1. yle.fi
  2. Uutiset
  3. tiedostot

Yhdistyksen toiminnanjohtaja kuoli ja vei mukanaan kaikki salasanat – 1600 tiedostoa jäi piiloon lopullisesti: "Jouduimme rakentamaan homman aivan alusta"

Etelä-Karjalan kalatalouskeskuksen kaikki salasanat jäivät pimentoon, kun järjestön ainoa työntekijä yllättäen menehtyi. Järjestöjen tulisi huolehtia, että tärkeät tiedot olisivat usean henkilön saatavilla.

Yhdistyksen tietokoneella oli yhteensä liki 2 000 tiedostoa. Niistä vain pieneen osaan on päästy kiinni. Kuva: Mikko Savolainen / Yle

– Tämä on ollut aivan hirveä homma.

Näin huokaa Etelä-Karjalan kalatalouskeskus ry:n hallituksen puheenjohtaja Taisto Huotari.

Viime keväänä yhdistystä kohtasi suuri suru, kun sen pitkäaikainen toiminnanjohtaja menehtyi yllättäen. Poissa oli hyvä ystävä, mutta myös yhdistyksen koossa pitävä voima.

Toiminnanjohtaja oli hoitanut yksin lähes kaikki toimiston käytännön asiat: rahaliikenteen, kokoukset, vuosikertomukset, hankerahoitukset, kalanistutuksien valvonnan, yhteydenpidot kalastusalueisiin ja kalastusseuroihin.

Kalatalouskeskuksen hallituksen puheenjohtaja Taisto Huotari oli jo viskaamassa pyyhettä kehään. Kuva: Mikko Savolainen / Yle

Vuosikymmenien rutiinilla asiat olivat hoituneet mallikkaasti ja ajallaan.

Yhtäkkiä oltiin tilanteessa, jota kukaan ei osannut odottaa.

Toiminnanjohtaja oli ohjeiden mukaan salannut yhdistyksen tietokoneella olevat tiedostot, etteivät ulkopuoliset niihin pääsisi käsiksi. Ne aukesivat vain salasanoilla. Nyt ne eivät olleet enää kenenkään tiedossa.

– Kaikki oli yhden miehen takana. Eihän niitä saatu auki, kertoo Huotari.

Tietokoneessa oli erilaisia tiedostoja kaikkiaan 1 900. Ne pitivät sisällään tilinpäätöksiä, kalatalouskeskuksen hankeraportteja ja -anomuksia sekä muun muassa tiedot kalatalouskeskuksen yhdestä merkittävimmistä työstä eli kalanistutuksista.

– Siellä on kaikki tiedot, mitä kaloja on milloinkin ja minne istutettu. Osakaskuntien ja kaikkien yhteistyötahojen yhteystiedot. Niitä ei ole saatu mistään, ja nyt on yritetty haalia kasaan, huokaa Taisto Huotari.

Kalatalouskeskuksen muistitikkuja ei oltu salattu. Siksi niistä saatiin jotain talteen. Kuva: Mikko Savolainen / Yle

Kalatalouskeskuksen kautta kulkee isoja summia rahaa muun muassa ely-keskukselta.

– Yhdessä rapuhankkeessa oli liki 15 000 euroa rahaa kiinni. Ihan yllättäen huomasin, että se on laskuttamatta. Onneksi ely-keskus maksoi korvauksen, vaikka laskutimme sen neljä kuukautta myöhässä.

Kevään ja kesän aikana kalatalouskeskuksen luottamushenkilöt ja uusi toiminnanjohtaja ovat käyneet läpi monien vuosien muistikirjat ja kansiot.

Pelkona on, että kaikkia laskutuksia ei ole hoksattu ja rahaa on saamatta isoja summia. Vuodessa kalatalouskeskuksen kautta kulkee noin puoli miljoonaa euroa.

