Automatisaatioon tähtäävä uudistus vaikeuttaa yrittäjien ja urheiluseurojen elämää – "Todellisuus ei taivu tulorekisteriin"

Kokeneen tilitoimistoyrittäjän mukaan järjestelmään tarvitaan yksinkertaistuksia ja parannuksia, jotta se toimisi.

tulorekisteri
Junorien jalkapalloturnaus Lappeenrannan ammattiopiston kentällä.
Urheiluseurojen on ilmoitettava lasten jalkapalloturnausten tuomarien pikkupalkkiotkin tulorekisteriin viiden päivän sisällä.Yle

Tilitoimistoyrittäjä Johanna Rahkala on huolestunut tulorekisterin käyttöönoton seurauksista monelle pikkufirmalle ja pienille tilitoimistoille.

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta (siirryt toiseen palveluun) (Tulorekisteri), joka sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Se otettiin käyttöön tämän vuoden alussa.

Tulorekisterin tarkoituksena on harmaan talouden kitkeminen ja se, että palkkatietojen tarvitsijat kuten Verohallinto, vakuutusyhtiöt, Kela ja työllisyysrahasto saisivat tiedot mahdollisimman ajantasaisesti.

Uuden järjestelmän käyttöön ottamiseen on Rahkalan mukaan liittynyt ja liittyy paljon ongelmia, vaikka asiaa on valmisteltu pitkään.

– Meillä työmäärä on lisääntynyt tammikuussa tulorekisterin takia todella paljon. Tähänastisen kokemuksen perusteella arvioin, että palkkailmoitusten määrä nousee järjestelmän myötä noin viisinkertaiseksi aikaisempaan verrattuna, Rahkala sanoo.

Hänen kokemuksensa on se, että tulorekisterin ruuhkaisuuden takia ilmoitukset eivät tahdo mennä perille. Jos menevätkin, niin perillemenosta ei tule ilmoitusta. Ihan yksinkertaiselta tulorekisteri ei näytä edes siitä kertovalla Verohallinnon Youtube-videolla (siirryt toiseen palveluun).

Järjestelmät eivät vielä seurustele keskenään

Teoriassa järjestelmä mahdollistaa palkkailmoituksen lähtemisen palkkaohjelmistoista teknisen rajapinnan kautta automaattisesti tulorekisteriin.

Käytännössä tulorekisterijärjestelmän rajapinnat eivät vielä aina toimi eikä niitä kaikissa palkkaohjelmissa ole ollenkaan.

Tulorekisterin tukkoisuuden ja muiden alkuongelmien Rahkala uskoo kuitenkin korjaantuvan ajan kanssa, vaikka alan yrittäjille keskeneräisenä lanseeratusta järjestelmästä on koitunut paljon ylimääräistä työtä, painetta ja harmaita hiuksia.

Tilit tasan -tilitoimiston toimitusjohtaja Rahkalan huolen kohteena ovat paljon isommat asiat.

Tulorekisteri edellyttää yritysten palkanmaksujen ilmoittamista viiden päivän sisällä tapahtumasta. Erillisiä palkkaennakkoja järjestelmä ei tunnista, vaan myös toisesta palkkapäivästä pitää tehdä ilmoitus erikseen.

Palkkaennakot historiaan?

Palkkaennakon käsittely joka kerta erikseen ilmoitettavana palkkana on ongelma paitsi satunnaista palkkaennakkoa eli "kottia" tarvitseville, mutta lisäksi firmoissa, joissa kuukauden toinen palkkapäivä on ollut virallisesti ennakkoa.

– Monessa yrityksessä on pitkään ollut käytössä palkkaennakot. Ne on kirjattu työsopimukseen tai työehtosopimukseen eikä niistä välttämättä lähdetä luopumaan tulorekisterin vuoksi, Rahkala sanoo.

Tyypillisiä aloja, joilla tällaista käytäntöä on sovellettu, ovat Rahkalan mukaan rakennusala, maanrakennusala ja esimerkiksi leipomot.

Mitään alarajaa ilmoitettaville summille ei ole

Marjo Björk, viestintäpäällikkö, Tulorekisteri-hanke

Tulorekisterin ylläpitäjä ei näe palkkaennakkoasiassa ongelmaa.

