Negatiivinen viestintä koulujen Wilmassa aiheuttaa mielipahaa ja turhautumista – näin vältät pahimmat sudenkuopat sähköisessä viestinnässä

Kohteliaisuus ja positiivisuus on syytä pitää mielessä myös silloin, kun on ikävää sanottavaa.

viestintä
Oppilas tekee koulutehtävää.
Antti Karhunen / Yle

Yle on tänään keskiviikkona kerännyt lukijoiden kokemuksia Wilmasta. Se on sovellus, jota käytetään opettajien, vanhempien ja oppilaiden väliseen yhteydenpitoon. Lähes kaikki Suomen kunnat käyttävät Wilmaa, joten se on kiinteästi mukana monien suomalaisten arjessa.

Eilen tiistaina Wilman mobiilisovellus palkittiin kansallisessa Best Mobile Service -kilpailussa, jossa Wilma voitti yleisen hyötypalveluiden sarjan.

Ylen saamien lukijakommenttien mukaan sovellus kuitenkin jakaa ihmisten mielipiteitä. Lisäksi monilla meistä on paljon opittavaa nopeiden sähköisten viestintäkanavien käytöstä. Jos viestiään ei osaa muotoilla hyvin, se ei toimi, olipa kanava tai alusta mikä hyvänsä.

Kokosimme tähän juttuun joitakin lukijoiden kommentteja ja pyysimme viestintäasiantuntija Katleena Kortesuota kertomaan, mikä sähköisessä viestinnässä voi mennä pieleen ja miten siinä voi onnistua. Kahden koululaisen äitinä hänellä on myös henkilökohtaista kokemusta sovelluksesta.

Joitakin alkuperäisiä lukijakommentteja on lyhennetty ja stilisoitu.

Negatiivinen palaute hiertää välejä

Osa lukijoiden kommenteista koskee sitä, että Wilman kautta on välitetty heille enimmäkseen negatiivista tai jopa alatyylistä palautetta. Tässä yksi esimerkki:

"Pääkaupunkiseudun kehyskunnassa asuessamme opettajat käyttivät Wilmaa oksennuskanavana. Vain ja ainoastaan negatiivisia viestejä tuli monta vuotta. Useimmat viesteistä olivat täysin aiheettomia. Ne käsittelivät tilanteita, jotka ammattitaitoinen opettaja olisi ratkonut oppilaan kanssa noin minuutissa. Kerroimme opettajille lukuisia kertoja, että emme halua raskaan työpäivän jälkeen lukea viestejä heidän pahasta olostaan. Lopulta lopetimme Wilman käytön ja ilmoitimme kouluun, että jos on jotain asiaa, niin laittakaa paperilappu oppilaan mukaan. Täällä maakunnassa käyttö on sujunut ja viestit ovat olleet asiallisia."

Ei kukaan kasva pelkällä piiskalla, vaan ihminen kasvaa porkkanalla.

Viestintäasiantuntija Katleena Kortesuo

Kortesuon mukaan opettajille olisi hyvä antaa vuorovaikutuskoulutusta ja sähköiseen viestintään liittyvää koulutusta. Näitä oppeja voitaisiin myös jakaa vanhemmille vanhempainilloissa. Tämä parantaisi sovelluksen käyttökokemusta kodeissa.

– Näitä opettajia on ollut aina. On kyseessä sitten vanhan ajan reissuvihko tai nykyajan Wilma, niin ne ovat täynnä moitteita. Silloin opettaja on ymmärtänyt oman kasvatustehtävänsä väärin. Ei kukaan kasva pelkällä piiskalla, vaan ihminen kasvaa porkkanalla, Kortesuo sanoo.

Joskus on toki syytä antaa sellaistakin palautetta kotiin, että asiat eivät ole menneet ihan putkeen koulussa. Kortesuo antaa muutaman vinkin, miten viesti kannattaa silloin muotoilla.

  • Kun viestit negatiivisesta asiasta, käytä sen muotoiluun enemmän aikaa kuin kehujen kertomiseen
  • Anna samassa viestissä myös positiivista palautetta. Tuo esille jotain hyvää lapsesta
  • Sähköinen viestintä on lyhyttä, nopeaa ja tehokasta. Pitkiä sanoja voi lyhentää. Esimerkiksi "todennäköisesti" voi kirjoittaa muotoon "tod.näk." Älä silti jätä pois kohteliaisuuksia, kuten tervehdyksiä ja kiitoksia
  • Kiinnitä huomiota oikeaan kielioppiin
  • Muista hymiöt ja emojit. Ne luovat positiivista tunnetta
  • Älä viesti vihaisena. Silloin et pysty vastaanottamaan toisen viestiä, etkä muotoilemaan omaasi oikein
  • Juttele vaikka kollegoiden kanssa ja anna vihasi laantua, että pystyt viestimään asiallisesti

Viestiä pukkaa

Lukijakommenteista käy ilmi, että eri opettajat käyttävät Wilmaa vaihtelevin tavoin:

"Eroja on paljon opettajien ahkeruudessa ja tavassa viestittää koulun tapahtumista. Tämä kuitenkin on asia, joka ei ole riippuvainen siitä, onko käytössä Wilma, joku muu järjestelmä tai reissuvihko."

