Känniviestejä, epäsopivia hymiöitä ja väärälle ihmiselle lähetettyjä viestejä – katso vinkit työpaikan chattiin

Mitä tehdä, kun lemmenviesti meneekin kumppanin sijaan työkaverille? Kysyimme lukijoilta, millaisia mokia on sattunut työpaikan chatissa ja kokosimme parhaat.

pikaviestintä
Kuvitus
Tanja Ylitalo / Yle Uutisgrafiikka
tekstiviesti

Yhä useampi hoitaa työasioita kollegoiden kanssa pikaviestien välityksellä. Esimerkiksi Verohallinnossa pikaviestejä lähetettiin vuonna 2017 yli 20-kertainen määrä edellisvuoteen verrattuna.

Parhaimmillaan pikaviesti säästää aikaa, kun työkaveria ei tarvitse etsiä käsiinsä, eikä jaaritella turhia puhelimessa.

Aina kommunikointi pikaviestien välityksellä ei suju ongelmattomasti. Kysyimme lukijoilta, millaisiin kinkkisiin tilanteisiin he ovat chateissa joutuneet.

tekstiviesti

Tarvitseeko koko ajan olla saatavilla? Ei välttämättä

Kansa on kovin kahtiajakautunut: toiset tykkäävät chattien tuomasta lisästä työpaikalla, toiset eivät. Tämä kahtiajakoisuus yllätti tutkimusta tehneen tutkijatohtori Essi Pöyryn.

Näytölle ponnahtavissa pikaviesteissä on sekä hyvät että huonot puolensa. Joidenkin tutkimusten mukaan esimerkiksi työn tehokkuus ja tuottavuus lisääntyy, kun työpaikalla käytetään pikaviestipalveluita. Tämän allekirjoittaa esimerkiksi Riihimäen kaupungin muutosjohtaja Matti Muukkonen. Hänen mukaansa selvää säästöä saadaan, kun esimerkiksi osa kaupungin kokouksista on järjestetty videopuhelun välityksellä.

Tutkijatohtorin mukaan riippuu kuitenkin paljon työstä, kuinka paljon työpaikalla todella hyödytään pikaviestien käytöstä.

– Jos on ollut tapana soitella, niin sittenhän työnteko kyllä nopeutuu. Kenties eniten hyödytään aloilla, jolla tietoa vaihdetaan runsaasti ja työtä tehdään ryhmissä, sanoo Helsingin yliopiston tutkijatohtori Pöyry.

tekstiviesti

Etätöitä tekeville pikaviestipalveluiden lisääntyminen voi olla hyvä juttu, ainakin yhteisöllisyyden kannalta.

– Paljon yksin työtä tekevällä voi olla henkireikä, että voi olla yhteydessä muihin. Ihmiset eri kaupungeissa voivat kokea yhteenkuuluvaisuuden tunnetta ja tieto kulkee.

tekstiviesti

Jos työ vaatii keskittymistä, saattavat saapuvat viestit häiritä työtä. Tällöin tulisi miettiä, onko tarpeellista olla koko ajan pikaviestin tavoitettavissa.

– Ihmisen täytyisi voida valita, että chattia pidetään auki vaikka vain iltapäivisin ja aamupäivisin keskityn kirjoitushommiin, sanoo Pöyry.

Pöyryn mukaan työnohjauksessakin tulisi silloin miettiä, patistetaanko työntekijöitä jatkuvaan viestittelyyn.

– Ihmisten pitäisi olla tietoisia näiden palveluiden vaikutuksista omaan työhön ja työtyytyväisyyteen.

tekstiviesti

Mokia tulee, ennen kuin ihmiset tottuvat pikaviesteihin

Ylen kyselyn mukaan mokia sattuu, kun kiireessä viestitään. On aivan normaalia, että uuden viestintävälineen kanssa on hämminkiä, ennen kuin väline vakiintuu arkiseen käyttöön, lohduttaa Pöyry.

Hyvä esimerkki tästä on sähköposti: meille kaikille on muodostunut käsitys siitä, miten sähköposti aloitetaan ja missä ajassa sähköpostiin pitää vastata.

– Pikku hiljaa syntyy sosiaalinen käsitys siitä, miten nopeasti pitää vastata, millaista kieltä ja mitä emojeita voi laittaa. Vielä tämä viestintätapa ei ole vakiintunut ja siihen nämä mokatkin liittyvät.

