Hyppää pääsisältöön

Digitreenit: Asiakirjat sähköisiksi – näillä vinkeillä toimitat vaaditut liitteet viranomaisille

Asiakirjamappeja hyllyssä, kuvassa teksti Liitetiedostot ongelmana?
Asiakirjamappeja hyllyssä, kuvassa teksti Liitetiedostot ongelmana? Kuva: Valokuva Juha Hintsala / Yle Digitreenit,sähköiset asiakirjat,digitaidot,sähköinen asiointi

TE-toimistot, Kela, verottaja ja muut viranomaiset ovat siirtäneet palvelujaan verkkoon. Tarvitset laitteen ja verkkoyhteyden, niin voit käyttää palveluja milloin haluat. Usein hakemusten ja selvitysten liitteeksi vaaditaan asiakirjoja, mikä saattaa aiheuttaa ongelmia. Keräsimme vinkkejä niiden ratkaisemiseksi.

Graafinen otsikkokuva: paperista sähköiseksi.
Graafinen otsikkokuva: paperista sähköiseksi. Digitreenit

1. Haluat muuttaa paperisen asiakirjasi tai todistuksesi digitaaliseen muotoon, jotta voit lähettää sen verkkopalveluun.

Asiakirjan muuttaminen digitaaliseksi käy yksinkertaisesti valokuvaamalla se matkapuhelimella. Jokainen sivu tallentuu kuitenkin omaksi tiedostokseen, joten monen sivun lähettäminen voi olla hankalaa. Laatukaan ei ole välttämättä paras mahdollinen.

Siksi kannattaa harkita paperisten asiakirjojen skannaamista. Se onnistuu kuvanlukijalla eli skannerilla, joita löytyy esimerkiksi kirjastoista.

Voit myös hyvin käyttää puhelintasi skannaukseen! Löydät siihen tarkemmat ohjeet tästä Digitreenistä.

Mikä on pdf-tiedosto?

Pdf-muoto on suosittu, koska se on kooltaan kevyt ja aukeaa sujuvasti ja eri laitteilla, käyttöjärjestelmillä ja useissa eri ohjelmissa. Pdf-tiedosto aukeaa aina samannäköisenä, kun taas esimerkiksi Word-tekstitiedosto voi muuttua aika tavalla toisessa tekstinkäsittelyohjelmassa avattuna. Edellä mainituista syistä liitetiedostot pyydetään usein pdf-muodossa.

Pdf-tiedostoon ei voi tehdä muutoksia, ellei tekijä ole erikseen sallinut sitä. Muokattavia tiedostoja löytyy esimerkiksi viranomaisten sivuilta, jos lomake on tarkoitettu täytettäväksi suoraan netissä.

Graafinen otsikkokuva: Tiedosto puhelimesta tietokoneelle.
Graafinen otsikkokuva: Tiedosto puhelimesta tietokoneelle. Digitreenit

2. Sinulla on tiedosto puhelimessasi, mutta haluat sen tietokoneelle.

Jos olet ottanut asiakirjasta valokuvan tai skannannut sen puhelimella, saatat törmätä tilanteeseen, että ne täytyy siirtää tietokonelle. Joitakin verkkopalveluja on edelleen helpompi käyttää tietokoneella kuin puhelimella.

Yksittäinen tiedosto on helppo siirtää tietokoneelle esimerkiksi sähköpostilla. Teet sen näin:

  • Avaa tiedosto puhelimella. >
  • Paina jakokuvaketta tai valitse asetuksista Jaa. >
  • Valitse esiin tulevasta valikoimasta sähköpostisovelluksesi >
  • Lähetä tiedosto itsellesi.
  • Mene sähköpostiisi tietokoneella. Nyt saat tiedoston tietokoneella auki ja halutessasi tallennettua.
Graafinen otsikkokuva: Puhelin ja kynä.
Graafinen otsikkokuva: Puhelin ja kynä. Digitreenit

3. Sinulla on tiedosto puhelimessasi, mutta haluat korjailla sitä ensin.

Olet ottanut jo kuvan asiakirjasta, mutta se ei näytä hyvältä. Se on esimerkiksi liian tumma tai vaalea tai se kaipaa rajaamista. Matkapuhelimella pystyy parantamaan kuvan laatua monin tavoin.

