Hyppää pääsisältöön

Digitreenit: Etäpalaveri verkossa? Eri työkalut sopivat eri tarkoituksiin

Digitreenien pääkuvapohjassa ihminen läppärin ääressä luurit korvilla. Kuvassa tekstit: Etäpalaverit, Digitreenit ja Yle.fi/oppiminen.
Digitreenien pääkuvapohjassa ihminen läppärin ääressä luurit korvilla. Kuvassa tekstit: Etäpalaverit, Digitreenit ja Yle.fi/oppiminen. Kuva: Taustakuva: Eleni Paspatis / Yle digitaidot,Digitreenit,etätyö,sovellusohjelmat,kokoukset,tapaamiset

Etäyhteyttä voi tarvita joko työn puolesta tai moniin muihin rientoihin. Tässä Digitreenissä tutustut netin etäpalaverien periaatteisiin sekä peruskäyttäjälle sopiviin työkaluihin.

Etäpalavereihin ja -tapaamisiin on tarjolla monenlaisia työkaluja eli ohjelmia. Tässä Digitreenissä esitellään niistä yleisimpiä. Ne toimivat kaikki niin tietokoneella, tabletilla kuin puhelimellakin.

Käytätkö tietokonetta vai mobiililaitetta?

  • Tietokoneelle on yleensä tarjolla ohjelmista oma työpöytäversio. Pääset siihen nettiselaimella kirjoittamalla työkalun nimen osoitekenttään.
  • Mobiililaitteella etätyökalujen käyttö sujuu jouhevimmin, kun lataat sovelluskaupasta työkalujen sovellukset.

Oikea väline oikeaan paikkaan

Saatko työnantajaltasi käyttöön tietyn alustan etäpalavereja varten? Silloin kannattaa käyttää sitä. Vaadi myös työn puolesta opastusta ohjelman käyttöön.

Tarpeita etätapaamisiin on kuitenkin monia – harrasteryhmistä vaikka luokkakokouksiin tai etäsynttäreihin.

Jos olet palaverin tai tapaamisen kokoonkutsuja, kartoita ensin, mikä ohjelma tai sovellus sopii teidän tarkoitukseenne parhaiten.

  • Kuinka paljon osallistujia on?
  • Mitä aiotte tehdä?
  • Riittääkö, että saatte toisiinne yhteyden? Vai pitääkö teidän esimerkiksi työstää asiakirjoja yhdessä?

Mieti, mitä tietoja osallistujat näkevät toisistaan

Kun valitset työkalua, otathan huomioon sen, mitä kaikkia tietoja ryhmäläiset tai osallistujat haluavat itsestään jakaa.

Esimerkiksi Whatsapp-ryhmissä kaikki näkevät toistensa puhelinnumerot. Jos tämä on ongelma yksityisyyden kannalta, Whatsapp ei ole paras vaihtoehto.

Kaikki työkalut vaativat nettiyhteyttä. Laitteesi täytyy olla dataverkossa. Jos osallistut palaveriin puhelimella ja tabletilla, niiden pitää olla joko wifi-lähiverkossa tai sitten käyttää mobiilidataa (kuten 4G).

Tarvitseeko teidän nähdä kuvaa?

Jos ei, voitte olla etänä yhteydessä pelkän tekstin tai vain äänen avulla.

Monissa pikaviestisovelluksissa, kuten Whatsappissa ja Facebookin Messengerissä voit soittaa ilmaisia ryhmäpuheluja. Kaikilla täytyy silloin olla sama sovellus eli ohjelma käytössä.

Teksteillä rupattelu onnistuu näppärästi esimerkiksi Whatsapp-ryhmässä tai Facebookin oman pikaviestimen eli Messengerin ryhmässä.

Kuvakaappaus Facebookista: Yläpalkista löytyy Messengerin logo.
Facebookissa näkyy Messengerin kuvake, josta voi luoda uuden ryhmän. Kuvakaappaus Facebookista: Yläpalkista löytyy Messengerin logo. digitaidot,Digitreenit,etätyö,sovellusohjelmat,kokoukset,tapaamiset

Yksi vaihtoehto tekstimuotoiseen pulinaan on Googlen Hangouts Chat. Se on sovellus, jossa voi viskellä nopeita kommentteja notkeammin kuin sähköpostissa. Palataan Google Hangoutsiin myöhemmin.

