Katja Solla
Yle
Etäyhteyttä voi tarvita joko työn puolesta tai moniin muihin rientoihin. Tässä Digitreenissä tutustut netin etäpalaverien periaatteisiin sekä peruskäyttäjälle sopiviin työkaluihin.
Etäpalavereihin ja -tapaamisiin on tarjolla monenlaisia työkaluja eli ohjelmia. Tässä Digitreenissä esitellään niistä yleisimpiä. Ne toimivat kaikki niin tietokoneella, tabletilla kuin puhelimellakin.
Käytätkö tietokonetta vai mobiililaitetta?
- Tietokoneelle on yleensä tarjolla ohjelmista oma työpöytäversio. Pääset siihen nettiselaimella kirjoittamalla työkalun nimen osoitekenttään.
- Mobiililaitteella etätyökalujen käyttö sujuu jouhevimmin, kun lataat sovelluskaupasta työkalujen sovellukset.
Oikea väline oikeaan paikkaan
Saatko työnantajaltasi käyttöön tietyn alustan etäpalavereja varten? Silloin kannattaa käyttää sitä. Vaadi myös työn puolesta opastusta ohjelman käyttöön.
Tarpeita etätapaamisiin on kuitenkin monia – harrasteryhmistä vaikka luokkakokouksiin tai etäsynttäreihin.
Jos olet palaverin tai tapaamisen kokoonkutsuja, kartoita ensin, mikä ohjelma tai sovellus sopii teidän tarkoitukseenne parhaiten.
- Kuinka paljon osallistujia on?
- Mitä aiotte tehdä?
- Riittääkö, että saatte toisiinne yhteyden? Vai pitääkö teidän esimerkiksi työstää asiakirjoja yhdessä?
Mieti, mitä tietoja osallistujat näkevät toisistaan
Kun valitset työkalua, otathan huomioon sen, mitä kaikkia tietoja ryhmäläiset tai osallistujat haluavat itsestään jakaa.
Esimerkiksi Whatsapp-ryhmissä kaikki näkevät toistensa puhelinnumerot. Jos tämä on ongelma yksityisyyden kannalta, Whatsapp ei ole paras vaihtoehto.
Kaikki työkalut vaativat nettiyhteyttä. Laitteesi täytyy olla dataverkossa. Jos osallistut palaveriin puhelimella ja tabletilla, niiden pitää olla joko wifi-lähiverkossa tai sitten käyttää mobiilidataa (kuten 4G).
Tarvitseeko teidän nähdä kuvaa?
Jos ei, voitte olla etänä yhteydessä pelkän tekstin tai vain äänen avulla.
Monissa pikaviestisovelluksissa, kuten Whatsappissa ja Facebookin Messengerissä voit soittaa ilmaisia ryhmäpuheluja. Kaikilla täytyy silloin olla sama sovellus eli ohjelma käytössä.
Teksteillä rupattelu onnistuu näppärästi esimerkiksi Whatsapp-ryhmässä tai Facebookin oman pikaviestimen eli Messengerin ryhmässä.
Yksi vaihtoehto tekstimuotoiseen pulinaan on Googlen Hangouts Chat. Se on sovellus, jossa voi viskellä nopeita kommentteja notkeammin kuin sähköpostissa. Palataan Google Hangoutsiin myöhemmin.
Onko teidän käsiteltävä yhteistä dokumenttia? Tiedostojen muokkaaminenkin onnistuu etänä.
Esimerkiksi Googlen pilvipalvelu Drivessä tekstitiedostoasi voivat muokata kaikki, joille olet antanut siihen oikeudet. Useat ihmiset voivat siis muokata samaa tekstiä, taulukkoa tai esitystä yhtä aikaa. Muutokset tallentuvat itsestään lähes reaaliajassa.
Kaikki Googlen ilmaiset palvelut ovat saman tilin takana
Tämän tiedätkin varmasti: Jos sinulla on Gmail-sähköpostiosoite tai Youtube-tili, sinulla on automaattisesti myös Google-tili.
Pääset samoilla Google-tunnuksillasi myös muihin Googlen sovelluksiin, kuten Driveen, Hangoutsiin, Hangouts Meetiin tai Hangouts Chatiin.
Olisiko kuva sittenkin kiva?
Palaverit muistuttavat enemmän “livetilanteita”, jos osallistujat voivat myös nähdä toisensa. Silloin puhutaan videoyhteydestä.
Sellaiseen tarvitset tietokoneen tai puhelimen, jossa on kamera ja mikrofoni.
Pöytäkoneeseen saatat joutua hankkimaan erillisen kameran. Pienemmissä laitteissa, kuten kannettavissa tietokoneissa – ja tietenkin puhelimissa – kamera ja mikrofoni ovat sisäänrakennettuja.
Kun aloitat ensimmäisen videopuhelun, laitteesi voi huomautella luvista kameran ja mikrofonin käyttöön. Nämä luvat sinun on tietenkin annettava. Joissakin laitteissa voit valita, ettet anna lupia aina, vaan “vain sovellusta käytettäessä”.
