1. yle.fi
  2. Uutiset
  3. julkinen hallinto

Pandemia teki ison työn valtion puolesta pakottamalla virkamiehet etätöihin – “Tällaista kokeilua ei olisi koskaan voitu tehdä”

Valtion toimitilojen määrä vähenee tulevaisuudessa rutkasti, arvioi projektin vetäjä.

julkinen hallinto
Valtioneuvoston linna talvisena pakkaspäivänä. Suomen valtiolippu liehuu Valtioneuvoston linna katolla Runebergin päivän kunniaksi.
Valtionvarainministeriössä pohditaan, kuinka paljon neliöitä ja virastorakennuksia valtion työntekijät jatkossa tarvitsevat. Valtioneuvoston linnasta tuskin silti luovutaan.Jani Saikko / Yle

Runsas vuosi sitten Hannu Mäkikangas aloitti suuren työrupeaman.

Hänen tehtävänsä oli uudistaa valtionhallintoa, tehdä valtion työpaikoista monipaikkaisia. Mäkikankaan piti vastata kahteen isoon kysymykseen:

Miten valtion työpaikoista saataisiin kiinnostavia?

Ja miten valtion töitä voitaisi tehdä muuten kuin omassa virastossa istumalla, voisiko töitä tehdä etänä ja jopa eri paikkakunnilta ympäri Suomen?

Sanna Marinin hallituksen ohjelma sanoo asiasta näin.

Edistetään uuden teknologian hyödyntämistä tehokkaasti joustavan elämisen, työskentelyn ja yrittämisen mahdollistamiseksi paikasta riippumatta. Valtion työtehtäviä tulee organisoida monipaikkaisuutta ja älyteknologian mahdollistamaa paikkariippumattomuutta hyödyntäen.

Tammikuussa 2020 työ näytti haastavalta.

– Kyseessä oli ajassa oleva ilmiö, joka oli tarkoitus levittää valtionhallintoon, Hannu Mäkikangas sanoo.

Mäkikangas on valtiovarainministeriön johtava asiantuntija ja aloitti helmikuussa 2020 projektin, joka kulki nimellä Monipaikkaisen ja paikkariippumattoman työn edistäminen valtionhallinnossa.

Vaikka valtiolla on suuria monilla paikkakunnalla toimivia virastoja, edessä näytti olevan kamppailu halutonta virkakoneistoa vastaan.

– Valtionhallinnossa oli paljon asenne, että etäily ja monipaikkainen työ eivät sovellu valtionhallintoon “tai ainakaan meidän työhön", Mäkikangas muistelee.

Monessa virastossa etätyötä pidettiin epäilyttävänä ja tehottomana toimintatapana.

Lisäksi vaikea kysymys oli teknologia. Esimerkiksi vanhemmilla asiantuntijoilla ja monilla johtajilla ei ollut osaamista eikä halua oppia etätöiden edellyttämiä valmiuksia.

Sitten tuli koronapandemia.

.

Nainen katsoo kohti kameraa
Yrjö Hjelt / Yle

Pandemia pakotti virkamiehet koekaniineiksi

– Saimme valtavan tuuppauksen takapuoleen, Mäkikangas sanoo.

Muutos, jota Mäkikankaan vetämä työryhmä lähti harkitusti ja hallitusti ajamaan, tapahtuikin vauhdilla ja pakolla.

– Vaikka koronapandemia on kamala asia, meikäläisen kannalta tässä oli hyvääkin. Mäkikangas toteaa.

– Se mikä on ollut mahtavaa, on ollut se, että ikinä ei oltaisi voitu tehdä pilotointia ja kokeilua tämmöisellä massalla, jota nyt on saatu kokeiltua.

Asenteet ovat muuttuneet hallinnossa kahteen suuntaan.

Ne, jotka vastustivat ennen etätöitä, ovat oppineet, että asiat sujuvat etätöissäkin ja teknologia oppiminen ei ole niin suuri juttu.

Samaan aikaan ”ideologisesti etätöitä hingunneet” ovat alkaneet ymmärtää läsnätyön edut.

Virastot vähenevät, konttoreita ei enää tarvita

Mäkikangas kertoo, että nyt virastoille on tehty kyselyä monipaikkatyöstä.

Tulokset ovat olleet hyviä.

Pandemia-aikanakin kutakuinkin kaikki hommat on saatu tehtyä, henkilöstö on ollut tyytyväistä ja sairauspoissaolot ovat vähentyneet.

– Kun työ digitalisoituu, se irtoaa ajasta ja paikasta ja tuo paljon mahdollisuuksia.

Tulevaisuudessa valtion toimitiloja vähennetään. Kun osa ihmisistä tekee etätöitä, ei ole tarvetta niin suurille toimistoille kuin nyt.

