Esimiehet eivät välttämättä tiedä, mitä alaiset tekevät työkseen – Nämä itsensäjohtamisen taidot sinun kannattaa ainakin hallita

työelämä
Näillä menetelmillä hallitset työprojektit
Psykoterapeutti Satu PihlajaThomas Hagström / Yle

Psykologi ja valmentaja Satu Pihlaja saapuu tyylikkäänä Puoli seitsemän-ohjelman tv-kuvauksiin. Hän on tullut haastateltavaksi suoraan maskeeraajan penkiltä, ja maksanut sen itse.

– Työnantajani ei pidä kustantaa maskeerausta. Itsekkään en osaa meikata, joten varasin tutun ammattilaisen laittamaan minut kauniiksi. Tälläisia asioita voi tehdä, se on itsensäjohtamista.

Pihlaja haluaa avata tarkemmin itsenäjohtamisen taitoja. Ne eivät tipahda taivaalta syliin, vaan taitoja pitää hänen mukaansa harjoitella, jotta niistä on hyötyä työelämässä.

Työtaakkaa uuvuttaa, kun projektit eivät ole hallinnassa

Työelämä on muuttunut itseohjautuvampaan suuntaan. Se tarkoittaa sitä, että työntekijältä vaaditaan asiantuntijuuden lisäksi taitoja priorisoida, aikatauluttaa ja delegoida. Nämä taidot korostuvat, kun työntekijälle ojennetaan kiireessä erilaisia projekteja, joihin liittyy useita pienempiä hoidettavia tehtäviä.

Monissa oppilaitoksissa näitä itsensäjohtamisen taitoja harjoitellaan jo, mutta moni nyt työelämässä olevista ei niitä välttämättä hallitse. Silloin oppiminen tapahtuu useinmiten kantapään kautta.

Jos ei hallitse oman työnsä johtamista, niin työtaakka voi uuvuttaa ja johtaa pahimmillaan uupumukseen.

Työelämän muutoksessa on myös hyviä puolia. Pihlaja kertoo, että työntekemiseen liittyvä vapaus on korostunut.

– Nykyään työn voi tehdä hyvin itsensä näköisesti, ja moni työntekijä saa päättää omista aikatauluistaan. Se on juuri sitä joustoa, jota työelämässä on kaivattu.

Nämä kolme asiaa pitää tietää itseohjautuvuudesta

Työpiste voi joskus muistuttaa enemmän kaaosta kuin hallittua työtilaa. Onneksi on olemassa erilaisia menetelmiä, joilla voi saada aikaan järjestyksen. Näihin kuuluvat muun muassa listat, omien ajatusten ohjaaminen ja tehtävien valikoiminen.

Oman työn johtaminen kannattaa tehdä huolella. Muuten huomio saattaa kiinnittyä vääriin asioihin. Jos esimerkiksi työtila on pullollaan muitilappuja, saattaa huomio kiinnittyä pieniin hoidettaviin asioihin. Silloin isot projektit eivät välttämättä etene sovitussa aikataulussa.

Satu Pihlaja kertoo tärkeimmät taidot, jotka työntekijän tulee hallita uudistuneessa työkulttuurissa.

1. Muistilappukaaoksen sijaan tee projektilista, tehtävälista ja ikävät asiat -lista

Isojen projektien haaste on siinä, että työntekijä joutuu epämukavuusalueelle. Työn hahmottamisessa ja edistämisessä auttavat erilaiset listat. Niitäkään ei saa olla liikaa, kolme riittää.

Ensimmäiseksi Pihlaja suosittelee ottamaan käyttöön projektilistan, johon työntekijä voi merkitä tulevien kuukausien projektit ja niiden valmistumisen takarajan.

– Projektiluontoisessa työssä on hyvä hahmottaa asioita isossa mittakaavassa, jotta näkee millaisia työnkuvia on tulossa. Siihen voi lisätä myös vapaa-ajan projekteja, kuten kunnon kohottamiseen liityviä tavotteita.

Projektilistan lisäksi kannattaa tehdä päiväkohtainen tehtävälista. Siihen voi kirjata esimerkiksi palaverit ja tärkeät puhelut. Merkinnät voi tehdä älypuhelimen sähköiseen kalenteriin tai käsikalenteriin.