Onko teidän käsiteltävä yhteistä dokumenttia? Tiedostojen muokkaaminenkin onnistuu etänä.

Esimerkiksi Googlen pilvipalvelu Drivessä tekstitiedostoasi voivat muokata kaikki, joille olet antanut siihen oikeudet. Useat ihmiset voivat siis muokata samaa tekstiä, taulukkoa tai esitystä yhtä aikaa. Muutokset tallentuvat itsestään lähes reaaliajassa.

Kaikki Googlen ilmaiset palvelut ovat saman tilin takana

Tämän tiedätkin varmasti: Jos sinulla on Gmail-sähköpostiosoite tai Youtube-tili, sinulla on automaattisesti myös Google-tili.

Pääset samoilla Google-tunnuksillasi myös muihin Googlen sovelluksiin, kuten Driveen, Hangoutsiin, Hangouts Meetiin tai Hangouts Chatiin.

Kuvakaappaus Gmailista: tietokoneella ja tabletilla ylänurkassa on 9 pisteen ikoni, josta aukeavat kaikki Googlen sovellukset / ohjelmat.
Tietokoneella ja tabletilla löydät Googlen eri sovellukset ylälaidan 9 pisteen kuvakkeesta – kunhan olet kirjautuneena. Kuvakaappaus Gmailista: tietokoneella ja tabletilla ylänurkassa on 9 pisteen ikoni, josta aukeavat kaikki Googlen sovellukset / ohjelmat. digitaidot,Digitreenit,etätyö,sovellusohjelmat,kokoukset,tapaamiset

Olisiko kuva sittenkin kiva?

Palaverit muistuttavat enemmän “livetilanteita”, jos osallistujat voivat myös nähdä toisensa. Silloin puhutaan videoyhteydestä.

Sellaiseen tarvitset tietokoneen tai puhelimen, jossa on kamera ja mikrofoni.

Pöytäkoneeseen saatat joutua hankkimaan erillisen kameran. Pienemmissä laitteissa, kuten kannettavissa tietokoneissa – ja tietenkin puhelimissa – kamera ja mikrofoni ovat sisäänrakennettuja.

Kun aloitat ensimmäisen videopuhelun, laitteesi voi huomautella luvista kameran ja mikrofonin käyttöön. Nämä luvat sinun on tietenkin annettava. Joissakin laitteissa voit valita, ettet anna lupia aina, vaan “vain sovellusta käytettäessä”.

Kuvakaappaus Googlen (Hangouts) Meetistä: Ohjelma vaatii sallimaan laitteen kameran ja mikrofonin käytön.
Netin videopuhelut ja -kokoukset eivät toimi, ellet anna ohjelmalle lupaa kameran ja mikrofonin käyttään. Tässä Google Hangouts Meet. Kuvakaappaus Googlen (Hangouts) Meetistä: Ohjelma vaatii sallimaan laitteen kameran ja mikrofonin käytön. digitaidot,Digitreenit,etätyö,sovellusohjelmat,kokoukset,tapaamiset

Whatsappilla ja Messengerillä voit soittaa videopuhelun pienessä ryhmässä

Sosiaalisen median pikaviestimet Whatsapp ja Facebook Messenger ovat monille tuttuja. Monilla on jo tunnukset - eli tili - näihin, joten ne sopivat hyvin vapaamuotoisiin videotapaamisiin.

Whatsappissa aloitat ryhmäpuhelun soittamalla videopuhelun yhdelle henkilölle. Lisäät puheluun muita ihmisiä näytön oikean yläkulman ikonista. Näkyviin tulee omien yhteystietojesi lista, jolta valitset muut jäsenet.

Näin aloitat ryhmävideopuhelin Whatsappissa

Osallistujien määrä on kuitenkin WhatsAppissa rajallinen: Vain neljä henkeä näkee videopuhelussa toisensa. Messengerissä tämä maksimi on kuusi henkeä.

Jos kaikilla sattuu olemaan Applen laite (iPhone, iPad tai Mac-tietokone), Applen oma videopuheluohjelma Facetime on hyvä vaihtoehto. Se löytyy kaikista Apple-laitteista oletuksena. Löydät lisää tietoa Applen Facetime-ohjeista.

