Näin kävi, kun videopuhelut tulivat osaksi arkeamme: paidattomia puolisoita, riehuvia lapsia ja ruokaa rinnuksilla – "Eihän kukaan tee sellaista toimistolla"

Kokosimme asiantuntijoiden kanssa helpot ohjeet onnistuneeseen videopuheluun.

videoneuvottelut
Kuvassa on poke bowl -ruoka-annos lohella ja riisillä keittiön pöydällä.
Lounashetki kannattaa ajoittaa muualle kuin videoneuvotteluun, eihän ruokaa yleensä mussuteta tavallisessakaan kokouksessa. Silja Viitala / Yle

Yli miljoona suomalaista on siirtynyt etätöihin. Videoyhteyden avulla käytävät kokoukset ja oppitunnit ovat tulleet kiinteäksi osaksi useimpien koulu- tai työpäivää.

Moni ei kuitenkaan ollut ennen koronaeristäytymisen alkamista soittanut ensimmäistäkään videopuhelua – useiden osallistujien ryhmäneuvotteluista puhumattakaan. Niinpä videopuheluiden tekniikka ja käyttäytymissäännöt voivat olla hakusessa.

Asioiden sujuvoittamiseksi teimme ohjeet onnistuneeseen videoneuvotteluun. Asiantuntijoina toimivat henkilöstö- ja koulujärjestelmiä kehittävän Visma Enterprisen toimitusjohtaja Jukka Holm sekä toimitusjohtaja Timo Jolkin Praecom Oy:sta.

Ennen kokousta

Huolehdi, että yhteys on kunnossa. Se, että video näkyy ja äänentoisto on kunnossa, on jokaisen osallistujan omalla vastuulla.

– Jos tekniikkaa, videonjakoa ja materiaalien esitystä ei testata etukäteen, sen korjaaminen vie paljon arvokasta aikaa kokouksesta, Jukka Holm sanoo.

Etsi mykistysnappi. Toimivan yhteyden lisäksi kannattaa selvittää jo ennen videopuhelun alkua, mistä mikrofoni mykistetään. Avoimeksi jääneestä mikrofonista kuuluvat läpi arkiset kodin äänet, jotka voivat häiritä muita. Videopuhelussa mikrofoni avataan vain silloIn kun on tarve kommentoida.

– Mykistys kyllä unohtuu myös kokeneemmilta videoneuvottelijoilta, ja se pitää vain antaa anteeksi. Päälle jääneestä mikrofonista voi muistuttaa kohteliaasti, Timo Jolkin sanoo.

Tarkista, mitä kamerastasi näkyy. Useimmissa videopuhelupalveluissa on mahdollisuus esikatsella lähettämääsi kuvaa ennen varsinaiseen kokoukseen liittymistä. Keskity erityisesti siihen, mitä – tai ketä – taustallasi näkyy.

– Aivan hiljattain vaimoni pyöri tietämättään neuvottelun taustalla pitkät tovit, Jolkin naurahtaa.

Tarkista myös, että näyt kamerassa kunnolla.

– Ei näytä hyvältä, jos tausta on liian kirkas ja kasvot tummat, Holm muistuttaa.

Aseta kokoukselle selkeä aihe ja tavoite. Mikäli kokouksen tavoite on epämääräinen, tuhlataan siinä helposti osallistujien aikaa. Mieti valmiiksi, ollaanko kokouksessa keskustelemassa, ideoimassa tai tekemässä päätöksiä.

Kokouksen aikana

Tee selväksi, että olet kuulolla. Kuittaukset kaikilta osallistujilta ovat tärkeät teknisesti, mutta sillä on myös psykologinen merkitys: kaikilla on lupa puhua.

– Jokaisen pitää avata mikrofoni ja kommentoida, vaikka kommentti olisi se, että "ei mulla ole tähän mitään sanottavaa."

Kokouksen pitäjät unohtavat usein esittelykierroksen, jos paikalla on uusia tuttavuuksia.

