Hyppää pääsisältöön

Tietosuoja

Tietosuojaseloste Ylen työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä

Tämä tietosuojaseloste kuvaa Ylen työnhakijoiden henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koskevat käytännöt.

Yle on sitoutunut suojaamaan työnhakijoidensa yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja hyviä tietosuojakäytäntöjä.

1.Rekisterinpitäjä

Yleisradio Oy
Uutiskatu 5, 00024, Yle
p. 09 14 801

2. Yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa

tietosuoja@yle.fi

3. Rekisterin nimi

Yleisradion työnhakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on käsitellä työnhakijoiden tietoja rekrytointitarkoituksessa. Tietoja tarvitaan sopivan hakijan löytämiseksi Ylessä avoinna olevaan tehtävään tai sopivan henkilön löytämiseksi johonkin muuhun rekrytointitarpeeseen. Hakemukset voivat olla avoimia hakemuksia tai tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään tarkoitettuja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on ensisijaisesti työnhakijan antama suostumus. Työnhakija voi milloin tahansa perua suostumuksensa.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)

  • Sukupuoli (mies/nainen/muu) ja -syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten)

  • Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)

  • Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, valokuva)

  • Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit, pikaviestipalvelujen viestit ja tallennettavat tiedostot

  • Arvio hakijan soveltuvuudesta avoinna olevaan työtehtävään sekä tiedot tehtävän kannalta olennaisista henkilökohtaisista ominaisuuksista

  • Hakijan nimeämiltä suosittelijoilta saadut tiedot hakijan aiemmasta suoriutumisesta ja soveltuvuudesta sekä hakijan pätevyydestä avoinna olevaan tehtävään kertovat tiedot

  • Ylen tekemät luokittelut ja muistiinpanot

6. Henkilötietojen säilytysaika

Hakemukset säilyvät sähköisessä muodossa kaksi vuotta rekrytointiprosessin päätettyä. Mahdolliset paperitulosteet tuhotaan heti rekrytointiprosessin päätyttyä.

7. Tieto­lähteet

Rekrytointiprosessin aikana keräämme henkilötietoja pääasiassa hakijalta itseltään. Voimme kerätä tietoa työnhakijasta myös suosittelijoilta työnhakijan omalla suostumuksella. Sen lisäksi tietoja hakijasta voidaan saada henkilöarviointeja tai suorahakuja toteuttavilta yhteistyökumppaneilta. Saatamme tarvittaessa varmistaa hakijan luotettavuutta turvallisuusselvityksen avulla jolloin saamme tiedot Supolta. Turvallisuusselvityksen tekeminen edellyttää aina työntekijän suostumuksen.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Rekrytointijärjestelmän teknisen ylläpidosta vastaa ulkopuolinen alihankkija, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Lisäksi tietoja saatetaan luovuttaa soveltuvuusarviointeja tekevälle yhteistyökumppanille rekrytoinnin edetessä.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelijä saattaa siirtää henkilötietoja EU/ETA maiden ulkopuolelle tuottaakseen rekrytointipalveluja Ylelle. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittelijä on velvollinen käyttämään voimassa olevaa lainmukaista siirtomekanismia tietosuojan tason turvaamiseksi.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Yle vastaa rekisterinpitäjänä, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja sen valtuuttamat palveluntuottajat ja ylläpitäjät. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne henkilöt, jotka osallistuvat rekrytointiprosessin eri vaiheisiin. Tietoja käsittelevät ainoastaan Ylen HR ja rekrytoiva esimies . Rekrytointiin saattaa osallistua palkkaavan tiimin työntekijöitä joiden tehtävänä on joissain tapauksissa seuloa hakemuksia ja osallistua rekrytoitavien valintaan.

Tietoihin pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa kun se on välttämätöntä palvelun ylläpitämiseksi Tietojen käsittelyn teknisen ylläpidosta vastaa ulkopuolinen alihankkija jonka palvelimilla tietoja säilytetään. Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa kun se on välttämätöntä asioiden hoitamiseksi.

Rekisterissä olevat tiedot ovat pääsääntöisesti sähköistä aineistoa, mutta rekrytoinnin yhteydessä hakijan lähettämää aineistoa voidaan käsitellä myös manuaalisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavia tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksia

  • Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa.

  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.

  • Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta

  • Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet.

  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet.

  • Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa.

  • Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.

  • Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

Rekisteröity voi käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan lähettämällä pyynnön Ylen tietosuojasivuston kautta osoitteessa yle.fi/tietosuoja. Pyynnön lähettämisen yhteydessä pyynnön lähettäjä tunnistetaan vahvasti joko pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen avulla.

12. Automaattinen päätöksenteko

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Rekrytointijärjestelmä (TalentAdore) antaa tekoälypohjaisen suosittelun hakijan sopivuudesta avoinna olevaan tehtävään ainoastaan rekrytoijan tueksi. Suosittelu perustuu hakijan hakulomakkeeseen ja CV:ssä annettuihin tietoihin. Suosittelun tarkoituksena on paitsi helpottaa hakemusten käsittelyvaihetta, tuoda esiin myös hakijoita, jotka muutoin saattaisivat jäädä rekrytoijalta huomiotta. Rekrytoiva henkilö tekee kaikki rekrytointiprosessin aikana tehtävät päätökset ja valinnat huolimatta siitä että tekoälyä käytetään rekrytoinnin tukena hakemusten käsittelyvaihteessa.