Puhelimissa on jo valmiina kuvanmuokkaustoimintoja. Saat ne näkyviin, kun avaat puhelimen kuvagallerian ja valitset kuvan. Näet komennon Muokkaa tai muokkauksen ikonin eli kuvakkeen, joka voi olla esimerkiksi kynä.

Erilaiset muokkausikonit tulevat näkyviin näytön reunaan. Ne saattavat näyttää eri laitteilla hieman erilaisilta, mutta ovat tunnistettavissa. Esimerkiksi kuvan rajaamisesta ja suodatinten käytöstä löydät tarkempia neuvoja tästä Digitreenistä.

Graafinen otsikkokuva: Kameran ja tietokoneen symbolit.
Graafinen otsikkokuva: Kameran ja tietokoneen symbolit. Digitreenit

4. Sinulla on tarvittava liite tietokoneesi ruudulla, mutta ei talletettuna tiedostona. Haluat lähettää sen liitetiedostona.

Tällainen voi olla vaikkapa nettisivu tai sen osa. Se on helpointa lähettää kuvana. Voit tehdä sen ottamalla näytöltä ruutukaappauksen eli näyttökaappauksen.

Löydät ohjeet Digitreenien artikkelista Näin otat kuvakaappauksen laitteesi näytöstä.

Graafinen otsikkokuva: kuvapäätteitä, kuten jpg ja png.
Graafinen otsikkokuva: kuvapäätteitä, kuten jpg ja png. Digitreenit

5. Sinulla on tiedosto, mutta se ei ole oikeassa formaatissa.

Joskus tiedosto voi olla väärässä kuvaformaatissa (esimerkiksi bmp tai png, kun vaaditun liitetiedoston pitää olla jpeg-muotoinen).

Tiedoston formaattia voi yleensä vaihtaa kuvankäsittelyohjelmilla. Niitä on olemassa vaikka kuinka paljon – tässä esimerkkinä Windowsin ja Mac-tietokoneen omat ohjelmat.

Näin vaihdat tiedoston formaatin

Tiedoston formaatin vaihto Windowsin Paint 3D-ohjelmalla

  • Etsi haluamasi tiedosto. Klikkaa sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa Paint 3D:llä >
  • Paint aukeaa. Valitse yläkulmasta Valikko > Tallenna nimellä >
  • Navigoi haluamaasi tallennuspaikkaan. Kohdan Muoto pudotusvalikosta näet tarjolla olevat tiedostomuodot. Valitse haluamasi. Tallenna.
Kuvakaappaus Windows-tietokoneelta: Tiedostomuodon vaihtaminen Paint 3D -ohjelmalla.
Paint 3D:sta tallentaessa valitaan tiedostomuoto pudotusvalikosta. 2D rivien alussa tarkoittaa kaksiulotteista eli normaalikuvaa. Kuvakaappaus Windows-tietokoneelta: Tiedostomuodon vaihtaminen Paint 3D -ohjelmalla. Digitreenit

Tiedoston formaatin vaihto Mac OS:n Esikatselu-ohjelmalla

  • Mene Esikatselu-ohjelmaan ja avaa muokattava kuva >
  • Klikkaa Arkisto >
  • Valitse Vie... >
  • Valitse Muoto-kohdasta haluamasi kuvaformaatti.
macOS Esikatseluohjelmalla kuvatiedoston vaihtaminen, nuoli osoittaa Arkisto valikon alla Vie... kohtaa
Mac-koneessa tiedostomuotoa voi vaihtaa Esikatselu-ohjelmassa. macOS Esikatseluohjelmalla kuvatiedoston vaihtaminen, nuoli osoittaa Arkisto valikon alla Vie... kohtaa Digitreenit,macOS,tiedostomuoto

