1. yle.fi
  2. Uutiset
  3. digitalisointi

Jotta historiankirjat voidaan digitoida, ensin jonkun pitää irrottaa papereista niitit, klemmarit ja liimasiteet – tällainen on projekti, joka kestää nykytahdilla 86,7 vuotta

Valtionhallinnolla on rakennusten uumenissa liki 3500 täyttä huoneellista arkistoituja asiakirjoja. Ne voivat olla vielä joskus mennyttä yhteiskuntaa kuvaavia aarteita. Paperikasat vievät kuitenkin tilaa, joten nyt ne kaikki skannataan digimuotoon.

Kansallisarkiston työkaluja joita käytetään niittien poistoon asiakirjoista.
Valtion hallinnon asiakirjojen digitoinnissa keskeisiä työkaluja ovat nitojan niittien irrottajat.

Kuvittele, että sinun pitäisi järjestää, luetteloida ja skannata kaikki perheesi vanhat paperivalokuvat digitaaliseen muotoon. Mitä kaikkea se vaatisi?

Kuvia on ehkä useissa osoitteissa. Osa on albumeissa, osa irrallaan laatikoissa. Joku kuva voi olla rutussa. Kaikki ne pitäisi silti kerätä yhteen, listata, poistaa tai korjauttaa ruttuiset kuvat ja sitten viedä ne skannattavaksi.

Valtion viranomaisten on nyt tehtävä sama työ arkistoilleen. Aineisto on kuitenkin valtavasti suurempi. Kaikki valtion hallinnon asiakirjat vuosikymmeniltä 1970-1990 on päätetty digitoida ja sitten tuhota paperiversiot dokumenteista.

 14 työntekijää idigitoi aineistoja keskusarkistossa Mikkelissä.  Paperipölyn takia huoneessa on paljon poistoilmaimureita. Kuva: Niko Mannonen / Yle

Valtion hallinto tarkoittaa esimerkiksi verottajaa, käräjäoikeuksia, te-toimistoja, ministeriöitä ja ely-keskuksia. Niiden arkistoissa on vaikkapa perunkirjoja, tuomioita ja päätöksiä työttömyyskorvauksista. Virastojen uumenissa on arkistoituja asiakirjoja niin paljon, että niillä täyttäisi noin 3500 toimistohuonetta lattiasta kattoon.

Kun vaikkapa verottaja tekee päätöksen, siitä syntyy asiakirja. Sitä säilytetään jonkun aikaa, kunnes Kansallisarkiston kriteerien mukaisesti päätetään, voiko sen tuhota vai meneekö se arkistoon. Yhdeksässä tapauksessa kymmenestä asiakirjalla ei ole arvoa. Yksi kymmenestä kuitenkin arkistoidaan osana kulttuuriperintöä. Sellaisia asiakirjoja on nyt kertynyt 3500 huoneellista.

Arkistoimisen arvoiseksi katsotut asiakirjat kertovat kirjoitushetkensä yhteiskunnasta. Tiedot kuitenkin säilyvät samana, olivatpa ne paperille kirjoitettuja tai tietokoneelle skannattuja. Kansallisarkisto onkin päättänyt digitoida kaikki valtionhallinnon arkistot. Tavoitteena on päästä eroon tilaa vievistä arkistoista ja saada asiakirjat paremmin tutkimuksen ja suuren yleisön käytettäväksi.

Kun asiakirjat on digitoitu niiden paperiversiot silputaan ja poltetaan pois tilaa viemästä.

Päätös on arkistomaailmassa radikaali. Tavallisesti digitointia tehdään esimerkiksi siksi, ettei alkuperäinen fyysinen paperi kärsisi tutkimisesta.

– Jotakuinkin missään muualla maailmassa ei ole vielä rohjettu digitoida aineistoa tavoitteena tuhota paperiversiot, Kansallisarkiston kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski sanoo.

Yhtään arkistoitua asiakirjaa ei ole vielä tuhottu, vaikka paljon on jo digitoitu. Vielä ei olla päätetty, miten tuhoaminen käytännössä tapahtuu. Kuva: Niko Mannonen / Yle

Digitointiurakka on massiivinen. Jotta arkistot saadaan sähköiseen muotoon, jokaisesta asiakirjasta on ensin poistettava käsityönä nitojien niitit, klemmarit, liimasiteet ja mitä ikinä arkistoija on saattanutkaan jättää papereiden väliin.

– Esimerkiksi kerran oli siemenpussi. Sieltä löytyy kaikenlaista. Milloin mitäkin kulloisenkin aineiston aihepiiriin liittyvää, arkiston suunnittelija Tiina Hölttä Kansallisarkistosta kertoo.

Kun jokainen asiakirja on lopulta irtonainen paperiarkki ilman mitään ylimääräistä, paperipinot syötetään skanneriin, asiakirjan kuvat ilmestyvät tietokoneelle ja ne käydään läpi virheiden varalta.

– Emme puhu kopioista. Asiakirja on edelleen yhtä ehyt ja alkuperäinen, vaikka se muutetaan digitaaliseen muotoon, Eräkaski sanoo.

Jos jollakin asiakirjalla on nimenomaan paperimuodossa kulttuurihistoriallista arvoa, se jätetään paperiseksi.

Kehittämispäällikkö Mikko Eräkasken mukaan lisärahoitus digitointiin toisi Mikkeliin lisää työpaikkoja. Kuva: Niko Mannonen / Yle

Skannatut asiakirjat menevät talteen Kansallisarkiston sähköiseen palveluun. Digitoinnin hienous on, että tulevaissudessa asiakirjat eivät ole pelkkiä kuvia dokumenteista vaan ne käsitellään tekoälyn avulla niin, että myös niiden asiasisällöistä voi tehdä tietohakuja.

– Se avaa tutkimukselle kokonaan uusia mahdollisuuksia, Eräkaski sanoo.

1970-1990-lukujen asiakirjoja digitoidaan 24 työntekijän voimin 1500 hyllymetriä vuodessa. Koska aineistoa on kaikkiaan 130 hyllykilometriä, toiveissa on saada urakkaan lisää rahoitusta. Muuten työ kestää 86,7 vuotta.

Voit keskustella aiheesta 16.9. klo 23.00 saakka.