Lopuksi Pihlaja kehoittaa laatimaan ikävät asiat -listan. Meille jokaiselle tulee työssä vastaan asioita, jotka jättäisi mielummin hoitamatta. Listassa olevat asiat voivat olla esimerkiksi ikävälle asiakkaalle tai verotoimistoon soittaminen. Pihlaja toteaa, että vitkuttelun syynä ovat kielteiset tunteet, joita työntekijä ei haluaisi käsitellä.

– Kannattaa tsempata itseä hoitamaan yksi ikävä asia päivässä. Kun sen tekee heti aamusta, niin on kiva fiilis jatkaa työpäivää. Jo siitä tulee hyvä olo, kun ikävän asian saa yliviivattua.

2. Opettele johtamaan ajatuksiasi ja tunteitasi

Työn aloittamiseen liittyy usein tuskailua, vaikka työtä ei olisi vielä edes aloittanut. Syynä voi olla se, että työtä tehdessä ensimmäiseksi saattaa ajatella asioita, jotka voivat mennä pieleen.

Pihlaja suosittelee kiinnittämään huomion onnistuneeseen lopputulokseen. Kyse on hänen mukaan mielikuvaharjoituksesta.

Työ kannattaisi aloittaa varaamalla ensin itselleen tehtävien vaatiman ajan ja sen jälkeen vahvistamaan mielikuvaa siitä, että asia hoituu.

– Se, että meillä ei ole aikaa, on vain mielikuva. Negatiivinen mielikuva voi ohjata toimintaamme, vaikka se ei pidä paikkaansa. Luo itsellesi uusi mielikuva, jossa sinulla on aikaa kaikelle tärkeälle.

Pihlaja lupaa mielikuvan edistävän tehtäviä askel kerrallaan. Tällä tavalla tekeminen muuttuu mukavammaksi ja energiatasot ovat parempia.

3. Valikoi tehtävät ja osaa kieltäytyä työstä ajoissa

Työntekijästä voi usein tuntua, että esimies antaa tehtävät. Pihlaja muistuttaa, että tietyssä mielessä antaakin. Tästä huolimatta jokaisen työntekijän tehtäväksi jää miettiä, minkälaisin keinoin annettuihin tehtäviin kannattaa tarttua ja missä järjestyksessä ne pitäisi toteuttaa.

Joskus esimiehen antamista töistä joutuu kieltäytymään, toteaa Pihlaja. Kun töitä on liikaa, työntekijän pitää uskaltaa sanoa ei.

– Useissa tieto- ja asiantuntijatehtävissä esimies ei välttämättä edes tiedä, mitä alaiset tekevät. Ainoa henkilö, joka joka voi tehdä päivittäin työn etenemiseen liittyviä päätöksiä, on työntekijä itse. Tämän vuoksi joissain tapauksissa on ihan mahdotonta pyytää esimieheltä sitä, että hän pysyisi sanelemaan työt.

Oman työn johtaminen on erityisen haastavaa työntekijöille, jotka ovat tottuneet tekemään kaikki esimiehen antamat tehtävät. Pihlaja korostaa, että tämä on juuri suurin työelämässä tapahtunut muutos.

Liian suuri työmäärä voi johtaa uupumukseen
Psykoterapeutti Satu PihlajaThomas Hagström / Yle

Armollisuus itseä kohtaan ruokkii jaksamista

Kun opiskelut päättyvät, sitä ajattelee helposti, että enää ei tarvitse opetella mitään uutta. Tosiasiassa työelämässä on tärkeää kehittää koko ajan omaa osaamista.

Varsinkin neljäkymppiset ja sitä vanhemmat ovat tottuneet siihen, että työt sanellaan ylhäältä alaspäin. Nyt viimeistään on hyvä opetella uudenlainen tapa hahmottaa työtä.

Tällä hetkellä työn määrä on paisunut monissa ammateissa niin suureksi, että työntekijän voi olla vaikeaa selvitä niistä. Järjestelmällisyys oman työn johtamisessa helpottaa tekemistä, mutta tarvittaessa tulee uskaltaa kieltytyä töistä.

Pahimmillaan valtava työtaakka voi johtaa työkyvyn menettämiseen. Työuupumuksen estäminen onkin tärkeää.

Koska monissa työtehtävissä esimies ja työkaverit eivät huomaa päivittäin työn edistymistä, sen voi tehdä itse. Saattaa kuulostaa oudolle, mutta Satu Pihlajan mukaan menetelmä toimii. Kun laittaa työn muutamaksi sekunniksi sivuun ja kehuu itseään, se voi antaa valtavasti energiaa päivän muihin tehtäviin.