– Varmasti on jäänyt isoja summia laskuttamatta. Täällä on sellaista pientä lippua ja lappua, joista ei ulkopuolinen ota millään selvää. On ollut sellaista salapoliisityötä, että huh huh, sanoo Taisto Huotari.

Etelä-Karjalan kalatalouskeskuksen puheenjohtaja Taisto Huotari.
Taisto Huotari kertoo, miten hänen voimat alkoivat olla loppu.

Paikalla kävi asiantuntija yrittämässä avata tiedostoja.

– Viidesosa aukesi. Loput ovat edelleen pimennossa. Olemme joutuneet aivan alusta rakentamaan koko tämän homman, kertoo Huotari.

Tieto muillekin

Suomessa on arviolta satoja yhdistyksiä tai järjestöjä, joilla yksi palkattu työntekijä, yleensä toiminnanjohtaja. Hän hoitaa järjestön käytännön asiat.

Anne Ilvonen kouluttaa monien suomalaisten järjestöjen ja vapaaehtoisyhdistyksien johtotehtävissä olevia henkilöitä Opintokeskus Siviksessä.

Kun puheenjohtaja tai toiminnanjohtaja on hoitanut asiat mallikkaasti, syntyy Ilvosen mukaan helposti turvallisuuden ja luottamuksen tunne.

– Jos on hyvä toiminnanjohtaja, hallituksen jäsenet eivät edes tule ajatelleeksi, mitä tapahtuu, jos toiminnanjohtajalle sattuu jotain. Vähän ehkä liikaa luotetaan, sanoo viestintä- ja innovointipäällikkö Anne Ilvonen.

Asia on helppo laittaa muistiin post-it-lapulle, mutta siinä oleva viesti harvoin ulkopuoliselle avautuu. Kuva: Mikko Savolainen / Yle

Ilvonen korostaa, että aina pitää miettiä, mitä tapahtuu, jos toinen ei yllättäen enää olekaan työkykyinen.

– Me korostamme koulutuksessa sitä, että aina pitää olla varahenkilö. Avainasioiden pitää olla useamman kuin yhden henkilön hallussa.

Miten pitää varautua?

LAB-ammattikorkeakoulun tietotekniikan lehtorin Rami Viksilän tärkein neuvo on, että kaikkia tietoja ei missään tapauksessa pidä säilyttää yhdellä tietokoneella.

Aina ei tarvitse käydä yhtä surullisesti kuin kalatalouskeskukselle kävi, kun yhdistyksen avainhenkilö menehtyi. Tietokone voi vain tuhoutua, jolloin kaikki tiedot menetetään.

Rami Viksilä
LAB-ammattikorkeakoulun tieto- ja viestintätekniikan lehtori Rami Viksilä muistuttaa, miten tärkeää on jakaa tärkeää tietoa usealle henkilölle.

Rami Viksilän yksi neuvo on tehdä muistitikku, jonne kaikki salasanat tallennetaan. Sen jälkeen muistitikulle määritellään salasana, jolla sen saa avattua.

– Jos joku saa muistitikun käsiinsä, sillä ei vielä pääse mihinkään. Sen lisäksi tarvitaan salasana.

Muistitikun salasanan pitää luonnollisesti olla avainhenkilöiden tiedossa. Ja riskinsä liittyy tähänkin.

– Joku voi olla huolimaton tai säilyttää muistitikkua ja paperilapulla olevaa salasanaa samassa paikassa. Siinä on mahdollisuus menettää kaikki salasanat.

Rami Viksilä muistuttaa, että varmuuskopiona oleva muistitikku pitää myös muistaa salata - ei pelkästään tietokoneella olevat tiedostot.

– Muistitikkua tai ulkoista kovalevyä ei saa säilyttää samassa rakennuksessa, jossa tietokone on. Tulipalon sattuessa ne tuhoutuvat todennäköisesti molemmat.

Tiedot pilvipalveluun

Olemassa on myös matkapuhelimiin saatavia sovelluksia, joissa voi säilyttää eri salasanoja. Silloin ne ovat käyttäjätunnuksen takana, joten muutkin yhdistyksen jäsenet pääsevät näkemään ne. Suosituimpia ovat LastPass ja maksuton Keepass.