Pikaviestissä teksti: Firman juhlien jälkeen olin sen verran humalassa, että kollega katsoi varmuuden vuoksi, että selvisin matkalle kotia kohti. Kotiin onnellisesti päästyäni lähetin vuolaat kiitokset vaivasta ja huolenpidosta. Harmi vain, että ne menivät yksityisviestin sijasta ryhmäkeskusteluun. (nimim. sattuuhan sitä)

Miten käyttäytyä työpaikan chatissa? Nappaa tästä vinkit

1. Hymiöllä kerrot viestisi sävyn :)

Hymiö tai emoji kertoo, mihin sävyyn viesti on kirjoitettu; esimerkiksi sarkastisesti vai otsa rypyssä. Toisaalta väärällä emojilla voi vesittää koko sanomansa.

– Hymiöllä voidaan pehmentää viestiä. Joku on tehnyt testin, että viikon ajan ei laittanut yhteenkään pikaviestiin hymiöitä. Kaikki hänen viestinsä ymmärrettiin tylyinä, sanoo markkinointiyritys MBE:n sisältöstrategi Aino Pokela.

Hymiöitä tai emojeita käyttäessä on tärkeää, että toinen osapuoli on samalla aaltopituudella ja että yhteydenpito on hieman keveämmällä asteella.

Kannattaa myös muistaa, että esimerkiksi eri puhelinvalmistajilla emojit näyttävät erilaisilta.

2. Chatissa saa olla hauska, mutta varo sarkasmin sudenkuoppia

Chatissa saa olla hauska. Kannattaakin kuitenkin pitää mielessä, ettei esimerkiksi sarkasmi ole aina helppoa kasvotustenkaan – saati kirjoitettuna.

– Tällainen viestiminen riippuu hirveästi ihmisistä ja siitä kemiasta. Että voiko heittää heti levotonta läpyskää vai pitääkö olla aluksi virallisempi. Sanon aina, että välineessä välineen tavalla. Sosiaaliseen mediaan kuuluu sellainen kepeys, sanoo Pokela.

Kenties on kuitenkin turvallinen vaihtoehto luoda ensin jonkinlainen suhde työkaveriin, ennen kuin päätyy hauskuuttamaan tätä chatin puolella.

3. Kun mokaat, pyydä anteeksi

– Kun tulee mokattua, pyydetään anteeksi, sanoo Pokela.

Hän neuvoo, että anteeksipyyntö tulisi tehdä siinä kanavassa, missä on tullut töppäiltyä. Varsinkin, jos moni on nähnyt mokailut, on hyvä tehdä koko porukalle selväksi, että on pahoillaan.

– Sitten pyydetään siinä välineessä anteeksi. Ja jos loukkaa jotakuta henkilökohtaisesti, niin sitten tietysti aina myös kasvotusten.

4. Kysymys- ja huutomerkit???!??!

Jotkut ärtyvät somessa 'huutamisesta' ja liiallisesta merkkien käytöstä.

Pokela muistuttaa chattailyn perussäännöistä. Isot kirjaimet ja huutomerkit mielletään helposti huutamisena.

– Ne ovat tehokeinoja, joita pitää käyttää tehokeinoina eikä viljellä joka paikkaan.

5. Onks pakko vastata?

On, sanoo Pokela.

Useimmat pikaviestipalvelut lähettävät "lukukuittauksen". Se ei kuitenkaan Pokelan mukaan ole riittävä merkki siitä, että asia on mennyt perille.

– Jos työyhteisössä kerrotaan jokin asia tiedoksi tai joku antaa työtehtävän, niin täytyyhän se kuitata, että ok, hoidan tämän.

6. Muista, kuka on pomo

Aino Pokela suosittelee muistamaan esimies-alais-suhteet. Alainen voi viestiä kepeämmin, kun taas esimiehen tulisi muistaa asemansa, kun viestii esimerkiksi alaiselleen.

– Edelleenkin sanoisin nyrkkisääntönä, että tärkeää on tuntea vähän ihmistä.

+ jokeri-vinkki

Pokela muistuttaa, ettei pelkkä pikaviestin lähettäminen välttämättä tarkoita sitä, että homma tulee hoidetuksi.

– Kannattaa tarkistaa, että asia on mennyt perille. Asiat eivät poistu omalta pöydältä sillä, että lähettää ne eteenpäin, vaan pitää myös varmistaa, että ne tulevat hoidetuksi.