Pasi Partanen
Yle
Joku rikkoi ulko-oven lasin. Saavatko hallituksen jäsenet etsiä syyllisen valvontakameran videotallenteelta? Entä saako taloyhtiön seinällä lukea, milloin naapuri Virtanen saunoo? Vastauksia antaa tietosuoja-asetus, jota noudatetaan nyt kaikissa Euroopan unionin jäsenmaissa.
Taloyhtiöillä on useita henkilörekistereitä, joista kaksi on pakollisia. Toinen on osakeluettelo. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen täytyy ylläpitää luetteloa osakkeista, ja rekisteriin merkitään muun muassa osakkeenomistajien nimi, osoite ja hänen omistamansa osakkeet.
Sen lisäksi yhtiön täytyy pitää niin kutsuttua remonttirekisteriä, joka sisältää osakkeenomistajien ilmoitukset heidän asunnoissaan tekemistä kunnossapito- ja muutostöistä.
Taloyhtiöllä voi olla lisäksi asukasluettelo, joka muodostaa oman henkilörekisterin. Isännöitsijä tarvitsee asukasluetteloa hoitaakseen yhtiön hallintoa. Hänenhän täytyy tietää, keitä talossa asuu lähettäessään asukkaille laskuja. Isännöitsijä saa merkitä asukasluetteloon henkilötunnuksenkin, koska sitä saatetaan tarvita esimerkiksi vastikemaksujen perinnässä.
Taloyhtiöiden täytyy 25. toukokuuta alkaen noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta käsitellessään henkilörekistereitä ja niihin tallennettuja henkilötietoja.
Tietosuojauudistus parantaa rekisteröityjen oikeuksia
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus tuli voimaan 25.5.2016. Asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen.
- Asetus korvaa nykyisen henkilötietolain. Eduskunnassa säädetään tietosuojalaki täsmentämään tietosuoja-asetusta.
- Asetuksen tavoite on parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia.
- Asunto-osakeyhtiöt omistavat henkilörekisterejä, kuten asukasluettelon ja osakeluettelon, ja ovat siksi rekisterinpitäjiä.
- Taloyhtiön hallitus vastaa siitä, että taloyhtiö täyttää rekisterinpitäjänä tietosuoja-asetuksen velvoitteet.
- Tavallisesti velvoitteista huolehtii isännöitsijäyritys isännöintisopimuksen perusteella.
- Taloyhtiön täytyy informoida rekisteröityjä siitä, mitä tietoja heistä on tallennettu, mihin niitä on tallennettu ja millä periaatteella niitä käsitellään. Rekisteröityjä informoidaan tietosuojaselosteen avulla.
- Taloyhtiön on tarkistettava sopimukset, joihin liittyy henkilötietojen käsittelyä.
- Taloyhtiön pitää varmistua, että henkilötietojen käsittelylle on aina tietosuoja-asetuksen mukainen peruste.
- Taloyhtiön on ilmoitettava viranomaiselle olennaisesta tietoturvaloukkauksesta tai henkilötietojen katoamisesta 72 tunnin kuluessa siitä, kun se havaittiin. Mahdollinen tilanne on esimerkiksi se, että isännöitsijän tietokone varastetaan ja on riski, että asukkaiden tai osakkeenomistajien henkilötietoja on samalla päätynyt vääriin käsiin.
Lähteet: Suomen kiinteistöliitto, tietosuojavaltuutettu ja haastattelu lakimies, toimitusjohtaja Kai Haarman kanssa.
Lähes jokaisessa yhtiössä täytyy tarkistaa tukku sopimuksia
Tietosuoja-asetuksen takia taloyhtiön täytyy tarkistaa kaikki sopimukset, jotka on tehty asukkaiden ja osakkeenomistajien henkilötietoja käsittelevien yritysten kanssa. Useimmitenhan niitä käsittelee isännöitsijätoimisto.
– Asetus kertakaikkiaan velvoittaa sopimaan tietojen käsittelystä kirjallisesti. Meillä on Suomessa 88 000 taloyhtiötä. Niistä valtaosa on ammatti-isännöinnin piirissä. Valtakunnassa pitäisi pelkästään taloyhtiöissä syntyä kevään aikana kymmeniätuhansia sopimusliitteitä, sanoo toimitusjohtaja, lakimies Kai Haarma asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva oy:stä.
Henkilötietojen käsittelystä pitää sopia kirjallisesti myös kiinteistönhuoltoyhtiön kanssa, jos taloyhtiö antaa sille esimerkiksi asukasluettelon tietoja. Huoltoyhtiöthän esimerkiksi joutuvat varmistumaan henkilöydestä avatessaan oven asukkaalle, joka on hukannut avaimensa.
Taloyhtiön täytyy sopia henkilötietojen käsittelystä kirjallisesti myös esimerkiksi julkisivuremonttia tekevän yrityksen kanssa, jos tämä tarvitsee asukkaiden yhteystietoja ilmoittaakseen heille korjausten vaiheista.