Skype on videopuhelujen veteraani

Perinteisen Skype-videopalvelun käyttö on vähentynyt. Skypen ilmaisversio toimii kuitenkin oikein hyvin, jos palaverissa on tarkoitus lähinnä keskustella videoyhteydellä.

Skypen omistaa Microsoft. Jos olet luonut tilin jonkun Microsoftin palvelun, esimerkiksi Office-ohjelmien tai Outlook-sähköpostin käyttöön, pääset samoilla tunnuksilla Skypeen.

Skypen käyttö on helpointa aloittaa luomalla oma tili ja seuraamalla palvelun ohjeita. Lisää ohjeita löydät Skypen sivuilta (valitse pudotusvalikosta, mitä tuotetta eli laitetta käytät).

Skype-videopuheluun voit periaatteessa osallistua vieraana myös ilman tunnuksia. Jos kuitenkin tapaatte etänä useammin kuin kerran, on helpointa, jos kaikilla on Skype-tili.

Kuvakaappaus Skypestä: Aluksi valitaan, liittyykö vieraan vai kirjautumalla.
Skype-videokeskusteluun voi liittyä vieraana tai kirjautuneena. Kuvakaappaus Skypestä: Aluksi valitaan, liittyykö vieraan vai kirjautumalla. digitaidot,Digitreenit,etätyö,sovellusohjelmat,kokoukset,tapaamiset
Kuvakaappaus sähköpostista: Viestissä näkyy kutsulinkki kokoukseen Skypessä.
Skype-kutsu sähköpostissa. Kuvakaappaus sähköpostista: Viestissä näkyy kutsulinkki kokoukseen Skypessä. digitaidot,Digitreenit,etätyö,sovellusohjelmat,kokoukset,tapaamiset

Löydät lisää tietoa kaikista edellä mainituista ilmaisista videopuhelupalveluista tästä Digitreenistä.

Neuvottelualustat Google Hangouts, Zoom ja Microsoft Teams

Katsellaan lopuksi kolmea suosittua videopalavereihin sopivaa, hiukan järeämpää neuvottelualustaa.

Kaikkia näitä voi käyttää ilmaiseksi, mutta osaan saa maksua vastaan lisäominaisuuksia.

Kaikissa voit kutsua mukaan myös ihmisiä, joilla ei ole omaa tiliä eli tunnuksia kyseiseen palveluun. Tämä sopii kertaluontoisiin palavereihin, kuten yhtiökokoukseen tai vastaavaan. “Vieraana” osallistuva pääsee mukaan linkillä, jonka hän saa esimerkiksi sähköpostiinsa.

1. Google Hangouts

Googlen palaverityökaluissa nimien määrä saattaa hämmentää:

  • Hangouts eli puhekielellä “hänkkäri”
  • Hangouts Meet
  • Hangouts Chat.

Nimien kirjo jountuu Googlen uudistuksista: Alkuperäinen Hangouts korvataan kesäkuun 2020 jälkeen kokonaan kahdella sovelluksella: Hangouts Chat on tarkoitettu tekstimuotoiseen pulinaan, Hangouts Meet videoneuvotteluihin.

Siihen asti osalla käyttäjistä toimii vain Hangoutsin perinteinen versio. Silläkin videopuhelut toimivat mainiosti. Rajana niissä on 10 henkeä. Lisää tietoa löydät Googlen Hangouts-ohjeista.

Kuvakaappaus puhelimen näytöltä, jossa näkyy 3 Googlen sovelluksen logot: Hangout, Chat ja Meet
Googlen kolmen työkalun kuvakkeet. Meet ja Chat korvaavat vähitellen perinteisen Hangoutsin. Kuvakaappaus puhelimen näytöltä, jossa näkyy 3 Googlen sovelluksen logot: Hangout, Chat ja Meet digitaidot,Digitreenit,etätyö,sovellusohjelmat,kokoukset,tapaamiset

Googlella videopuhelut voi halutessaan kytkeä Google-kalenteriin. Kalenterin tapahtuman tiedoista aukeaa linkki, jolla videopuheluun liitytään.

