Seppo Heikkinen
Yle
Haluatko seurata omaa tai perheesi taloutta? Pienellä opettelulla taulukkolaskentaohjelma – kuten Excel tai Google Sheets – helpottaa laskutoimituksia suuresti.
Tunnetuin taulukkolaskentaohjelma lienee Microsoftin maksullinen Excel. Sille löytyy myös ilmaisia vaihtoehtoja, kuten LibreOffice Calc.
Myös Googlella on Sheets-sovellus taulukkolaskentaan. Sitä ei tarvitse asentaa tietokoneelle, vaan se toimii selaimessa. Sen tiedot tallentuvat Googlen pilvipalveluun, jolloin ne ovat käytettävissä millä tahansa laitteelta, kunhan kirjautuu omalle Google-tililleen.
Taulukkolaskentaohjelmat ovat perustoiminnoiltaan hyvin samanlaisia. Kuvavertailussa Excel (vasemmalla) ja Google Sheets:
Alkeet tutuiksi
Tässä jutussa keskitytään aivan alkeisiin. Käymme läpi taulukkolaskennan perustermit ja muutaman suosituimman laskentakaavan.
Ohjeet on tehty Google Sheetsilla, mutta toimintaperiaate on hyvin samankaltainen muissakin ohjelmissa, kuten Excelissä.
Jos haluat harjoitella samaan aikaan, avaa tyhjä Google Sheets -asiakirja (tarvitsee Google-tilin).
Rivit, sarakkeet ja solut
Taulukko koostuu vaakasuorista riveistä ja pystysuorista sarakkeista. Sarakkeet merkitään kirjaimin ja rivit numeroin.
Kun rivi 1 ja sarake A kohtaavat, syntyy solu A1. Laskeminen perustuu tietoihin, jotka soluihin on kirjoitettu.
Pääset kirjoittamaan soluun tietoa klikkaamalla sitä. Solua jota on klikattu kutsutaan aktiiviseksi. Yllä olevassa kuvassa solu B3 on aktiivisena.
Voit tyylitellä soluja, rivejä ja sarakkeita haluamiksesi ylhäällä sijaitsevasta työkaluvalikosta. Voit esimerkiksi värittää, kehystää ja vaihtaa fonttia.
Jos haluat laajentaa tai pienentää riviä tai saraketta, klikkaa niiden reunasta ja vedä.
Haluatko lisätä rivejä tai sarakkeita? Klikkaa haluamassasi kohdassa koko rivi tai sarake aktiiviseksi ja valitse Lisää > Lisää rivi ylös / alas tai Lisää sarake oikealle / vasemmalle.
Kaavat eli funktiot
Sitten päästään itse taulukkolaskentaan. Se tapahtuu kaavoilla, jotka suorittavat haluttuja laskutoimituksia soluilla. Kaavoja kutsutaan usein funktioiksi tai toiminnoiksi.
Kaavat lisätään soluihin aivan kuten normaali tekstikin – joko kirjoitat kaavan itse tai valitset sen ylälaidan työkalupalkista. Funktiot löytyvät ylävalikosta valinnalla Lisää > Toiminto tai symbolin ∑ alta.
Alussa kaavat kannattaa lisätä suosiolla työkalupalkista, mutta kun taulukkolaskentataitosi paranevat, käsin kirjoittaminen on nopeampaa.
Funktioita on eri laskentaohjelmissa satoja ja niitä voi yhdistellä keskenään. Kattava lista Google Sheetsin funktioista löytyy täältä ja Excelin kaikki funktiot täältä.
Laske yhteen
Aloitetaan helpoimmasta fuktiosta eli yhteenlaskusta:
1. Lisää kahteen tai useampaan eri soluun arvot, jotka haluat laskea yhteen. Solujen sijainnilla ei tässä ole merkitystä.
2. Klikkaa se solu aktiiviseksi, johon haluat yhteenlaskun tuloksen tulevan.
3. Valitse ylävalikosta Lisää > Toiminto > SUM. Vaihtoehtoisesti voit myös kirjoittaa funktion soluun näin: =SUM()
4. Soluun ilmestyi teksti =SUM()
5. Pidä Ctrl-näppäintä pohjassa ja valitse klikkaamalla solut, joista haluat tehdä yhteenlaskun. Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa solut kaavan sisään näin: =SUM(A3+C3) . Kaavoihin tulevat solut erotellaan kirjoittaessa puolipisteellä tai merkeillä
- + (yhteenlasku)
- - (erotus)
- / (jakolasku)
- * (kertolasku).
6. Paina Enter-näppäintä, niin yhteenlaskun tulos ilmestyy soluun.
Näin simppelisti yhteenlasku onnistui.
Kaikissa funktioissa on sama perusperiaate eli ne kirjoitetaan muotoon =FUNKTIO(SOLU;SOLU).
Laske erotus ja keskiarvo
Käydään läpi vielä keskiarvo sekä erotus eli miinuslasku. Nyt tehdään asiakirja, joka laskee säästöt kuukausittaiset ja vuosittain sekä kuukausisäästöjen keskiarvon.
Lähtötilanteessa sinun täytyy tietysti kirjata tulot ja menot, sillä näitä ohjelma ei tiedä – mutta laskemisen se saa tehdä puolestasi.
Erotus onnistuu helpoiten funktiolla =SUM(SOLU-SOLU). Aloitetaan siis tilanteesta =SUM(B3-C3).
Sitten voit soveltaa samaa funktiota alempana oleviin sarakkeisiin automaattisella täydennyksellä: Klikkaa jo laskettua solua oikeasta alakulmasta ja vedä hiirellä alaspäin. Näin funktiota ei tarvitse syöttää käsin jokaiseen soluun.
Lopuksi voit laskea keskiarvon, tässä tapauksessa kuukausittaisista säästöistä. Se tepahtuu funktiolla =AVERAGE(). Määrittele sille soluväliksi D3-D14, eli AVERAGE(D3:D14).
Vuosittaisen säästön jo osaatkin laskea =SUM(D3:D14).
Muita käteviä funktioita ovat tietysti jakolasku: =SUM(SOLU/SOLU) ja kertolasku: =SUM(SOLU*SOLU).
Luo välilehtiä
Yksi taulukkolaskenta-asiakirja voi sisältää useamman eri laskentataulukon. Budjetissasi eri taulukot voisivat kuvata eri vuosia. Saat lisää taulukoita samaan asiakirjaan välilehtien avulla.
Välilehtiä voit lisätä tai poistaa plussalla alalaidasta. Ne toimivat samaan tapaan kuin nettiselaimen välilehdet.
Räätälöimällä saat mieleisesi budjettipohjan
Nyt osaat taulukkolaskennan perusteet! Jos käytit todellisia tulojasi ja menojasi, olet ottanut ison askeleen oman talouden hallinnassa.
Verkosta löytyy useita laskureita, joilla voit suunnitella talouttasi, esimerkiksi Takuusäätiön budjettilaskuri.
Omalla ohjelmalla voit kuitenkin räätälöidä juuri sinulle sopivan taulukon.
Haluatko treenailla vielä lisää?
- Jyväskylän yliopiston laaja Excel-opas
- Libre Office Calc -ohjeet
- Marttojen vinkkejä oman talouden suunnitteluun. Mukana hyvä excel-pohja oman talousbudjetin tekoon.
Muokkaukset:
7.11.22: Teksti ja kuvat kauttaltaan ajan tasalle.
Digitreeneissä voit opetella arjessa hyödyllisiä digitaitoja – hakuvinkeistä tietoturvaan. Vertaistukea saat Yle Oppimisen Facebook-ryhmässä Digitreenit.
