Digitreenit: Skannaa kuitit ja tärkeät paperit talteen kännykällä

Haalistuvatko tärkeät kuitit? Haluatko muuntaa monisivuisen lomakkeen sähköiseksi liitetiedostoksi? Kuulostaisiko kätevältä tehdä tekstihakuja paksusta paperipinkasta? Lähin skanneri on omassa puhelimessasi, ja sen käyttö on helpompaa kuin uskotkaan!

Puhelimen kameralla on helppo näpätä kuva lippusista ja lappusista. Miksi siis vaivautua skannaamaan?

Syitä voi olla monia. Skannauksessa tieto tallentuu pdf-muotoon, jolloin voit mahduttaa useita sivuja samaan tiedostoon. Toisin kuin kännykkäkuville, voit antaa skannaamallesi tiedostolle vaivatta selkeämmän nimen (ei IMG_20180103_256845.jpg vaan Hommax_työsopimus.pdf). Joissain skannaussovelluksissa saat käyttöösi tekstin luettavuutta parantavia suotimia, ja voit jopa tehdä hakuja skannaamaasi tekstiin.

Tästä Digitreenistä saat vinkit skannaamiseen Google Drive -pilvipalvelulla, Applen mobiililaitteen Muistiinpanot-sovelluksella sekä CamScanner-sovelluksella.

Puhelimella skannaamisessakin on rajoitteensa. Jos haluat digitoida isot määrät paperia, se hoituu kivuttomimmin varsinaisella skannauslaitteella. Samoin korkealaatuiset valokuvaskannaukset kannattaa tehdä erikoistuneemmilla varusteilla.

Varjojen välttäminen puhelimella skannatessa

Paperin yllä häilyvä kuvaaja kameroineen aiheuttaa helposti varjoja skannaukseen. Kokeile niiden välttämiseksi seuraavia kikkoja:

• Jos puhelimessasi on taskulampputoiminto, laita se päälle.
• Tarkista, onko skannaussovelluksessasi sisäänrakennettu salama- tai lamppuvalinta (tämän jutun sovelluksissa on).
• Etsi mahdollisimman valoisa kuvauspaikka. Haastavinta on kuvata kattolampun valossa. Kokeile päivänvaloa ikkunan lähellä tai suuntaa paperiin sivusta tuleva lamppu.
• Kuvaa hieman viistosta tai siirry kauemmas paperista. Voit korjata rajauksen ja vääristymät myöhemmin skannaustyökalun säädöillä.
• Testaa eri kuvaussuuntia. Ei haittaa, mistä päin paperia nappaat kuvan. Voit myöhemmin pyöräyttää sen oikein päin.

Skannaus Google Drivella

Jos Android-puhelimessasi on jo Google Drive, voit päästä helpoimmalla käyttämällä sitä myös skannaamiseen. Pelkistetyn skannaustoiminnon käyttö on helppoa, ja saat lopputuloksen heti pdf-tiedostona Google Drive -kansioosi. IPhone-puhelinten Google Drive -sovelluksissa ei ole tällä hetkellä skannausmahdollisuutta.

1. Näin löydät skannaustoiminnon

Avaa Google Drive ja paina sinistä plusnappia. Valitse sitten Skannaa.

Skannaustyökalu on kahden painalluksen päässä. Ruutukaappaukset skannauksen aloittamisesta Google Drivessä. Kuva: Yle Digitreenit,PDF,skannaus

2. Skannaa kohde

Sovellus saattaa pyytää lupaa käyttää puhelimen kameraa. Salli se, niin pääset eteenpäin.

Koeta saada kuvauskohde kameran eteen mahdollisimman suoraan yläpuolelta. Kytke tarvittaessa salama ja laukaise.