– Sehän on työnantajan asia, kuinka usein hän palkkaa maksaa. Mutta aina täytyy tulorekisteriin tehdä ilmoitus viiden vuorokauden sisällä, sanoo Verohallinnon alaisuudessa toimivan Kansallisen tulorekisterihankkeen viestintäpäällikkö Marjo Björk.

Hänen mukaansa palkkojen ilmoittamisen automatisointiin tähtäävä uudistus on lähtenyt hyvin käyntiin.

Björkin mukaan noin 80 prosenttia ilmoituksista on jo tullut automaattisesti palkkajärjestelmien ja tulorekisterin väliin rakennettujen teknisten rajapintojen kautta.

Teoriassa kehittyneet ohjelmistot mahdollistavat palkkailmoituksen lähtemisen teknisen rajapinnan kautta automaattisesti tulorekisteriin. Käytännössä tässä on Rahkolan mukaan vielä suuria ongelmia.

–Täydellinen automatisointi ei ole realismia. Jonkun täytyy aina syöttää tiedot järjestelmään, sanoo Rahkala.

Ilmoitusten määrä moninkertaistuu

Aikaisemmin työnantajat tekivät palkkatietoilmoituksen kerran vuodessa neljään eri paikkaan eli Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työllisyysrahastolle ja työtapaturmavakuutusyhtiöille.

Björk korostaa sitä, että vuoden vaihteesta lähtien ilmoitus on pitänyt tehdä vain yhteen paikkaan, eli tulorekisteriin.

Tämä pitää kuitenkin tehdä joka palkanmaksutapahtuman jälkeen. Mikä moninkertaistaa käsin tehtävien ilmoittamiskertojen määrän, jollei yrityksellä ole digitaalisen palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välistä teknistä rajapintaa.

Tilit tasan -tilitoimiston toimitusjohtaja Johanna Rahkala kaipaa selkeitä parannuksia tulorekisteriin.
Tilitoimistoyrittäjä Johanna Rahkalan mukaan tulorekisteri ja todellisuus eivät kohtaa. Yrittäjät arastelevat kuitenkin arvostella verohallintoa. Niinpä hän puhuukin monen muunkin yrittäjän puolesta.Timo Nykyri/ Yle

Läpinäkyvyyden ja reaaliaikaisuuden parantamiseksi tehty uudistus tarkoittaa pikkufirmassa sitä, että entisen muutaman ilmoituksen sijasta niitä pitää tehdä vähintään noin 40 vuodessa.

Järjestelmä ei Rahkolan mukaan hahmota palkkaennakkojen laajuutta ja merkitystä pienissä firmoissa.

– Pienyrittäjät saattavat nostaa firmastaan omaa palkkaansa useamman kerran kuukaudessa sen mukaan, miten firman tilillä rahaa sattuu olemaan. Kertoja voi olla jopa kaksikymmentä kuukaudessa. Nyt jokaisesta palkan nostosta olisi tehtävä palkkalaskelma ja tulorekisteri-ilmoitus, sanoo Rahkala.

Järjestelmä pakottaa yrittäjän digi-maailmaan

Käytännössä järjestelmä edellyttää yrittäjiltä siirtymistä digitaaliseen palkkahallintoon, mitä moni pienyrittäjä on nimenomaan kaihtanut, koska kokee sen vaikeaksi.

Pienet yritykset ovat vaikeuksissa. Tulorekisteri lisää hallinnollista taakkaa ja työmäärää pienissä yrityksissä ja tilitoimistoissa. Monet yritykset hoitavat itse palkkahallinnon ja tilitoimisto puolestaan tilinpidon yrittäjän kuukausittain toimittavien paperidokumenttien pohjalta.

On paljon yrittäjiä, jotka eivät käytä tietokonetta tai älypuhelinta. Toisilla taas ei ole varaa hienoihin automaattisiin palkanmaksujärjestelmiin.

– Heitä ei ole huomioitu tässä ollenkaan. Palkkatietojen syöttö manuaalisesti tulorekisterin verkkolomakkeelle on hankalaa ja aikaa vievää, joten se ei ole järkevä eikä taloudellinen vaihtoehto, sanoo Rahkala.