Videopuhelut monille tutuissa palveluissa: Whatsapp, Messenger ja Facetime
Facebookin omistamat sosiaalisen median pikaviestimet Whatsapp ja Messenger ovat monille tuttuja. Monilla on jo tunnukset - eli tili - näihin, joten ne sopivat hyvin vapaamuotoisiin videotapaamisiin.
Whatsappissa aloitat ryhmäpuhelun avaamalla kohdan Puhelut ja painamalla vihreässä pallossa olevaa luuria. Sitten valitset Uusi ryhmäpuhelu. Näkyviin tulee omien yhteystietojesi lista, jolta valitset muut jäsenet. Kun olet valinnut kaikki osallistujat, paina videokameran kuvaa.
Näin aloitat ryhmävideopuhelun Whatsappissa
Klikkaa kuvia, niin ne suurenevat (3 kuvaa):
Osallistujien määrä on kuitenkin WhatsAppissa rajallinen: Vain kahdeksan henkeä näkee videopuhelussa toisensa.
Messenger on nostanut videopuheluihin osallistujien määrän 50:een. Tämä tapahtuu Messenger Rooms -toiminnolla eli "virtuaalihuoneessa".
Jos kaikilla osallistujilla sattuu olemaan Applen laite (iPhone, iPad tai Mac-tietokone), Applen oma videopuheluohjelma Facetime on hyvä vaihtoehto. Se löytyy kaikista Apple-laitteista oletuksena. Löydät lisää tietoa Applen Facetime-ohjeista.
Skype on videopuhelujen veteraani
Perinteisen Skype-videopalvelun käyttö on vähentynyt. Skypen ilmaisversio toimii kuitenkin oikein hyvin, jos palaverissa on tarkoitus lähinnä keskustella videoyhteydellä. Mukaan mahtuu jopa 100 ihmistä kerrallaan -– riippuen käyttämästäsi laitteesta ja alustasta.
Skypen omistaa Microsoft. Jos olet luonut tilin jonkun Microsoftin palvelun, esimerkiksi Office-ohjelmien tai Outlook-sähköpostin käyttöön, pääset samoilla tunnuksilla Skypeen.
Skypen käyttö on helpointa aloittaa luomalla oma tili ja seuraamalla palvelun ohjeita. Lisää ohjeita löydät Skypen sivuilta (valitse pudotusvalikosta, mitä tuotetta eli laitetta käytät).
Skype-videopuheluun voit periaatteessa osallistua vieraana myös ilman tunnuksia. Jos kuitenkin tapaatte etänä useammin kuin kerran, on helpointa, jos kaikilla on Skype-tili.
Huomaathan, että Skype on eri asia kuin Skype for Business. Jälkimmäinen on isojen organisaatioiden käytössä. Microsoft yhdistää Skypen Business-versiota vähitellen Microsoft Teamsiin (josta lisää alempana).
Löydät lisää tietoa kaikista edellä mainituista ilmaisista videopuhelupalveluista tästä Digitreenistä.
Neuvottelualustat Google Hangouts, Zoom ja Microsoft Teams
Katsellaan lopuksi kolmea suosittua videopalavereihin sopivaa, hiukan järeämpää neuvottelualustaa.
Kaikkia näitä voi käyttää ilmaiseksi, mutta osaan saa maksua vastaan lisäominaisuuksia.
Kaikissa voit kutsua mukaan myös ihmisiä, joilla ei ole omaa tiliä eli tunnuksia kyseiseen palveluun. Tämä sopii kertaluontoisiin palavereihin, kuten yhtiökokoukseen tai vastaavaan. “Vieraana” osallistuva pääsee mukaan linkillä, jonka hän saa esimerkiksi sähköpostiinsa.
1. Google Hangouts
Googlen palaverityökaluissa nimien määrä saattaa hämmentää:
- Hangouts eli puhekielellä “hänkkäri”
- Hangouts Meet
- Hangouts Chat.
Nimien kirjo jountuu Googlen uudistuksista: Alkuperäinen Hangouts korvataan kahdella sovelluksella: Chat on tarkoitettu tekstimuotoiseen pulinaan, Meet videoneuvotteluihin. Meet on kuulunut maksulliseen pakettiin, mutta se avataan ilmaiskäyttöön toukokuusta 2020 alkaen.
Hangoutsin perinteisessä versiossa videopuhelujen rajana on 10 henkeä. Lisää tietoa löydät Googlen Hangouts-ohjeista.
Googlella videopuhelut voi halutessaan kytkeä Google-kalenteriin. Kalenterin tapahtuman tiedoista aukeaa linkki, jolla videopuheluun liitytään.
Hangoutsia voi käyttää myös pelkän äänen toistamiseen. Kun kamera on kiinni, osallistujien on helppo muokata esimerkiksi yhteistä tekstitiedostoa Google Drivessa.
