Riitta Uosukaisen, 56, työyhteisö siirtyi nettiin ja pian videopalavereihin alkoi ilmestyä kasvoja – Tutkija: Näin viestit etätöissä

Työkaverin läsnäolo muuttui viesteiksi ja videopuheluiksi, mutta ajan kanssa se voi jopa syventää suhdetta kollegoihin.

työyhteisöt
Matkapuhelinta hipelöidään.
Kännykällä käytettävät pikaviestipalvelut toimivat parhaiten ideointiin tai vapaamuotoiseen keskusteluun.Petri Aaltonen / Yle

Jämsäläinen Riitta Uosukainen on ylpeä työkavereistaan.

Kuten niin moni muu työyhteisö, hänen johtamansa kuusihenkinen kaupungin hallintotiimi on ollut viime viikot ensimmäistä kertaa etätöissä. Puolentoista viikon jälkeen aamupalavereissa uskaltauduttiin kokeilemaan Skypen ääniyhteyden lisäksi myös videota.

– Sieltä ne naamat rupesivat ilmestymään. Teknisiä pulmia ratkotaan, mutta ne selviävät, Uosukainen kertoo.

Epävarmuuteen helpotusta puhumalla

Uosukaisen tiimin jäsenet ovat iältään 60 molemmin puolin ja tottuneet työskentelemään tiiviisti yhteisessä työtilassa. Arkeen on kuulunut työkavereille huikkailu, ja suurin osa työyhteisöstä on aina ollut fyysisesti läsnä.

Ainoastaan Uosukaisella itsellään oli parin viikon kokemus etätyöstä ennen koronan tuomaa poikkeustilaa.

– Toki meillä on ollut sähköposti ja puhelin käytössä tähänkin asti aktiivisesti, mutta videopalaverit ovat meille uutta. Ei ole ollut tarvetta käyttää sellaisia, Uosukainen toteaa.

Riitta näppäilee puhelinta.
Riitta Uosukainen uskoo, että poikkeustila tuo työtapoihin pysyviä muutoksia.Petri Aaltonen / Yle

Muutos on aiheuttanut työporukassa jonkin verran epävarmuutta, kun tuttu ympäristö ja työkavereiden läsnäolo eivät ole tukemassa työpäivän suunnittelua.

Kotona työpäivän rutiinit ovat väistämättä hieman erilaisia, ja osa on kokenut sen haasteelliseksi.

Uosukaisen mukaan kunkin tuntemuksia on käsitelty aamuisin yhteisissä videopalavereissa sen jälkeen, kun työtehtävät on käyty läpi.

– Olemme jutelleet siitä, miltä etätöissä oleminen tuntuu, ja juttelemme siitä niin paljon kuin on tarve, ettei siitä kerry tarpeetonta epävarmuutta. Korona ei muuta sitä, että työasioiden lomassa pystyy puhumaan muustakin kuin työstä.

Perinteisen puhelimen ja sähköpostin sekä videopalaverien lisäksi tiimillä on yhteinen Whatsapp-ryhmä. Siellä viestitellään harvakseltaan lähinnä siitä, jos jollakin on päivän mittaan henkilökohtaisia menoja.

Uosukaisen mukaan käytössä ovat nyt sellaiset viestintävälineet, jotka toimivat tiimille parhaiten.

Arki alkaa sujua ja etätyöhön yritetään sopeutua, vaikka se ei ole kaikille mieluisin työtapa. Yhteydenpito on edelleen tiivistä.

Äänenpainot ja ilmeet katoavat tekstissä

Välineiden kautta viestiminen on erilaista kuin kasvokkain, ja se vaatii totuttelua, toteaa digitaalista viestintää työyhteisöissä tutkinut viestinnän professori Anu Sivunen Jyväskylän yliopistosta.

– Tekstistä ei kuule äänenpainoja eikä näe ilmeitä, ja videoyhteydessäkin kuva on hyvin rajattu eikä läheisyys ole fyysistä, hän sanoo.

Anu Sivunen.
Anu Sivusen mukaan on tärkeää, että etätyövälineiden käyttöön saa tukea ja apua.Simo Pitkänen / Yle

Työyhteisössä voi olla tarve purkaa poikkeustilanteeseen liittyvää hämmennystä ja epävarmuutta. Sivusen mukaan on tärkeää, että siihenkin tarjotaan mahdollisuus.

Yhteishenkeä voi pitää yllä vaikka fyysisesti ollaankin eri osoitteissa.

– Asiapalavereiden lisäksi voisi olla virtuaalikahvitaukoa, ja tiimivetäjän kannattaa välillä kysyä, miten tiimiläisillä menee, Sivunen muistuttaa.

Oikean välineen valinta tärkeää

Uusia viestintämuotoja opetteleva jämsäläinen hallintotiimi on tutkija Anu Sivusen mukaan oikealla polulla. Tärkeää etätöissä viestiessä on juuri sopivimman kanavan valitseminen.

– Esimerkiksi sähköposti toimii hyvin yhdensuuntaisessa tiedottamisessa. Se on virallisempi kuin pikaviesti, ja siihen ei yleensä reagoida heti. Sähköpostin välityksellä syntynyttä väärinkäsitystä ei pysty käymään yhtä nopeasti uudelleen läpi kuin vaikkapa puhelimessa, hän sanoo.

