1. yle.fi
  2. Uutiset
  3. työelämä

Etäkokousapatia yleistyy työpaikoilla – Kannattaako kamera pitää päällä vai kiinni? Näillä asiantuntijan vinkeillä henki pysyy yllä etäpalavereissa

Miljoona suomalaista on puurtanut jo vuoden etätöissä koronan takia. Etätyöväsymys on nyt vallannut alaa.

työelämä
Ylen Talous toimittaja Pekka Pantsua Team-palaverissa hänen työpisteessä. 18.3.2021.
Työkavereiden väliset verkkopalaverit ovat tulleet tutuksi suurelle osalla suomalaisia koronapandemian aikana. Jorge Gonzalez / Yle

Vuosi sitten iskenyt koronapandemia heitti jopa miljoona suomalaista jatkamaan työntekoa etänä, yleensä omassa kodissa. Alkuajan gallupeissa iso osa ilmoitti haluavansa jatkaa etänä myös koronan kaikottua.

Nyt vuotta myöhemmin on alkanut ilmetä myös muuta. Tunnettu työelämäkouluttaja, tamperelainen organisaatiopsykologi Pekka Järvinen on havainnut työpaikoilla selvää kyllääntymistä etätyöhön ja apaattisuutta etäkokouksissa.

– Alkuun etätyöstä ja -kokouksista oltiin niin innostuneita: on helppoa ja aikaa säästyy. Nyt on alkanut selvästi ilmetä etätyöväsymystä, joka on ruvennut heijastuman etäkokouksiin esimerkiksi niin, että ihmiset eivät pidä tietokoneen kameraa päällä ja puuhaavat muuta, Järvinen kertoo.

Järvisellä on etäilystä nyt omaakin kokemusta etäkoulutusten vetäjänä.

– Siitä jää usein aika tyhjä olo. Että puhuu vaan koneelle, eikä ole ollenkaan varma, ovatko kuulijat hereillä tai ovatko he enää edes kuuntelemassa. Se ei energisoi samoin kuin normaali lähikoulutus. Kun kasvot ovat ruudulla pieniä, ei erota eleitä ja ilmeitä, eikä voi päätellä ovatko kuulijat ymmärtäneet viestin.

Esimiehet isossa roolissa

Järvinen korostaa esimiesten roolia etäkokouksien vetäjinä. Heidän olisi yritettävä luoda etäkokouksiin myönteinen henki.

– Etäkokouksesta on tärkeää jäädä ihmisille olo, että jotenkin se vaan taas innosti ja aktivoi ja jäi hyvä mieli. Silloin työnteko yksistään koneen ääressä on paljon mukavempaa, kuin jos siitä jäisi tylsä, väsynyt olo tai kokous oli tyhjäkäyntiä, josta ei saanut oikein mitään. Se vaikuttaa etäkokouksen jälkeiseen fiilikseen ja siksi kokouksen myönteiseen tunnelmaan pitäisi kiinnittää aika paljon huomiota.

Eikä siinä ole kyse vain työntekijöiden viihtyvyydestä, vaan saldo kilahtaa aikanaan yrityksen kassaan.

– Se on tieteellisestikin osoitettu, että työyhteisön positiivinen henki ja avoin vuorovaikutus heijastuvat tuloksentekoon, jaksamiseen ja jopa asiakassuhteisiin, Järvinen huomauttaa.

Yliopistomies ja kokoontumisen kieltävä teippaus
Pekka Järvinen on kokenut työelämäkouluttaja. Marko Melto / Yle

Mutta kuinka rakennat onnistuneen etäpalaverin ja vältät sudenkuopat? Tässä vinkkejä etäkokouksen vetäjälle.

Näin onnistut etäpalaverissa:

  • Alkuun pieni rupattelu ja tutustuminen, jos kaikki eivät tunne toisiaan.
  • Selkeä asialista, jonka mukaan edetään. Kaikkien pitää tietää palaverin tarkoitus.
  • Puhujalla katsekontakti kameraan, ei pälyilyä ympäriinsä.
  • Sovi puheenvuorojen käytöstä. Kaikkien kamerat on hyvä pitää päällä.
  • Osallistujien aktivointi ja suorat kysymykset. Huolehdi, ettei kukaan ala dominoida keskustelua.
  • Varmista, että puheenvuorot on ymmärretty oikein. Yhteenveto palaverin lopuksi.

Karta näitä mokia:

  • Vältä yksinpuhelua. Älä dominoi, vaan haasta muita osallistumaan.
  • Ei etäkokousta liian kevyin perustein, jos saman voi hoitaa puhelimitse tai sähköpostitse.
  • Sovitut kestorajat. Tunti on hyvä maksimimitta. Jos venyy, niin taukoja.

Lähde: Pekka Järvinen

Henkeä etäkokouksiin

Perinteinen pöytäkokous ja koronan myötä nopeasti yleistynyt etäpalaveri erovat Järvisen mukaan olennaisesti toisistaan.