Kuvan tiedostomuodon muuttaminen alasvetovalikolla.
Alasvetovalikosta valitaan haluttu tiedostomuoto. Kuvan tiedostomuodon muuttaminen alasvetovalikolla. Digitreenit,macOS,tiedostomuoto,kuvankäsittely
Graafinen otsikkokuva: tekstit 30 ja 3 megatavua.
Graafinen otsikkokuva: tekstit 30 ja 3 megatavua. Digitreenit

6. Sinulla on tiedosto, mutta se on liian iso.

Joskus verkkopalveluissa on rajoitettu tiedoston kokoa: sen täytyy olla vaikkapa alle 2 megatavua. Tiedoston kokoa pystyy pienentämään monin eri tavoin ja monenlaisissa ohjelmissa. Yleisesti ottaen jpeg- eli jpg-tiedosto vie vähemmän tilaa kuin esimerkiksi bmp- tai tiff-tiedosto. Jpeg-kuvaa tallennettaessa yleensä kysytään kuvan laatua. Jos kuvasta tulee parhaalla laadulla liian iso, voit valita huonomman laadun. Yleensä tekstipohjaiset tiedostot pysyvät silti luettavina.

Toinen tapa on pienentää kuvan kokoa (pituutta ja leveyttä). Voit myös rajata kuvasta epäolennaiset osat pois.

Kuvankäsittelyohjelmia on olemassa vaikka kuinka paljon. Seuraavassa esitellään vain muutamia esimerkkejä.

Näin muutat tiedoston kokoa

Windowsin Paint 3D

Windows-koneessa on Paint 3D-ohjelma, jonka saat helposti muutettua tiedoston kokoa säätämällä kuvan kokoa (korkeutta ja leveyttä).

  • Hae kuva resurssienhallinnasta. Klikkaa sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa Paint 3D:llä. >
  • Kuva aukeaa Paintissa. Valitse ylänurkan 3 pistettä > Pohjan asetukset. >
  • Laita ruksit kohtiin Lukitse kuvasuhde ja Muuta kuvan ja pohjan kokoa. >
  • Pienennä lukua kohdassa Leveys tai Korkeus. Toinen pienenee itsestään samassa suhteessa. >
  • Valitse yläkulmasta Valikko > Tallenna nimellä. >
  • Tallenna haluamaasi paikkaan. Normaalikuvalle tiedostomuoto .jpeg on järkevin. Koska Paint on 3D-ohjelma, tiedostomuodon edessä näkyy tässä kohtaa automaattisesti 2D.
Kuvakaappaus Windows 10:n Paint 3D-ohjelmasta: Valitaan 3 pisteen takaa Pohjan asetukset.
Paint 3D:ssä valitse kolmen pisteen valikosta Pohjan asetukset. Kuvakaappaus Windows 10:n Paint 3D-ohjelmasta: Valitaan 3 pisteen takaa Pohjan asetukset. Digitreenit,Kuvankäsittely,Windows 10

Kuvakaappaus Windows 10:n Paint 3D-ohjelmasta: Kuvan koon muuttaminen.
Paint 3D:ssä täppää kumpikin valintaruutu. Pienennä sitten joko korkeuden tai leveyden lukua. Kuvakaappaus Windows 10:n Paint 3D-ohjelmasta: Kuvan koon muuttaminen. Digitreenit,Kuvankäsittely,Windows 10

Microsoft Officen Kuvatyökalut (Picture Tools)

Jos käytössäsi on Office-paketti, voit käyttää näppärää kuvan pakkaamista Kuvatyökalut-toiminnolla.

Tarkemmat ohjeet Windows- ja Mac-koneelle löydät Microsoftin tukisivuilta (konekäännös). Tässä ohjeet myös englanniksi.

Android-puhelimet

Android-käyttöjärjestelmän laitteille voit ladata jonkun lukuisista kuvanmuokkaussovelluksista. Löydät niitä Play Kaupasta haulla resize image, image resizer tai image compressor. Uusien puhelinten omassa kuvakirjastossa voi myös olla toiminto, jolla saat pienennettyä kuvakokoa.

