Uuden työntekijän perehdyttäminen vaatii etänä kärsivällisyyttä ja aikaa – 5 vinkkiä työn aloitukseen

Etätyö vaatii uudelta työntekijältä vastuun ottamista omasta oppimisesta. Tilanne on haastava myös työnantajalle.

etätyö
Etätyön tekemistä ruokapöydän äärellä.
Uusi työntekijä pitää saada mukaan työyhteisöön ja sitouttaa työkulttuuriin. Asiaan pitää kiinnittää huomiota erityisesti etätyössä.Niko Mannonen / Yle

Yli miljoona suomalaista on siirtynyt etätöihin koronakriisin aikana. Hallitus suosittelee, että etätyötä jatketaan kesän yli. Työpaikoilla ollaan jälleen uuden edessä, kun kesäsijaiset ja -työntekijät perehdytetään työpaikan tehtäviin.

Yksi suurista työnantajista on Kela, jonka asiantuntijat tekevät nyt ratkaisuja kotoaan käsin. Henkilöstöstä noin 70 prosenttia on siirtynyt kotitoimistoihin.

Lisää etätyöntekijöitä on tulossa, kun noin 300 vuosilomansijaista aloittaa työnsä. Lisäksi Kela on palkannut noin 400 uutta työntekijää purkamaan koronakevään aikana syntyneitä hakemusjonoja.

Uudet työntekijät käyvät läpi perehdytysjakson, joka järjestetään Kelan toimitiloissa. Osa perehdytyksestä järjestetään verkkokouluna ja yhteyttä pidetään Skypen videopuhelujen avulla.

– Etätyö on laajaa ja koskettaa monia. Vuorovaikutus vähenee kelalaisten välillä, se on huolena ja siihen yritetään kiinnittää huomiota, sanoo henkilöstöjohtaja Pasi Lankinen.

Asiantuntijat: Varaa tarpeeksi aikaa ja pidä yhteyttä

Talous- ja henkilöstöhallinnon sekä HR:n ja palkanlaskennan palveluyritys Azetsilla on siirrytty kevään aikana niin ikään laajalti etätöihin. Yrityksessä on perehdytetty samaan aikaan useita työntekijöitä ja harjoittelijoita.

Senior HR advisor Johanna Rytivaara kertoo, että kevät on tuonut etätyön konkarille myönteisiä kokemuksia.

– Nyt kun kaikki ovat etänä, ei ole enää paikkakuntia ja välimatkoja. Työskentelen itse Oulusta käsin ja olen ollut tasavertainen tiimini kanssa, Rytivaara kuvailee.

Etäperehdytys tuli ajankohtaiseksi Johanna Rytivaaralle ja HR Advisor Sanna-Kaisa Suopohjalle etätyöhön liittyvän rekrytoinnin ja henkilöarvioinnin myötä. He tiivistävät kokemuksensa viideksi vinkiksi.

1. Kiinnitä huomiota yhteyden luomiseen

Uusi työntekijä pitää saada mukaan työyhteisöön ja sitouttaa työkulttuuriin. Hänelle ei saa jäädä tunnetta, että hänet jätetään yksin.

Tavanomaisessa perehdytyksessä käytetään avainhenkilöitä tai kummeja, jotka ovat etäperehdytyksessä vieläkin tärkeämmässä roolissa. Etäperehdytyksessä kummeja voi olla useampia, jotta uusi työntekijä tutustuu työyhteisöön laajemmin.

2. Muista esimiehen rooli

Esimies ei saa olla liian kiireinen ja etäinen. Hänen pitää olla aidosti kiinnostunut siitä, miten uusi työntekijä perehdytetään uuteen tiimiinsä.

Uusi työntekijä joutuu etätöitä aloittaessaan ottamaan tavallista enemmän vastuuta omasta oppimisestaan. Esimies voi esimerkiksi kysyä ensimmäisen viikon jälkeen, onko uusi työntekijä saanut riittävästi tukea ja minkälaista lisäohjausta hän vielä tarvitsee.

3. Ole suunnitelmallinen

Tietoa pitää jakaa mahdollisimman selkeästi ja perehdytyssuunnitelman tulee olla ajantasalla. Mikä on uuden työntekijän tehtävänkuva ja siihen liittyvät tarpeet?

Ohjeet olisi hyvä jakaa myös työntekijälle etukäteen luettavaksi, esimerkiksi tervetulokirjeen muodossa. Materiaalissa tulisi olla mukana perehdytettävän oman tiimin henkilöiden nimet, työnkuvat sekä yhteystiedot.

Suunnitelmassa on mukana välietappeja, jolloin käydään läpi yhdessä opitut asiat sekä mahdollisia oppimisen tarpeita.

4. Varaa riittävästi aikaa

Perehdyttämiseen täytyy varata etätöissä tavallista enemmän aikaa. Esimerkiksi työkalujen ja ohjelmien opastamiseen menee enemmän aikaa jaetun ruudun välityksellä, kuin vieressä istuessa.

Tavallisessa perehdytyksessä uusi työntekijä voi kysyä asioita spontaanisti, kuten kahvitauon lomassa, mutta etätyössä myös asioiden kysymiseen pitää varata oma aikansa.

Ei riitä, että opetat työtehtävän vain yhden kerran. Etäperehdytyksessä vuorovaikutus on erilaista ja asioita saattaa joutua käymään läpi useammin. Uuden asian oppiminen vie aina aikaa.

5. Muista ystävällinen kommunikointi ja yhteydenpito

Etätöissä tulee kiinnittää entistä enemmän huomiota ystävälliseen viestintään. On kaikkien etu, että uusi työntekijä uskaltaa kertoa, jos hän ei ole ymmärtänyt jotain. Kannusta työntekijää antamaan palautetta perehdytyksestä.

Uusi työntekijä on odotettu lisäapu ja hänellä on usein heti paljon töitä. Mitä vaativampi ja kiireisempi työnkuva on, sitä enemmän alkuun pääsemiseen tarvitaan tukea. Työntekijällä tulee olla tunne, että hän voi aina kysyä neuvoa.

Aiheesta voi keskustella 12.5.2020 klo 23.00 asti!

Lue myös:

Ylen kysely: Yli miljoona suomalaista siirtynyt etätöihin koronakriisin aikana – heistä noin puolet haluaa jatkaa etätöissä koronan jälkeenkin

Kuukausien etätyöskentely voi viedä työmatkakorvaukset – nämä 4 asiaa kannattaa huomioida koronan jälkeen veroilmoituksessa