“Poliisit tai sotilaat eivät voi siirtyä etätöihin”

Valtiovarainministeriö tekee parhaillaan toimitilastrategiaa vuoteen 2030 saakka.

Mäkikankaan mukaan työlle on tarve.

– Onko tulevaisuudessa esimerkiksi virastoille yhteisiä toimitiloja? Ei voida enää lähteä siitä tilanteesta, että jokaisella virastollla on omat seinänsä ja omat nimikkotilansa, Mäkikangas sanoo.

Valtiolla on noin 75 000 työntekijää. Heistä 40 prosenttia on sellaisissa tehtävissä, joita ei voi hoitaa etänä.

– Poliisi, sotilaat, rajavartijat ja tulli eivät voi tehdä töitään etänä. Pieni enemmistö taas on sellaista, joille monipaikkainen työ tarjoaa muutoksen mahdollisuuksia, Mäkikangas sanoo.

Pietarsaaren virastotalo.
Esimerkiksi poliisin on vaikea tehdä työtään etänä. Kuvassa Pohjanmaan poliisilaitos (arkistokuva).Kalle Niskala / Yle

Edes tämä ei ole niin suuri ongelma. Puolustusministeriön selvityksen mukaan Puolustusvoimien tehtävistä 60 prosentissa sopii etätyö. Puolustusvoimissa on pandemian aikana tehty paljon etätöitä.

Kun pandemia on ohi, etätöihin on jo opittu. Siksi työstä tulee monipaikkaista.

Kyselyn mukaan suurin osa niistä valtion työntekijöistä, joille etätyö on mahdollista, haluavat sitä jatkaa.

Ennen koronaa etätöitä tehtiin valtionhallinnossa tavallisesti noin 4–5 päivää kuukaudessa, nyt työntekijöillä olisi halu tehdä niitä 3–4 päivää viikossa.

– Osalla on paikkasidonnaista töitä, joista osan voi tehdä monipaikkaisesti. On tärkeää tunnistaa se, että erilaiset työnteon tavat ovat tasavertaisia ja ne otetaan huomioon, niin, että kaikilla on hyvät edellytykset olla töissä.

“Kokeneet asiantuntijat pärjäävät etätöissä parhaiten”

Mäkikangas sanoo, että parhaiten etätöihin ovat sopeutuneet kokeneet asiantuntijat.

– Kyllä tämä olettaa erilaista johtamista ja itsensä johtamista. Tekniikka on helposti ja nopeasti opittavissa. Teknologiaa isompi kysymys on kulttuuri. Hankala kulttuurinen kysymys on, miten työyhteisö toimii sellaisessa ympäristössä.

Kokeneet asiantuntijat, jotka osaavat työnsä ja osaavat johtaa itseään, pärjäävät Mäkikankaan mukaan paremmin etätöissä.

Nuoremmat, jotka vasta oppivat asiantuntemustaan, ovat kovemmilla.

Jatkossa työtä tehdään monipaikkaisesti: milloin työpaikalla, milloin etänä, milloin jonkin toisen viraston toimipisteessä.

Johtamiseen, työn organisointiin, teknologiaan, perehdyttämiseen ja esimerkiksi yhteisön rakentamiseen liittyviä avoimia kysymyksiä on silti paljon.

– Ongelmat on hyvin tunnistettu ja ne on nimetty. Mutta miten ne taklataan, siitä ei raportoi kukaan. Uskoisin, että menemme uuteen normaaliin ja kehitämme ratkaisuja vauhdissa.

Iso kysymys on tietoturva

Suuri kysymys valtion virastojen etätyölle on tietoturva. Etätöihin on siirrytty siltä osin, kun ollaan voida tietoturvallisesti tehdä.

Jos on ollut luokitukseltaan sellaisia töitä, että on pitänyt olla toimistolla, on oltu, Mäkikangas sanoo.

Tietokoneita ja datakaapeleita serverisalissa.
Tietoturva on keskeistä, kun vaikkapa ministeriöissä tehdään etätöitä.Jyrki Lyytikkä / Yle

Jatkossa tietoturva ja tietosuoja-asiat ovat todella mielenkiintoinen asia, ehkä jopa hidaste. Tietoturva on asia, joka ei jousta.

– Nyt jokainen virasto on tulkinnut itse valtion ohjeita turvallisuudesta, ja monissa virastoissa on päädytty erilaisiin ratkaisuihin. Jatkossa näiden pitää olla yhteisiä.

Juttua korjattu 3.3. kello 10.54. Lisätty tieto siitä, että puolustusvoimissakin voi tehdä etätöitä.

Toimisto siirtyi Helsingin keskustasta espoolaiseen keittiöön: "Koskaan en ole ollut näin paljon mukana lasten arjessa" – yhä useammalla työpaikalla päätetään luopua konttorista

Lue seuraavaksi