ViestintäpäällikköBjörkmyöntää, että järjestelmä ohjaa yrityksiä digitaaliseen palkkahallintoon ja ylipäätään digitaaliseen maailmaan.

– Jos yrityksen palkkajärjestelmän ja tulorekisterin väliin ei ole rakennettu teknistä rajapintaa tai digitaalista palkkajärjestelmää ei ole, ilmoittaminen on kätevintä hoitaa maksuttoman palkanlaskentaohjelman (palkka.fi) kautta, mutta se vaatii tietokoneen tai älypuhelimen, sanoo Björk.

Erotuomarin palkkiotkin on ilmoitettava viiden vuorokauden sisällä

Samoin esimerkiksi urheiluseuroissa joudutaan ongelmiin käteismaksujen kanssa.

– Se 15 euron tuomaripalkkio on maksettu siinä kentän laidalla ja ilmoitettu kaikki tuomaripalkkiot yhtenä summana kuukauden päätyttyä verottajalle. Nyt jokainen pikkumaksu käsitellään erillisenä palkanmaksuna, josta pitää tehdä ilmoitus viiden päivän sisällä, Rahkala kertoo.

Kansallisen tulorekisterihankkeen viestintäpäällikkö Marjo Björk vahvistaa tämän.

– Kaikki tällaiset palkat ja palkkiot ilmoitetaan tulorekisteriin viiden vuorokauden sisällä tapahtumasta. Mitään alarajaa ilmoitettaville summille ei ole, Björk sanoo.

Tämä on tehty tosi vaikeaksi vanhan liiton yrittäjille

Johanna Rahkola, toimitusjohtaja, tilitoimisto Tilit tasan

Rahkala kaipaisi tulorekisteriin ainakin muutamia selkeitä parannuksia, jotta se sopeutuisi paremmin rinnakkaiseloon todellisuuden kanssa.

Viiden vuorokauden ilmoitusaika on hänen mukaansa kohtuuttoman lyhyt. Siihen lasketaan mukaan myös viikonloput.

Byrokratiaa pitäisi muutenkin saada hänen mielestään karsittua uudesta järjestelmästä.

– Esimerkiksi matka- ja palkkaennakoita ei ole järjestelmän toimivuuden takia tarpeen ilmoittaa erikseen. Kuukausikohtaisten ilmoitusten pitäisi riittää, sanoo Rahkala.

Uudet järjestelmät mullistavat tilitoimistoalan

Rahkolan mielestä tänä vuonna käyttöön otettu tulorekisteri ja muutaman vuoden päästä toteutuva arvonlisäverotuksen ilmoittamisen muutos ajavat alan toiminnan isojen toimijoiden käsiin. Ainoastaan isoilla taloilla on varaa jatkossa hoitaa yritysten talous- ja palkkahallintojärjestelmiä.

– Tämä on tehty tosi vaikeaksi vanhan liiton yrittäjille. Pienillä tilitoimistoilla on paljon pienyrittäjiä asiakkaina. He tuovat paperit kerran kuussa tilitoimistoon, koska perinteinen tapa on edullisin ja heille yksinkertaisin, sanoo Rahkala.

Tilitoimistojen ohjelmistokulut nousevat moninkertaisiksi ja ne olisi pysyttävä siirtämään asiakkaiden maksettavaksi. Samaan aikaan uudessa sähköisessä järjestelmässä asiakas tekee osan työstä itse.

– Niinhän se meille markkinoitiin, että voitte ottaa lisää asiakkaita ja laskutatte edelleen saman verran, Rahkala sanoo.

Lue myös:

Mikä ihmeen tulorekisteri? Yritysten pitää ottaa uusi järjestelmä käyttöön jo vuodenvaihteessa – vain osa on siihen valmis

Tietosuojavaltuutettu: Isoilta järjestelmähankkeilta puuttuu ohjaus – "Meillä on tässä maassa kova usko erilaisiin rekistereihin"

Uusi tulorekisteri kerää miljoonien suomalaisten tietoja yhteen paikkaan – Verottaja rauhoittelee: Tietojen käyttäminen tarkkaan rajattua