Valtakunnassa pitäisi pelkästään taloyhtiöissä syntyä kevään aikana kymmeniätuhansia sopimusliitteitä.
Helpoiten sopiminen järjestyy tietosuojaliitteellä, joka otetaan esimerkiksi isännöintisopimuksen osaksi. Liitteessä pitää muun muassa kertoa, mitä tietoja taloyhtiö kerää rekistereihin ja mitä tarkoitusta varten.
Pienet taloyhtiöt saattavat päästä sopimusten päivittämisessä helpolla.
– Tämä ei käytännössä koske yhtiöitä, jotka hoitavat kaiken itse: tehdään kiinteistönhoito lumitöineen talkoilla ja hoidetaan isännöinti omatoimisesti, tai isännöintiä ei ole lainkaan. Tilanne kuitenkin muuttuu, kun eteen tulee rakennus- tai korjausurakka tai esimerkiksi kirjanpito ulkoistetaan. Silloin henkilötietojen käsittelystä pitää sopia kirjallisesti.
Nimilistat herättävät tulkintoja – porrashuoneiden nimitaulut saavat jäädä paikalleen
Asukkaiden nimiä on esillä taloyhtiössä monissa paikoissa: porrashuoneiden nimitauluista näkee, minkänimistä väkeä asuu missäkin asunnossa, ja saunavuorolista saattaa paljastaa, mihin aikaan naapuri rentoutuu löylyssä.
Suomen kiinteistöliitto ja Isännöintiliitto ovat laatineet taloyhtiöitä varten ohjeita yleisimpiin tilanteisiin, joissa nämä joutuvat käsittelemään henkilötietoja. Kaikkiin tilanteisiin ei ole suoria vastauksia, ja siksi ohjeet ovat tulkintoja, joita aiotaan tarkentaa myöhemmin.
Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton mukaan sauna- ja pesutupavuorolistoihin ei pidä tarpeettomasti merkitä henkilötietoja, kuten nimiä.
– Olen ajatellut saunavuorolistoista, onko vaarallista, jos Virtanen tietää, koska Korhosen saunavuoro on. Taloyhtiössä on kuitenkin syytä reagoida, jos osakkaat eivät halua nimensä olevan listassa, Haarma sanoo.
Keväällä tietosuoja-asetusta ehdittiin tulkita niin, että porrashuoneiden nimitaulut saatetaan joutua poistamaan, koska ne muodostavat henkilörekisterin. Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio tyrmäsi tulkinnan ja sanoi, etteivät taulut muodosta rekisteriä.
Hänen mukaansa monen kunnan rakennusjärjestyksessä määrätään nimitaulujen pitämisestä porrashuoneissa. Nimet voivat myös auttaa esimerkiksi palokuntaa pelastustöissä.
Hallituksen ja isännöitsijän ei pidä ryhtyä salapoliisitehtäviin, eikä taloyhtiön oman väen pidä tutkia tallenteita tai lokitietoja lukoista.
Sen sijaan taloyhtiön kameravalvonta ja sähköinen lukitusjärjestelmä muodostavat henkilörekisterin. Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton mukaan tallentavan valvontakameran ja kulunvalvonnan henkilötietoja saavat tutkia vain esitutkintaviranomaiset, siis poliisi.
– Hallituksen ja isännöitsijän ei pidä ryhtyä salapoliisitehtäviin, eikä taloyhtiön oman väen pidä tutkia tallenteita tai lokitietoja lukoista. Mielestäni kuitenkin vartiointiliikkeellä pitäisi olla oikeus katsoa tallenteet, koska jos viet poliisille kuukauden mittaisen tallennenauhan, juttu ei kovinkaan varmasti etene. Vartiointiliikkeen kanssa pitää tietenkin olla sopimus, jossa se sitoutuu salassapitoon.
Onhan taloyhtiölläsi jo tietosuojaseloste?
Niin kutsutusta tietosuojaselosteesta tulee tietosuoja-asetuksen ansiosta tuttu dokumentti asukkaille. Taloyhtiön täytyy kertoa selosteessa asukkaille, mitä tietoja se kerää heistä ja minkä takia.
Selosteen voi tallentaa taloyhtiön verkkosivulle, tai sen voi panna esille esimerkiksi taloyhtiön ilmoitustaululle.
– Seloste ei saa olla kapulakieltä, vaan sen pitää olla selkeä teksti, joka kertoo asukkaalle tai osakkaalle, mitä tietoja hänestä on taloyhtiön rekisterissä ja millä perusteella. Seloste ei saa olla piilossa isännöitsijätoimiston arkistossa, Kai Haarma korostaa.
Pätevä syy henkilötietojen keräämiselle on esimerkiksi lain vaatimus: asunto-osakeyhtiölaki vaatii muun muassa osakeluettelon pitämistä. Syy voi olla myös omaisuuden turvaaminen, ja taloyhtiö voi perustella sillä kameravalvontaa sekä siitä syntyvää henkilörekisteriä.
