Omaisen kuoleman aiheuttamaa asiakirjarallia aletaan vähentää – tavoitteena on tehdä asioinnista nykyistä selvästi sujuvampaa

Virkatodistusten hankkiminen helpottuu jo alkuvuodesta.

perunkirjoitus
Mies on hautausmaalla ja katselee hautakiviä. Hän seisoo kuvan vasemmassa laidassa ja hänestä näkyy vain osa vartaloa ja oikea käsi. Laskeva talvinen aurinko pilkottaa käden kainalosta.
Läheisen kuolema aiheuttaa omaisille usein kuukausia kestävän raskaan jakson, kun lukuisia asiakirjoja täytyy tilata ja toimittaa eteenpäin eri viranomaisille ja pankeille.Marja Väänänen / Yle

Läheisen kuolemasta aiheutuu omaisille usein kuukausien pituinen virkatodistusten hankkiminen ja valtakirjojen pyytäminen eri tahoilta.

Surun keskellä tällainen asiakirjasavotta on raskas ja monelle myös käsittämättömän monimutkainen prosessi.

Vainajan asioita on alettava järjestää (siirryt toiseen palveluun) miltei heti kuoleman jälkeen, sillä esimerkiksi pankkien kanssa on sovittava maksuliikenteestä ja tilien käyttöoikeuksista.

Lisäksi on ryhdyttävä hankkimaan virkatodistuksia perunkirjoitusta varten.

– Virkatodistusten tilaaminen on ylivoimaisesti työläin ja aikaa vievin tehtävä, koska sukuselvityksen pitää olla katkeamaton 15 ikävuodesta alkaen. Maistraateissa ja seurakunnissa yhden todistuksen toimitusaika voi olla jopa viisi viikkoa. Usein kolmen kuukauden määräaika ei riitä selvityksen tekemiseen ja verottajalta pitää pyytää lisäaikaa, asianajaja Ulla-Riitta Kylli kertoo.

Asianaja Ulla-Riitta Kylli istuu toimistossaan ikkunan äärellä.
Asianajaja Ulla-Riitta Kylli on huomannut, että virkatodistusten toimitusaika on jälleen pidentynyt entisestään. Yhden todistuksen kohdalla odotusaika voi kestää kuukauden.Marja Väänänen / Yle

Toisinaan työllistää myös testamentti, tai pikemmin sen etsiminen. Testamentin tallettamisesta ei ole sen kummempia säädöksiä saati vaatimuksia sen virallisesta rekisteröimisestä.

Moni pitää testamenttia kotonaan, toiset vievät sen pankin tallelokeroon. Jos testamentti löytyy, kiistaa voi tulla siitä, onko kyseinen testamentti varmasti vainajan viimeinen tahto. Onko jossain vielä toinen, myöhemmin tehty testamentti?

– Olisi hyvä, että testamentit rekisteröitäisiin esimerkiksi samalla tavalla kuin avioehdot. Silloin testamentin olemassaolon ja sisällön voisi tarkistaa tietystä paikasta, käräjäoikeudesta tai maistraatista, Kylli sanoo.

Pieni posliinienkeli on aseteltu istumaan muistomuurin tiilten väliseen aukkoon.
Omaisille asiakirjojen odottelu ja asioiden hidas eteneminen on raskasta, koska lähiomaisen kuolema on muutenkin voimia koetteleva kokemus.Marja Väänänen / Yle

Omaisten on usein vaikea käsittää hidasta perunkirjoituksen prosessia, ja siksi tehtävä annetaankin helposti rutinoituneille juristeille, jotka hoitavat työn alusta loppuun.

Asianajaja Ulla-Riitta Kyllin kohdalla perunkirjoituksen asiakirjaruletti on kestänyt pisimmillään vuoden.

Hitaasti etenevän prosessin perussyy on se, että perunkirjoitukseen ja pankkiasiointiin vaadittavat asia- ja valtakirjat vaaditaan edelleen paperisina. Paperien kanssa toimiminen on alkanut turhauttaa niin verottajaa kuin pankkejakin.

Johtava asiantuntija Timo Tuominen seisoo Finanssialan toimistorakennuksen vastaanottoaulassa kannettava tietokone käsissään.
Timo Tuomisen mielestä on kaikkien etu, että valtakirjojen kirjoittelua ja omaisten konttorikäyntejä voitaisiin vähentää, kun vainajan pankki- ja vakuutusasioita selvitellään.Marja Väänänen / Yle

– On hirveä hallinnollinen taakka selvittää, kuka saa käyttää [vainajan] tilejä ja mitä laskuja tileiltä voidaan maksaa. Tai selvittää, kenelle saa antaa rahaa ja kuinka pitkään e-laskuja pidetään voimassa. Tästä kaikesta on tuskaa kaikille osapuolille, Finanssialan johtava asiantuntija Timo Tuominen sanoo.

Tuskan vähentämiseksi eri viranomaiset ovat nyt ryhtyneet talkoisiin kuoleman aiheuttaman paperisodan vähentämiseksi.

Tavoitteena on muutaman vuoden aikana päästä siihen, että asiakirjojen tilaaminen ja edelleen toimittaminen hoituisi – jos ei nyt yhdeltä luukulta – niin kuitenkin paljon nykyistä vähemmillä puhelinsoitoilla ja konttorikäynneillä. Siis nykyistä enemmän sähköisesti.

– Tarkoitus on poistaa turhaa asiointia eri viranomaisissa ja tehdä prosessista sellainen, että asiakas pystyy hoitamaan kokonaisuuden kerralla, kehittämisen asiantuntija Jukka Kyhäräinen Verohallinnosta kertoo.

Verohallinnon kehittämisen asiantuntija Jukka Kyhäräinen seisoo kahden suuren maalauksen edessä ja katsoo ikkunan läpi kaukaisuuteen.
Jukka Kyhäräisen mukaan perunkirjoituksiin liittyvä paperisten asiakirjojen määrä on huomattavan iso, mikä hidastaa tuntuvasti asoiden hoitamista.Marja Väänänen / Yle

Karsimistyötä tehdään isolla joukolla, sillä asiakirjaruletissa on monta osapuolta. Verohallinto, Väestörekisterikeskus, Kela, maistraatit, pankit, vakuutusyhtiöt ja monet muut tahot ovat jo pitäneet palaverin jos toisenkin, joissa on käyty läpi pahimpia byrokratian kivikoita. Pientä edistystäkin on jo saatu aikaan.

– Seurakuntien sukuselvityspilotti on saatu käyttöön muutamilla alueilla. Ensi vuonna on jo mahdollista tilata virkatodistuksia sukuselvitystä varten yhdestä paikasta koko valtakunnan kattavasti. Pilottivaiheen jälkeen tämä mahdollisuus laajenee pikkuhiljaa muille alueille ja lopulta koko valtakuntaan, Jukka Kyhäräinen kertoo.

Suomessa kuolee vuosittain yli 50 000 ihmistä, joten viranomaisten pyrkimykset helpottavat todella suurta joukkoa omaisia.