– Kyllä esittelyt tarvitaan myös virtuaalikokouksessa. Voi olla myös hyvä ottaa vähän small talkia alkuun, eikä vaan hypätä heti asiaan, Holm sanoo.

Pidä kamera päällä. Keskusteluyhteyden luominen on vaikeaa, jos ei näe muita osallistujia. Myös non-verbaalinen viestintä jää huomioimatta, jos kasvoja ei näe.

– Kameran sammuttamista huomaa varsinkin Suomessa. Ulkomaalaisten kanssa yleensä on kamerat aina päällä, Jukka Holm sanoo.

Jos osallistujia on todella paljon tai yhdeydet ovat heikot, voi kameran sulkea.

Jätä tilaa keskustelulle. Timo Jolkinin mukaan yleinen virhe on, että yksi paasaa monologiaan, eivätkä muut osallistujat saa suunvuoroa.

– Unohdetaan, että kyseessä on keskustelu.

Jolkin muistuttaa, että kokouksen puheenjohtajalla tai koollekutsujalla on tärkeä tehtävä huolehtia, että kaikki saavat äänensä kuuluviin.

Muista tasa-arvoinen osallistaminen. Kun ihmiset alkavat palailla toimistoilleen koronaepidemian jälkeen, tulee paljon tilanteita, joissa osa kokouksen osallistujista on mukana videoyhteyden kautta. Tällöin on iso riski, että etäosallistujat jäävät paitsioon keskustelussa.

Älä syö neuvottelun aikana. Timo Jolkin tunnustaa itsekin syyllistyneensä kameran edessä syömiseen.

– Olen saanut itsenikin siitä kiinni. Eihän kukaan tee sellaista toimistolla, jos ei kyseessä ole lounastapaaminen!

"Videoneuvottelussa on ihan samat pelisäännöt"

Timo Jolkinilla on 20 vuoden kokemus videoneuvotteluista. Hän ihmettelee usein, miksi niihin ei suhtauduta kuin mihin tahansa muihin kohtaamisiin.

– Videoneuvottelussa on ihan samat pelisäännöt kuin perinteisessä tapaamisessa.

Praecom Oy:n toimitusjohtaja Timo Jolkin haastattelussa.
Praecom Oy:n toimitusjohtaja Timo Jolkin muistelee erästä videokokousta norjalaisten kollegojensa kanssa, jonka aikana hän ojensi kovasanaisesti jälkikasvuaan rauhoittumaan. Palattuaan takaisin kokoukseen hän sai tietää mikrofoninsa olleen päällä koko kurinpalautuksen ajan. Yle

Jolkin uskoo, että videoneuvotteluista tulee pysyvä osa työntekoamme. Myös suhtautuminen videoneuvotteluihin alkaa muuttua arkisemmaksi.

– Videopuhelua pidetään ihan luontevana keinona myös ensikohtaamisiin. Tähän asti sitä on käytetty täydentävänä kokoustamisena tutun porukan kesken.

Jolkinin mukaan videoneuvottelut ovat paljon tehokkaampia kuin perinteiset kokoukset: ne kestävät vähemmän aikaa ja ihmiset ovat täsmällisemmin paikalla.

– Ja ovathan videopuhelut paljon kiinnostavampia, kun ihmiset ovat kodeissaan, Jolkin naurahtaa muhkea kotisohva ja viehättävä lintutapetti taustallaan.

Voit keskustella aiheesta ke 15.4. klo 23.00 saakka!

Lue lisää:

Ylen kysely: Yli miljoona suomalaista siirtynyt etätöihin koronakriisin aikana – heistä noin puolet haluaa jatkaa etätöissä koronan jälkeenkin

Tilaa uutiset koronaviruksesta

Saat Ylen tärkeimmät koronavirusuutiset sähköpostiisi kerran päivässä.

Siirry tilaamaan

Luotettavia koronauutisia nopeasti suoraan puhelimeesi

Lataa Yle.fi-sovellus