Taloyhtiö saattaa pahimmillaan joutua pulittamaan sakkoja, jos se lyö laimin tietosuoja-asetusta. Laiminlyönniksi lasketaan esimerkiksi se, ettei taloyhtiö tiedota asukkaille henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteella. Sakkosumaa ei kuitenkaan ole luvassa.
– On paljon lieventäviä ohjaavia seuraamuksia, ennen kuin keskustellaan seuraamusmaksuista: taloyhtiölle tai isännöitsijätoimistolle voidaan antaa esimerkiksi huomautus tai ohje jonkin käsittelytavan lopettamiseksi.
Lojuuko asukkaiden henkilötietoja mapeissa taloyhtiösi kerhohuoneessa?
Hallituksen on syytä kääriä hihat taloyhtiöissä, joissa on oma arkistokaappi taloyhtiön tiloissa. Paperien täytyy olla tallessa asetuksen mukaisella tavalla yhtiön rakennuksessakin olevassa arkistossa, eikä tallessa saa olla dokumentteja, joiden säilytysaika on päättynyt.
Kai Haarman mukaan taloyhtiön tiloissa olevissa arkistoissa onkin syytä järjestää kevät- tai kesäsiivous ja esimerkiksi valokuvata arkistomapit, luetteloida niiden sisältö ja hävittää tarpeettommat tiedot turvallisesti.
– On asiakirjoja, jotka pitää säilyttää ikuisesti, kuten pöytäkirjat. Sitten on kirjanpidon vastikereskontramapit, joissa on maksutietoja. Kun kirjanpitolain mukainen aika on mennyt, ne pitäisi hävittää joka vuosi.
Rekisteritietoja voi ajautua myös hallituksen jäsenten koteihin: mappeihin, sähköpostin liitetiedostoihin tai kotikoneen kiintolevylle. Kai Haarman mielestä kotiarkistoihin kannattaa kiinnittää huomioita, koska helposti ajatellaan, että pöytäkirjat ja henkilötiedot ovat säilössä vain isännöitsijän toimistossa.
Hän esittääkin taloyhtiöille pähkinän purtavaksi: pitäisikö hallituksesta eronneen jäsenen tai yhtiöstä pois muuttaneen osakkaan hävittää tarpeettomat asiakirjat? Hallituksen pöytäkirjatkin sisältävät henkilötietoja ja nimet hallituksen jäsenistä, ja siten ne ovat osa hallituksen jäsenrekisteriä.
– Tietosuoja-asetuksen mukaan ja hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti kopioista pitäisi luopua, kun tarve on poistunut.
Rekisteritietoja voi ajautua myös hallituksen jäsenten koteihin: kansioihin, sähköpostin liitetiedostoihin tai kotikoneen kiintolevylle.
Hallituksen jäsenten täytyy pitää tietosuoja mielessä myös asukkaiden seurassa.
– Kun hallituksen kokouksessa puhutaan, että joku osakkeenomistaja tai asukas on viikonloppuna aiheuttanut häiriötä, pitää korostaa, että nämä ovat asioita, joista ei sitten pihaparlamentissa keskustella.
Asukas saa tarkistaa tietonsa maksutta
Tietosuoja-asetuksen mukaan asukkaalta tai osakkeenomistajalta ei saa periä maksua siitä, että hän tarkistaa taloyhtiön rekisterissä olevat tietonsa. Mutta jos asukas tarkistelee tietoja jatkuvasti, toimisto voi periä asukkaalta hallinnolliset kulut.
Sen sijaan isännöitsijätoimisto voi veloittaa taloyhtiötä siitä, että se antaa tietoja asukkaille ja osakkeenomistajille. Silloin kulun maksavat lopulta osakkeenomistajat vastikkeissaan. Isännöitsijöiden pitää kuitenkin sopia taloyhtiöiden kanssa veloituksista.
– Taloyhtiöhän omistaa rekisterit ja on rekisterinpitäjä. Isännöitsijätoimisto puolestaan tekee työtä taloyhtiön velvoitteiden täyttämiseksi, ja siksi siitä on oikeus sopia. Ei kuitenkaan saa keksiä palkkioita yksipuolisesti.
Kiinteistöliiton mukaan tietosuoja-asetus ei aiheuta suuria muutoksia niissä taloyhtiöissä, joissa on toistaiseksi noudatettu henkilötietolain vaatimuksia. Jotkin isännöitsijätoimistot ovat kuitenkin tarjonneet taloyhtiöille maksullista henkilörekisterien ylläpitopalvelua asetusta silmällä pitäen.
Hallituksella onkin sopiva hetki nostaa kissa pöydälle ja tutustua isännöitsijän kanssa siihen, miten se huolehtii taloyhtiön tietosuojasta ja kuinka työlästä rekisterien ylläpito on.
Edit 18.3.2019: Kommentointi on päättynyt.