Myös viestittelyn määrä ja ajankohta nousivat esille:

"Alun opettelun jälkeen Wilma on ollut meillä ainakin ihan hyvä ja yhteydet opettajiin toimivat. Joskus toivoisin, että päivän kaikki tuntimerkinnät tulisivat sovitusti johonkin kellonaikaan vaikka koulun päätyttyä, eikä pitkin päivää."

Kortesuo muistuttaa, että vaikka sähköiset viestit kulkevat nopeasti, niitä ei tarvitse seurata jatkuvasi vaan silloin, kun itselle sopii.

– Kukaan ei odota vanhemmilta, että jokaiseen viestiin reagoidaan heti. Emme me ole mitään jäniksiä, jotka olisivat toisten ihmisten tai sovellusten pompoteltavissa.

Sovellustekniikkaa kiitetään ja haukutaan

Sovellustekniikka kerää niin hyvää kuin huonoa palautetta lukijoilta.

"Meillä Wilma on tärkein yhteydenpitoväline. Viestit opettajalta, nekin joista murkku ei halua tai unohtaa sanoa, kulkevat vanhemmille ja päinvastoin. Ehdottoman hyvä nykypäiväinen mobiilisovellus."

"Sovellusteknisesti Wilma ei ole käyttäjän näkökulmasta kovin hyvälaatuinen, mikä rajoittaa merkittävästi kommunikaatiota."

"Monet opettajat ovat ratkaisseet asian siten, että eivät käytä sovellusta kodin ja koulun väliseen viestimiseen, vaan mieluummin soittavat puhelimella. Vaihtoehtoisesti viestit ovat todella lyhyitä, keskittyen pelkästään asian ytimeen. Negatiivisia asioita käsiteltäessä tämä kasvattaa asioiden negatiivisuutta."

Mikään tekstipohjainen kanava ei koskaan ole täysin rikas, koska siitä puuttuvat äänensävyt.

Viestintäasiantuntija Katleena Kortesuo

Kortesuo kuuluu itse siihen joukkoon, joka ei anna kiitosta sovelluksen tekniselle laadulle. Hänen mukaansa sähköinen viestintä on kuitenkin aina jokseenkin köyhää sovelluksesta riippumatta.

– Viestintäkanavat voidaan jakaa köyhistä rikkaisiin. Mitä rikkaampi kanava, sitä lähempänä se on kasvokkain tapahtuvaa viestintää. Se on ajantasaista, ja siinä ovat mukana eleet ja ilmeet. Köyhintä viestintää ovat savumerkit ja morsetus, joissa on todella suppeat viestintämahdollisuudet.

Vaikeissa asioissa Kortesuo kehottaa käyttämään mahdollisimman rikasta viestintäkanavaa, jotta viesti tulee ehjänä vastaanottajalle.

– Mikään tekstipohjainen kanava ei koskaan ole täysin rikas, koska siitä puuttuvat äänensävyt, ja toinen osapuoli voi olla esimerkiksi lukihäiriöinen. On ihan perusteltua hoitaa joitakin asioita puhelimessa tai sopia tapaaminen kasvokkain.

– Itse laittaisin Wilmassa viestin, että: "Hei, nyt on ollut pikkuisen häiriöitä oppitunnilla. Voisinko soittaa, että juteltaisiin asiasta tai pääsisitkö käymään?"

Reissuvihko takaisin

Joissakin kommenteissa lukijat kaipaavat entisaikojen reissuvihkoa takaisin, mutta niihin aikoihin ei taida olla paluuta. Jotkut ovat silti sanoutuneet irti sovellusten käytöstä.

"En ole käynyt Wilmassa kolmeen vuoteen. Opettajat tietävät sen ja antavat lapsille tärkeät asiat paperilla mukaan tai pyytävät kertomaan vanhemmille kotona. Homma on toiminut hienosti. Yleensäkin kaikki "sähköinen" on vastenmielistä. Toinen tykkää, toinen ei."

"Perinteistä reissuvihkoa ei voita mikään. Wilma on nykyaikaa, ja sille ei voi mitään. Aluksi sen kanssa oli hankaluuksia, mutta nykyään se toimii hyvin."

Lue myös:

Helsinki luopuu koulujen Wilma-järjestelmästä muutaman vuoden sisällä – parin miljoonan käyttäjän Wilma ei lähtenyt mukaan kaupungin kilpailutukseen

Wilma-sovellus on kiinteästi mukana koululaisten, vanhempien ja opettajien arjessa – kerro meille, mikä viestinnässä toimii tai ärsyttää