle on helpointa näppäimellä Tab. Jos haluat sisentää koko kappaleen, maalaa se aktiiviseksi ja paina Tab.
Voit hienosäätää sisennyksiä yläosan työkalupalkista.
Monissa ohjelmissa voit muokata sisennystä myös ylälaidassa näkyvästä viivaimesta. Homma vaatii pientä treenailua, joten hae ensin ohje käyttämästäsi ohjelmasta sanalla sisennys.
Älä nuukaile rivivälien kanssa
Riviväli tarkoittaa tekstirivien väliin jäävää tyhjää tilaa. Sitä on yleensä hyvä säätää hieman oletusta suuremmaksi.
Riviväliä säädät Wordissa yläpalkin kohdasta Aloitus > Kappale > Rivi- ja kappaleväli.
Google Docsissa rivivälin säätö löytyy kohdasta Muoto > Rivi- ja kappalevälit.
Lisää sivunumerot ylä- ja alatunnisteilla
Ylä- ja alatunniste ovat tietoja, jotka haluat näkyviin joka sivulle. Ylätunnisteeseen voi tlaitttaa esimerkiksi sivunumeron, asiakirjan nimen ja oman nimesi. Alatunnisteessa voi olla sivunumero tai esimerkiksi yhdistyksen nimi.
Sivunumerot voi siis laittaa sivun ylä- tai alalaitaan. Mitä enemmän sivuja, sitä fiksumpaa sivut on numeroida.
Sivunumerot saat lisättyä työkalupalkin välilehdestä Lisää. Jos dokumenttisi ensimmäinen sivu on kansilehti, aloita sivunumerointi vasta sivulta 2.
Käytä kuvia harkiten
Kuvien lisäys onnistuu peraatteessa näppärästi: Kopioi kuva tekstin sekaan. Tämä voi kuitenkin sotkea tekstin asettelun, joten lisää kuva aina omalle rivilleen.
Voit hienosäätää kuvan sijaintia tai kokoa vetämällä sitä kulmista tai muuttamalla sisennystä.
Luetteloihin saa helposti numeroita tai pallukoita
Tekstin seassa oleva luettelo voi selkeyttää ja jäsentää lukemista. Tekstinkäsittelyohjelmissa on ylälaidassa valmiit pikakuvakkeet, jolla saat luettelosi listaan joko numerot tai graafiset kuviot.
Lopuksi vielä vinkki: Etkö löydä jotain toimintoa tekstinkäsittelyohjelmasi valikoista? Ohjelmista löytyy yleensä haku, jolla voit etsiä haluamaasi toimintoa.
Digitreeneissä voit opetella arjessa hyödyllisiä digitaitoja – hakuvinkeistä tietoturvaan. Vertaistukea saat Yle Oppimisen Facebook-ryhmässä Digitreenit.
Muokkaukset:
21.22.22: Teksti ja kuvat kauttaltaan ajan tasalle.
