Avokonttoreille on tullut suosittu vaihtoehto, mutta sitäkin käytetään usein väärin: "Ei tee auvoisaksi kaikissa paikoissa"

Monitilatoimistot yleistyvät nopeasti Suomessa, mutta tuoreen väitöksen mukaan ne pitäisi suunnitella nykyistä paremmin.

työtilat
Elisan tiloja Kokkolassa.
Monilla työpaikoilla erotetaan nykyään työskentelytilat palaverihuoneista ja hiljaisesta tilasta. Kalle Niskala / Yle

Yhä useampi suomalainen tekee töitä avokonttorin sijaan monitilatoimistossa. Monitilatoimistossa on erilliset tilat esimerkiksi hiljaiselle työskentelylle ja palavereille.

Diplomi-insinööri Miikka Palvalin on tutkinut väitöskirjassaan, miten työtilat voisi suunnitella mahdollisimman toimiviksi. Väitöskirja tarkastetaan Tampereen yliopistossa perjantaina.

– On huomattu, etteivät varsinkaan avokonttorit ole hälyisyyden ja rauhattomuuden takia hyviä, jos työtehtävä vaatii keskittymistä. Yksi ratkaisu on monitilatoimisto, jossa ei ole omia työpisteitä. Työntekijät vaihtavat työpistettä sen mukaan, millainen tehtävä heillä on.

Palvalin arvioi, että avokonttori on vielä yleisempi kuin monitilatoimisto. Monitilat yleistyvät kuitenkin nopeasti.

– Esimerkiksi valtionhallinnossa on siirretty uusissa paikoissa monitilatoimistoon samoin kuin yksityisellä sektorilla.

Työhuoneesta voi tulla turvapesä

Muutos ei ole ihan kivuton. Isoin muutos on niillä, joilla on ollut oma työhuone, josta on tullut ikään kuin turvallinen pesä.

– Muutos on iso erityisesti, kun ei ole omia nimettyjä työpisteitä. Jos olet tullut parhaimmillaan 30 vuotta aamulla istumaan aina samalle paikalle, etkä enää saakaan tulla, totta kai se aiheuttaa muutosvastarintaa ja uuden opettelua.

Jenna Salo suosikkipaikassaan.
Kuvituskuva. Kalle Niskala / Yle

Työntekijän persoonallisuus vaikuttaa siihen, miten iso muutos on.

Monitilatoimisto onnistuu tutkijan mukaan sitä paremmin, mitä paperittomampi toimisto on. Työvälineille ja papereille pitää ainakin olla säilytystilat.

Ristiriitaisia tutkimuksia

Monitilatoimistoja käytetään Palvalin mukaan usein väärin. Ihmiset istuvat samoilla paikoilla, vaikka voisivat tehdä töitä myös hiljaisessa työtilassa. Monitilatoimisto sopii Palvalin mukaan niihin töihin, joissa on paljon liikkumista.

– Monitilatoimisto ei tee auvoisaksi kaikissa paikoissa. Se soveltuu huonoiten, jos tehdään koko viikko samanlaista työtehtävää omalla koneella.

Monitilat säästävät usein varoja, koska työpisteitä tarvitaan vähemmän. Tietotyö on koko ajan liikkuvampaa; sitä voi tehdä kotona, junassa, kahvilassa ja toimistossa. Siksi monitilat yleistyvät.

– Käyttöaste eli työpisteiden tarve voi olla 50 prosenttia tai jopa alle.

Monitilatoimistojen vaikutuksia on tutkittu Palvalinin mukaan vähän ja tulokset ovat osin ristiriitaisia.

– On tutkimuksia, joissa on saatu positiiviisia tuloksia. Mutta on myös tutkimuksia, joissa todetaan, ettei se ole hyvä.

Mittaukset tärkeitä

Siirtyminen monitilatoimistoihin epäonnistuu yleensä siksi, että muutosta ei ole suunniteltu tarpeeksi. Työnantajan pitää ymmärtää työn luonne, mitä työntekijät tekevät.

Palvalin kehitti kyselytyökalua tätä varten. Tätä SmartWoW-työkalua on hyödynnetty tähän mennessä jo yli 40 organisaatiossa ympäri Suomen tukemaan erityisesti siirtymistä monitilatoimistoon.

– Onnistunut siirtymä monitilatoimistoon vaatii hyvän käsityksen siellä tehtävän työn luonteesta ja vaatimuksista. Mittaamisella on keskeinen rooli tämän tiedon tuottamisessa suunnittelun tueksi. Oikein käytettynä mittaukset auttavat myös johtoa viestimään tavoitteista ja osallistavat työntekijöitä mukaan muutosprosessiin, Palvalin kertoo.

Miikka Palvalinin tietojohtamisen alaan kuuluva väitöskirja Measuring Knowledge Work Performance in the New Ways of Working Context (siirryt toiseen palveluun) tarkastetaan Tampereen yliopiston tekniikan ja luonnontieteiden tiedekunnassa perjantaina.

Lue lisää:

Jenna Salo palasi etätöistä työpaikalle, kun tilat pantiin uusiksi – tutkimusten mukaan tuottavuus kasvaa, kun työhyvinvointiin satsataan

Koodarit heräsivät aivojen työkuormaan: "Avotoimiston hälyisyys on salakavala aika- ja energiasyöppö"

Suomalaiset sullotaan monitilatoimistoihin, vaikka kaikille se ei sovi – "Titteli ei kerro minkälaisen työtilan ihminen tarvitsee"