2. Zoom
Zoom on vuonna 2011 avattu videopalaverialusta, joka ei ole suoraan kytköksissä digijätteihin (kuten Microsoft, Google tai Apple). Vastaavia on monia muitakin, mutta Zoomia pidetään melko helppokäyttöisenä.
Zoomin käyttä vaatii jonkinlaista englannin taitoa, sillä suomenkielistä versiota ei ole.
Zoomin ilmaisversiossa palaverien enimmäiskesto on 40 minuuttia.
Lisää tietoa löydät Zoomin tukisivuilta (englanniksi). Suomenkieliset osallistujan ohjeet löytyvät muun muassa Helsingin yliopiston sivuilta.
Huom! Zoomin tietosuoja on herättänyt kysymyksiä.
Jos mahdollista, käytä Zoomia selainversiolla, älä erillisellä sovelluksella. Zoom toimii selaimista parhaiten Chromella. Käytä palaverin järjestäjänä odotushuonetta, jolloin sinä hyväksyt muut sisään. Jos haluat pelata varman päälle, suojaa Zoom-palaveri salasanalla tai pin-koodilla, jonka jaat eri paikassa kuin tapaamisen osallistumislinkin.
3. Microsoft Teams
Teams on Microsoftin Office 365 -pakettiin kuuluva työkalu, joka on monille tuttu työpalavereista. Teamsin ilmaisversiota voi kuitenkin käyttää minkä tahansa ryhmän videoviestintään.
Teamsissa puhutaan työkielellä tiimeistä, yrityksistä ja organisaatiosta – mutta älä anna tämän häiritä.
Teamsin sujuva käyttö vaatii pientä kokemusta neuvottelualustoista, joten aivan aloittelijalle se tuskin sopii.
Lisää tietoa löydät Microsoftin ohjeista (ohjevideot ovat englanniksi):
Ohjeet Teams-kokouksen pitämiseen (konekäännetty)
Ohjeet Teams-kokoukseen liittymisestä.
Oman talon yhtiökokoukseen voi osallistua etänä
Taloyhtiön vuosikokouksessa päätetään monien suurimmasta omaisuudesta.
Nyt suositellaan aiempaa pontevammin, että taloyhtiöt hyödyntäisivät etäyhteyksiä. Kokonaan etänä yhtiökokouksia ei saa pitää. Riittää kuitenkin, jos kokouspaikalla on taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja ja tarvittaessa isännöitsijä.
Taloyhtiön hallitus päättää, mitä etäyhteyttä yhtiökokouksessa käytetään. Sen jälkeen osakkaille jaetaan linkki jai tietoa siitä, miten mukaan pääsee. Kokouskutsussa pitää myös kertoa, jos etäosallistuminen rajoittaa osakkaiden puhe- tai äänivaltaa.
Isännöintiliitto on avannut kaikille jäsenohjeensa yhtiökokoukseen osallistumisesta etänä. Tutustu siihen, jos sait kutsun yhtiökokoukseen!
Bonus: Pelaajien Discord
Tunnetuimpia etätapaamisten työkaluja käyttävät kaikenikäiset. Kurkataan vielä kahteen sovellukseen, joilla on rajatumpi käyttäjäkunta.
Discord on videopelaajien suosima alusta, jossa pidetään yhteyttä puhumalla ja videon tai tekstin avulla. Videoyhteydessä voi kerrallaan olla enintään 25 ihmistä. Discordia käytetään myös musiikin kuunteluun ja jakamiseen pelikaverien kanssa.
Discord toimii selaimella ja tietokoneelle tai puhelimeen ladattavalla sovelluksella.
Kuulokkeet ovat kätevä lisävaruste
Loppuun vielä vinkki: Ellet ole yksin kotona, varustaudu etäpalaveriin mikrofonilla varustetuilla kuulokkeilla – ihan tavalliset nappikuulokkeetkin käyvät. Näin et häiritse muita ja kuulet itsekin paremmin.
Muokkaukset:
24.3.20: Korjattu sanamuotoa Google-kalenterin osalta.
1.4.20: Lisätty maininta Skype for Business -palvelusta ja perus-Skypen 20 hengen rajasta.
3.4.20: Lisätty maininta Zoomin selainversiosta.
6.4.20: Lisätty kappale Discord- ja Houseparty-palveluista.
7.4.20 ja 9.4.20: Muokattu varoitusta Zoomin tietosuojasta.
30.4.20: Lisätty maininta Google Meetin muuttumisesta ilmaiseksi.
25.8.20: Korjattu Whatsappin videopuhelun maksimimäärä (4>8) ja ohjepolku kuvineen. Lisätty tieto ja kuva Messenger Rooms -toiminnosta.
2.3.21: Korjattu Skype- ja Discord- videopuheluiden henkilömäärä. Täsmennetty Zoomin turvallisuusohjeita.
3.12.21: Poistettu maininnat lopetetusta Houseparty-sovelluksesta.
Digitreeneissä voit opetella arjessa hyödyllisiä digitaitoja – hakuvinkeistä tietoturvaan. Vertaistukea saat Yle Oppimisen Facebook-ryhmässä Digitreenit.