Nykyisin hyvin yleiset pilvipalvelut ovat Rami Viksilän mukaan oiva paikka säilyttää asiakirjoja.

– Hyvä lähtökohta olisi säilyttää niitä sekä omalla tietokoneella, pilvipalvelussa että varmuuskopiona muistitikulla.

Kalatalouskeskukset eri puolilla Suomea huolehtivat, että kalaa riittää vesistöissämme jatkossakin. Kuva: Petri Kivimäki/Yle

Myös Opintokeskus Siviksen viestintä- ja innovointipäällikkö Anne Ilvonen kertoo kannustavansa koulutuksissaan yhdistyksiä käyttämään pilvipalveluita, joihin asiakirjat tallennetaan. Silloin käyttöoikeus voidaan antaa useammalle henkilölle.

Tästäkin selvitään

Uuden toiminnanjohtajan ja luottamushenkilöiden ahkeruudella Etelä-Karjalan kalatalouskeskus on selvinnyt pahimman yli.

– Meillä oli neljän kalatalousalueen, osakaskuntien ja monen muun tilinpäätökset ja monenlaisten hankkeitten loppuraportteja. Ne teettivät hirveästi töitä, mutta niistäkin selvittiin. Tilitarkastajiltakin tuli hyväksynnät, kertoo Etelä-Karjalan kalatalousalueen hallituksen puheenjohtaja Taisto Huotari.

Kalatalouskeskuksen uusi toiminnanjohtaja Joonas Häkkinen (oik.) on yhdessä Taisto Huotarin kanssa saanut toimiston arjen jälleen kuntoon. Kuva: Mikko Savolainen / Yle

Nyt kalatalouskeskuksessa on käyty läpi 150 mappia eli tuhansia sivuja erilaisia asiakirjoja.

– Kesti kolme kuukautta ennen kuin saatiin asiat kuntoon.

LAB-ammattikorkeakoulun tieto- ja viestintätekniikan lehtori Rami Viksilän mielestä yhdistyksissä pitää uskaltaa ottaa esille se mahdollisuus, että avainhenkilö ei yllättäen olekaan toimintakunnossa – siitäkin huolimatta, että aiheesta voi olla vaikea puhua.

Viksilän mielestä Etelä-Karjalan kalatalouskeskuksessakin oli toimittu mallikkaasti ja oikein, kun tiedot oli salattu. Poikkeustilanteen miettiminen oli kuitenkin jäänyt tekemättä.

– Tietoturvaan kuuluu myös sen varmistaminen, että tiedot ovat käytettävissä kriisitilanteessa. Täytyy taata, että poikkeusoloissa tietoihin pääsevät myös ne, joiden niihin kuuluukin päästä, sanoo Viksilä.

Kalatalouskeskuksen tuloista iso osa tulee kalastuslupien myynnistä. Kuva: Mikko Savolainen / Yle

Mutta ikävä tapaus opetti myös Etelä-Karjalan kalatalouskeskusta. Muille vastaavanlaisille yhdistyksille tai järjestöille Etelä-Karjalan kalatalouskeskuksen hallituksen puheenjohtaja Taisto Huotari antaa neuvoja.

– Jos on yhden henkilön takana kaikki, niin hänen on laitettava salasanat muistiin johonkin varmaan paikkaan, josta ne tarvittaessa löytyvät. Tiedostoista varmuuskopiot muistitikulle. Tärkeät paperit pitäisi myös tulostaa, sanoo Huotari.

Kalatalouskeskuksen uusi toiminnanjohtaja Joonas Häkkinen vakuuttaa, että opiksi on otettu.

– Nyt tiedostot ovat tietokoneella ja tulosteena. Sen lisäksi kaikki on tallennettu pilvipalveluihin, joihin on muillakin pääsy.