Reaaliaikaiseen ja vuorovaikutteiseen keskusteluun parempia kanavia ovat puhelimen lisäksi chatti tai videoyhteys. Niiden välityksellä voidaan pitää tehokkaita ideointipalavereja ja tarkentavia kysymyksiä on helppo esittää.

Tutkija muistuttaa, että työkaverin viestejä ei kannata ensimmäisenä tulkita negatiivisesti, vaikka sanavalinnat tuntuisivat tylyiltä.

– Jokaisella meistä on omanlaisemme tapa viestiä ja tulkita muiden viestintää, ja kun siirrytään kasvokkaisesta keskustelusta digitaaliseen maailmaan, voi väärinymmärryksiä syntyä helpommin. Esimerkiksi chatissa voi helposti kysyä tarkennusta siihen, mitä toinen on tarkoittanut.

Harkintaa hymiöihin

Sanavalinnat, kirjoitustyyli ja kirjoitustaito vaikuttavat siihen, miten hyvin oman viestintänsä viilaa tilanteeseen ja aiheeseen sopivaksi. Esimerkiksi hymiöiden käyttö voi auttaa tulkitsemaan tunnetiloja, mutta joskus ne voivat johtaa harhaan tai hämmentää.

Myös viestien pituus on vuorovaikutuksen toimivuuden kannalta tärkeä miettiä kuntoon. Jos chatissa kirjoittelu on uutta, saatetaan siellä Sivusen mukaan raapustaa liian pitkiä, sähköpostin omaisia viestejä, jolloin keskustelu ja välihuomioiden tekeminen ei onnistu.

– Pikaviestipalveluissa viestejä voi jaksottaa niin, että toinen saa asiaa luettavaksi sopivasti kerrallaan kuitenkin niin ettei viestejä ole liikaa. Yksi ymmärrettävä kokonaisuus tai kappale yhteen viestiin on hyvä periaate.

Toisen ihmisen viestintätavat oppii Sivusen mukaan tuntemaan teknologian välityksellä hitaammin kuin kasvotusten, mutta pikkuhiljaa huumori ja ironiakin voivat löytää tiensä viestittelyyn.

– Aiemmin luultiin, että syvällisten vuorovaikutussuhteiden syntyminen on mahdollista vain kasvokkaisessa viestinnässä, mutta uudempi tutkimus on osoittanut, että teknologian välityksellä voimme muodostaa jopa syvällisempiä suhteita kuin kasvotusten, tutkija kertoo.

Viestit voivat välillä odottaa

Jos työyhteisössä on paljon jäseniä, voivat ryhmächattiin kilahtelevat viestit häiritä merkittävästikin työhön keskittymistä. Sivunen kannustaa johtamaan itseään. Siihen kuuluu myös viestien lukemisen jaksottaminen.

– Viesti-ilmoitukset on hyvä laittaa pois päältä, jos haluaa keskittyä työhön. On osittain myös viestin lähettäjän vastuulla ottaa yhteyttä vaikkapa puhelimitse, jos pikaviestien välityksellä ei saa toista kiinni ja asia on kiireellinen. Kukaan ei voi koko ajan olla katsomassa chattiin tulevia viestejä, jos niitä tulee paljon, tutkija muistuttaa.

Jämsäläistä Riitta Uosukaista ajatus jatkuvasti laulavasta ryhmächatista naurattaa.

– Meillä ei todellakaan ole sellaista ongelmaa. Kyllähän tämä voisi lähteä valikoiman paljoudessa laukalle, mutta me emme anna sen häiritä vaan pidämme tolkun päässä, hän toteaa.

Työkulttuuriin pysyviä muutoksia

Alkukankeudesta huolimatta Uosukainen näkee poikkeustilassa jotain hyvääkin, sillä uusi tilanne on pakottanut tarkastelemaan myös toimintatapoja uudesta näkökulmasta.

Kunnissa se voi Uosukaisen mukaan tarkoittaa suuriakin muutoksia.

– Normaalissa tilanteessa kunnissakin pyöritellään papereita, tulostetaan, skannataan, postitetaan ja haetaan allekirjoituksia. Nyt meidät on pakotettu miettimään, miten työvaiheista selvitään ilman sitä kaikkea. Silloin joutuu tutkimaan vaihtoehdot huomatakseen, että jokin tapa voi olla parempi kuin se vanha.

– Väitän, että tämä poikkeustila pakottaa meidät hiomaan käytännöistämme niin hyviä, että osa niistä jää elämään jatkossakin, Uosukainen toteaa.

Samaa ennustaa tutkija Anu Sivunen. Uusia työtapoja on jouduttu ottamaan niin laajasti haltuun, että etätyön hyödyt huomataan nyt varmasti.

– Jos etätyötä ei ole aiemmin kokeiltu vaikkapa johdon tai työyhteisön haluttomuuden takia, tämä aika voi olla silmiä avaavaa, hän arvioi.

Lue myös:

Lue tästä kaikki tuoreimmat tiedot koronaviruksesta

Etätyötä tutkiva professori neuvoo ihmisiä pukemaan päälleen aamuisin: "Tavoitteemme on estää Suomea halvaantumasta"

Etätöitä paiskiva kajaanilainen Teemu Takalo on yksi monista – työrauha löytyy perheen saunasta: "Ei voi valittaa"