– Etäkokous on hengettömämpi. Vuorovaikutus ja tunnekontakti toiseen jää ohuemmaksi. Mennään ikäänkuin puolivaloilla kokousta eteenpäin ja jos kamerat ovat pois päältä, jopa sammutetuin valoin. Energisoiva vaikutus jää paljon pienemmäksi kuin elävässä pöytäkokouksessa, Järvinen painottaa.

Järvinen painottaakin kameroiden päällä pitämistä, varsinkin pienellä porukalla kokoustaessa. Muuten puhujat komentoivat ikään kuin "kulman takaa pimeästä".

Järvisen mukaan vetäjän rooli korostuu etäkokouksessa, koska siinä ihmiset helposti vetäytyvät. Kanssakäyminen ei käy niin luontevasti ja ihmiset varovat puheenvuorojen käyttämistä, varsinkin jos joukossa on vähemmän tuttuja osallistujia.

Järvisen mukaan vetäjä onkin isossa vastuussa siitä, miten hän osallistaa ihmisiä mukaan etäpalaveriin. Muuten passiiviset jäävät aina vaan enemmän takariviin ja aktiiviset dominoivat etäkokouksia pöytäkokouksiakin enemmän.

– Vuorovaikutuksesta tulee hyvin yksipuolista.

Järvisen mukaan kokouksen vetäjän onkin erittäin tärkeää keskusteluttaa porukkaa, ottaa kommenttikierroksia ja kysyä ihan nimeltä mielipidettä asiasta. Ja ideointia voidaan järjestää parikeskusteluna tai pienryhmissä.

– Kun ilmapiiriä ei pääse samalla tavalla aistimaan kuin lähikokouksessa, niin esimiehen pitää olla herkällä korvalla mukana, käyttäytyä ystävällisesti ja luoda myönteistä fiilistä porukkaan. Käytöksen pitää olla ammattimaista ja asiallista, mutta keskustelua voi toki keventääkin. Huumoriakin on hyvä olla mukana, vaikka sitä on etäkokouksessa vaikea ylläpitää verrattuna lähikokoukseen.

Koviakin päätöksiä

Järvisen mukaan etäkokousta koskevat samat pelisäännöt kuin lähikokoustakin: Kokouksessa käsitellään nimenomaan yhteisiä asioita, epäonnistumisiakin.

– Tietysti on syytä käydä virheitä ja ongelmiakin läpi, mutta se ei saa mennä syyllistämiseksi. Vetäjän pitää kiinnittää huomio siihen, miten virheet eivät jatkossa toistu ja mitä me opimme ongelmasta. Muuten on vaara leimata taas joku ongelmien aiheuttajaksi ja sitä ei pitäisi päästää tapahtumaan.

Järvisen mukaan etäpalaverissa pitää pystyä myös tekemään kovia päätöksiä. Etäkökouksen varjolla ei voi siirtää tärkeitä päätöksiä, jos niillä on kiire.

Ei nolata etänä

Osallistujan henkilökohtaiset onnistumiset voi kertoa muillekin etäpalaverissa, mutta muita, esimerkiksi henkilön huonoa työsuoritusta ei kuulu ruotia isolla porukalla.

– On tosi tärkeää, että kukaan ei menetä kasvojaan muiden edessä. Henkilökohtaiset asiat pitää hoitaa kahden kesken, Järvinen korostaa.

Entäs jos kahdenkeskinen etäpalaveri esimerkiksi työnlaadusta tai päihdeongelmasta ei johda tilanteen kohenemiseen?

– Sillloin on syytä sopia kahdenkeskinen tapaaminen nokakkain, ei etänä.

Jälkipörssi paikallaan

Järvinen painottaa myös väljempien etäkeskusteluhetkien tarpeellisuutta. Vapaamuotoiset etähetket voivat ajoittua vaikka heti varsinaisen etäpalaverin jälkeen ja niihin voisivat osallistua kaikki halukkaat.

– Agenda olisi väljä. Voisi jutella ideoista ja pohdiskella yleensä toiminnan kehittämistä. Niitäkin pitäisi välillä järjestää.

Eikä tässä kaikki:

– Esimiehen ja vetäjän on tärkeää muistaa, että ihmiset haluavat myös kahdenkeskistä kontaktia ja palautetta töistä, koska etäkokouksissa ollaan niin etäällä. Ihmiset kokevat aina mukavaksi, jos esimies ottaa yhteyttä ja keskustelee kahdenkesken ja kysyy myös sen hetken fiiliksistä.

Hybridikokouksia

Korona väistyy aikanaan ja työelämässä palataan lähemmäs normaalia. Järvinen kuitenkin uskoo, että etäkokoukset ovat tulleet jäädäkseen ja sen rinnalla pidetään perinteisiä pöytäkokouksia.

– Hybridi on varmaan se tulevaisuuden malli. Välillä ollaan elävässä vuorovaikutuksessa ja välillä jotkut helpommat asiat isommalla porukalla hoidetaan etänä.

Lue seuraavaksi