Tähtää, aseta halutessasi salama ja paina sitten sinistä nappia. Ruutukaappaus: Google Driven skannauspainike. Kuva: Yle Digitreenit,PDF,skannaus

3. Tee tarvittavat säädöt ja tallenna Google Driveen

Tee haluamasi säädöt näkymän ylävalikosta:

1. Rajaustyökalulla voit määritellä tiedoston reunat tarkalleen.
2. Palettikuvakkeesta voit valita, haluatko tallentaa skannauksen esimerkiksi mustavalkoisena.
3. Kolmen pisteen takaa saat lisää vaihtoehtoja. Voit esimerkiksi kiertää kuvaa tai nimetä tiedoston (automaattinen nimi on muotoa “skannattu_pvm-kellonaika.pdf”).

...Ja päätä seuraavat toimenpiteet alavalikosta:

1. Plusmerkistä saat samaan pdf-tiedostoon useamman sivun.
2. Ympyränuolesta voit poistaa skannauksen, johon et ole tyytyväinen, ja ottaa uuden.
3. Paina oikeanpuoleista valintamerkkiä, kun kaikki on hyvin ja valmista. Tiedosto tallentuu automaattisesti Google Drive -tilillesi.

Google Driven skannaustyökalun ylä- ja alavalikko. Ruutukaappaus: Google Driven skannaustyökalun ylä- ja alavalikko. Kuva: Yle Digitreenit,PDF,skannaus

Kun tiedosto on Google Drivessä, voit tehdä sille samoin kuin muillekin tiedostoille: jakaa linkkinä muille, liittää Gmail-sähköpostiin, ladata työpöydälle jne.

Skannaus iPhonen Muistiinpanot-sovelluksella

Applen mobiililaitteiden uusilla käyttöjärjestelmillä (iOS 11 tai uudempi) on helppo skannata asiakirjoja Muistiinpanot-sovelluksella (Notes). Sovellus on sisäänrakennettuna iPhoneissa ja iPadeissa.

Näin teet sen:

• Avaa Muistiinpanot -sovellus (Notes)
• Luo uusi muistiinpano (klikkaa neliötä, jossa on kynä)
• Klikkaa + -merkkiä.
• Klikkaa Skannaa dokumentteja (Scan Documents)
• Sovellus tunnistaa asiakirjan alueen (se näkyy kellertävänä) ja skannaa sen automaattisesti.
• Säädä asiakirjaa tarvittaessa vetämällä kulmista. Paina Pidä tämä (Keep Scan).
• Paina Valmis / Tallenna (Done / Save).

Katso myös Applen omat ohjeet.

Applen mobiililaitteella on helppo skannata asiakirjoja Muistiinpanot- eli Notes-sovelluksella. Kuvakooste iPhonen näytön kuvakaappauksista: Skannaaminen Muistiinpanot-sovelluksella, kuvassa kaksi askelta. Digitreenit,digitaidot,skannaus

Skannaus CamScannerilla

CamScanner on suosittu skannaussovellus, joka on ladattavissa useisiin laitteisiin. Ilmainen versio sisältää jonkin verran mainoksia ja skannauksen lopputuloksessa on sovelluksen vesileima. Maksullisessa versiossa niitä ei tule.

Sovellus myös lukee skannattuja tiedostoja. Voit tehdä tekstihakuja skannattuihin papereihin CamScannerin suurennuslasikuvakkeella.

Lataa CamScanner:

• Android-puhelimelle
• iPhone-puhelimelle tai iPadille
• Windows-puhelimelle

1. Skannaa kuva

Avaa sovellus ja paina oikeassa alalaidassa olevaa vihreää kamerapainiketta. Jos CamScanner pyytää lupaa käyttää puhelimen kameraa, myönnä se (allow).

Asettele kohde kuvausnäkymään. Jos kaikki näyttää hyvältä, paina jälleen vihreää kamerapainiketta. Halutessasi voit kytkeä salaman tai lisävalon (ks. kuva alla).

Vihreästä rataspainikkeesta saat auki lisäasetuksia, esimerkiksi salaman (ylärivi toinen vas.). Skannaa painamalla kameran kuvaa. Ruutukaappaus: CamScannerin skannausnäkymä. Kuva: Yle Digitreenit,PDF,skannaus

2. Tee tarvittavat säädöt

CamScanner ehdottaa automaattisesti tiettyä rajausta. Voit halutessasi korjata rajausta vetämällä valkoisista palloista.