Kuvan koon muuttaminen macOS-käyttöjärjestelmällä

  • Avaa muokattava kuva. >
  • Klikkaa Työkalut. >
  • Klikkaa Säädä kokoa... >
  • Muuta kuvan kokoa muuttamalla pikseleiden määrää.
Mac-tietokoneen Esikatselu-ohjelmassa valittu Työkalut ja nuoli kohdassa Säädä kokoa.
Työkalu-valikon alta löytyy Säädä kokoa -valikko Mac-tietokoneen Esikatselu-ohjelmassa valittu Työkalut ja nuoli kohdassa Säädä kokoa. Digitreenit,macOS,tiedostomuoto,tiedostokoko

Kuvakaappaus Mac-koneesta: Nuoli osoittaa Esikatseluohjelman Säädä kokoa -valikon pikselien määrä ruutua.
Kirjoita pikselikoko-ruutuun alkuperäistä pienempi luku, niin kuvan koko pienenee. Kuvakaappaus Mac-koneesta: Nuoli osoittaa Esikatseluohjelman Säädä kokoa -valikon pikselien määrä ruutua. Digitreenit,macOS,kuvakoko,tiedostokoko

Asiakirjan pienentäminen skannatessa

Skannatessa on hyvä tarkastaa, millä resoluutiolla skanneri skannaa. Mitä suurempi resoluutio, sitä suurempi on myös tiedosto. Asiakirjoille, jotka lisätään sähköpostin liitteeksi, riittää pienikin resoluutio.

Skannereita ja ohjelmistoja on monenlaisia. Näin esimerkiksi HP:n skannausohjelmassa muutetaan resoluutiota (kuvat vuodelta 2018).

  • Käynnistä skannausohjelma. >
  • Klikkaa Skannaa asiakirja. >
  • Valitse Asiakirjan lisäasetukset. >
  • Valitse Muuta tulostustarkkuus.
Kuvakaappaus HP-skannerin asetuksista: Kuvien pienentäminen Skannauksessa
Skannausohjelmassa voit määritellä kuvan tarkkuuden. Mitä tarkempi, sitä isompi tiedosto. Kuvakaappaus HP-skannerin asetuksista: Kuvien pienentäminen Skannauksessa Digitreenit,skannaus

Kuvakaappaus HP-skannauksen asetuksista: Kuvan pienentäminen skannerilla
Liitetiedostolle riittää hyvin pienikin tarkkuus. Kuvakaappaus HP-skannauksen asetuksista: Kuvan pienentäminen skannerilla Digitreenit

Muokkaukset:
3.9.19 poistettu jutun toisesta faktaikkunasta CamScanner-sovelluksen osuus, koska sovelluksesta on löytynyt tietoturvariski.
19.3.21 ohjepolut ja kuvat ajan tasalle jutun kohtien 5 ja 6 faktaikkunoissa. Poistettu kappaleet Pixlr-sovelluksesta, koska sen ohjeet perustuivat selaimen käyttöön.
7.1.2022 Poistettu faktalaatikot: "Näin siirrät kuvat puhelimesta tietokoneelle" ja "Näin otat ruutukaappauksen tietokoneen näytöltä". Korvattu ne tekstissä olevilla ohjeilla tai linkeillä. Poistettu faktalaatikko "Huomioi nämä asiat, kun otat kuvaa" (liian yksityiskohtaisia ohjeita tähän juttuun). Tiivistetty kuvien muokkaamista koskevaa osuutta.
5.8.22 Poistettu yksityiskohtaiset kuvan muokkausvinkit ja linkitetty erilliseen Digitreenien artikkeliin aiheesta. Samoin korvattu "skannaus puhelimella" -ohjeet linkillä.

Digitreeneissä voit opetella arjessa hyödyllisiä digitaitoja – hakuvinkeistä tietoturvaan. Vertaistukea saat Yle Oppimisen Facebook-ryhmässä Digitreenit.

Keskustele