Hangoutsia voi käyttää myös pelkän äänen toistamiseen. Kun kamera on kiinni, osallistujien on helppo muokata esimerkiksi yhteistä tekstitiedostoa Google Drivessa.

Kuvakaappaus Google-kalenterista: Tapahtuman tiedoissa näkyy Hangouts-vaihtoehto osallistumiseen.
Palaverityökalut saa kytkettyä sähköisiin kalentereihin. Tähän Google-kalenterin tapahtumaan pääsee etänä mukaan Hangoutsissa. Kuvakaappaus Google-kalenterista: Tapahtuman tiedoissa näkyy Hangouts-vaihtoehto osallistumiseen. digitaidot,Digitreenit,etätyö,sovellusohjelmat,kokoukset,tapaamiset

2. Zoom

Zoom on vuonna 2011 avattu videopalaverialusta, joka ei ole suoraan kytköksissä digijätteihin (kuten Microsoft, Google tai Apple). Vastaavia on monia muitakin, mutta Zoomia pidetään melko helppokäyttöisenä.

Aloittaminen vaatii englannin taitoa, sillä suomenkielistä versiota ei ole.

Zoomin ilmaisversiossa palaverien enimmäiskesto on 40 minuuttia.

Lisää tietoa löydät Zoomin tukisivuilta (englanniksi).

3. Microsoft Teams

Teams on Microsoftin Office 365 -pakettiin kuuluva työkalu, joka on monille tuttu työpalavereista. Teamsin ilmaisversiota voi kuitenkin käyttää minkä tahansa ryhmän videoviestintään.

Teamsissa puhutaan työkielellä tiimeistä, yrityksistä ja organisaatiosta – mutta älä anna tämän häiritä.

Kuvakaappaus Microsoft Teams -sovelluksen käyttöönotosta: Pitää täyttää kohta Yrityksen nimi.
Teamsissa voit antaa "yrityksellesi" minkä tahansa kuvaavan nimen. Kuvakaappaus Microsoft Teams -sovelluksen käyttöönotosta: Pitää täyttää kohta Yrityksen nimi. digitaidot,Digitreenit,etätyö,sovellusohjelmat,kokoukset,tapaamiset

Teamsin sujuva käyttö vaatii pientä kokemusta neuvottelualustoista, joten aivan aloittelijalle se tuskin sopii.

Lisää tietoa löydät Microsoftin ohjeista (ohjevideot ovat englanniksi):
Ohjeet Teams-kokouksen pitämiseen (konekäännetty)
Ohjeet Teams-kokoukseen liittymisestä.

Oman talon yhtiökokoukseen voi osallistua etänä

Taloyhtiön vuosikokouksessa päätetään monien suurimmasta omaisuudesta.

Nyt suositellaan aiempaa pontevammin, että taloyhtiöt hyödyntäisivät etäyhteyksiä. Kokonaan etänä yhtiökokouksia ei saa pitää. Riittää kuitenkin, jos kokouspaikalla on taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja ja tarvittaessa isännöitsijä.

Taloyhtiön hallitus päättää, mitä etäyhteyttä yhtiökokouksessa käytetään. Sen jälkeen osakkaille jaetaan linkki jai tietoa siitä, miten mukaan pääsee. Kokouskutsussa pitää myös kertoa, jos etäosallistuminen rajoittaa osakkaiden puhe- tai äänivaltaa.

Isännöintiliitto on avannut kaikille jäsenohjeensa yhtiökokoukseen osallistumisesta etänä. Tutustu siihen, jos sait kutsun yhtiökokoukseen!

Kuulokkeet ovat kätevä lisävaruste

Loppuun vielä vinkki: Ellet ole yksin kotona, varustaudu etäpalaveriin mikrofonilla varustetuilla kuulokkeilla – ihan tavalliset nappikuulokkeetkin käyvät. Näin et häiritse muita ja kuulet itsekin paremmin.

Muokkaukset:
24.3.20: Korjattu sanamuotoa Google-kalenterin osalta.

Digitreeneissä voit opetella arjessa hyödyllisiä digitaitoja – verkon hakuvinkeistä tietokoneen näppäinkomentoihin. Pääset mukaan Yle Oppimisen Digitreenit Facebook -ryhmässä tai Twitterissä aihetunnisteella #digitreenit.

Digitreenit

Keskustele