Skannausnäkymän alavalikosta voit tehdä seuraavat toimenpiteet:

1. Peruuta nuolesta, ellet ole tyytyväinen kuvaan.
2. Ympyränuolet kääntävät kuvaa halutessasi vasemmalle tai oikealle.
3. Vastakkaisiin kulmiin osoittava painike valitsee koko näkymän. Paina nappia uudelleen, niin pääset edelliseen rajaustapaan.
4. Valintanappi on yhtä kuin OK. Sitä painamalla pääset käsittelyssä seuraavaan vaiheeseen.

Melko hyvä rajaus, mutta yläreunaa täytyy vielä korjata. Ruutukaappaus: CamScannerin rajaustyökalu. Kuva: Yle Digitreenit,PDF,skannaus

Muokkausnäkymässä voit valita sopivan suotimen. Original ei tee kuvalle mitään, mutta esimerkiksi Magic color syventää ja terävöittää värejä ja B&W tekee kuvasta pikku kauneusvirheistä siistityn, mustavalkoisen version.

Voit tehdä vielä lisäsäätöjä valitsemallesi suotimelle alavalikon neljännestä painikkeesta. Kun olet tyytyväinen, paina jälleen alavalikon oikeassa laidassa olevaa valintanappia.

Kokeile eri suodinvaihtoehtoja. Ruutukaappaus: CamScannerin suodatinvalikko. Kuva: Yle Digitreenit,PDF,skannaus

3. Lisää sivuja pdf-tiedostoon

Voit skannata tiedostoon lisää sivuja painamalla jälleen vihreää painiketta. Myös jo olemassa olevia tiedostoja voi täydentää myöhemmin lisäsivuilla, jos esimerkiksi haluat kerätä kaikki vuoden mittaan kertyvät kuitit samaan paikkaan.

Tiedoston voi nimetä haluamallaan tavalla jo edellisissä vaiheissa, mutta se on mahdollista myös tässä kohtaa. Näpäytä tiedoston nimeä, niin saat auki muokkausikkunan.

Voit lisätä uusia sivuja vihreästä kamerapainikkeesta. Ruutukaappaus: CamScanner-näkymä pdf-tiedostosta, johon on skannattu kaksi sivua. Kuva: Yle Digitreenit,skannaus,PDF

4. Tiedoston jakaminen

Jos haluat lähettää tiedoston eteenpäin, paina ylävalikon jakokuvaketta (ks. kuva alla). Saat auki käytettävissäsi olevat vaihtoehdot.

CamScannerin ilmaisversiossa voit valita lähetyksen pdf-tiedostona tai jpg-kuvana. Huomaa, että jos tiedostosi on monisivuinen, jpg-vaihtoehto lähettää jokaisen sivun erillisenä kuvana (esim. Vuokrasopimus_1.jpg ja Vuokrasopimus_2.jpg), kun taas pdf pitää kaikki sivut samassa tiedostossa (Vuokrasopimus.pdf).

Jakokuvakkeesta saat auki listan, josta voit valita tiedoston jakomuodon. Ilmaisversiossa käytettävissä ovat pdf ja jpg Ruutukaappaus: CamScannerin jakovaihtoehdot. Kuva: Yle Digitreenit,PDF,skannaus

Seuraavaksi saat auki ikkunan, josta voit valita, miten haluat lähettää tiedoston (Share via): esimerkiksi sähköpostin liitteenä, WhatsAppin kautta tai tallentaa omaan Google Driveen.

Menestystä skannailuun!

Muokkaukset:
3.12.18: Lisätty Muistiinpanot-sovellusta koskeva kappale kuvineen.

Digitreeneissä voit opetella arjessa hyödyllisiä digitaitoja – verkon hakuvinkeistä tietokoneen näppäinkomentoihin. Pääset mukaan Yle Oppimisen Digitreenit Facebook -ryhmässä tai Twitterissä aihetunnisteella #digitreenit.