Työn ja vapaa-ajan raja hämärtyy pikaviestimien pimputtaessa jatkuvasti – asiantuntijat antavat vinkkinsä viestitulvasta selviämiseen

Kuinka selvitä sekoamatta viestiketjuihin, kun älypuhelimessa on tukku sovelluksia ja työasiat tunkevat vapaa-ajalle? Kysyimme vinkkejä neljältä digitaalisen viestinnän asiantuntijalta.

Helmi Vihro katsoo suoraan kameraan päin.
Turkulainen Helmi Vihro käyttää pääosin kahta pikaviestipalvelua, niiden seuraamiseen menee yli tunti päivässä. Kuva: Yrjö Hjelt / Yle

Turkulainen Helmi Vihro sanoo karsineeensa pikaviestipalvelujen määrää. Käytössä ovat enää Whatsapp ja Instagram. Silti viestittelyyn menee päivittäin vähintään tunti.

– Se on kyllä varmaan minimi. Whatsappissa ovat ilmoitukset päällä koko ajan, mutta Instagramista kirjaudun välillä ulos, ettei tule koko ajan ilmoituksia.

Naantalilainen Aleksi Helin käyttää päivittäin kolmea pikaviestipalvelua. Whatsapp, Messenger ja Snapchat plimpauttelevat viestejä tasaiseen tahtiin niin työ- kuin vapaa-ajan asioissa.

– Minulla on ilmoitukset päällä koko ajan. Kyllä se ilmoittaa aina kun joku viesti tulee.

Välillä meinaa mennä hermo, kun pitää säätää kolmen kanavan välillä.

– No, joo. Onhan se vähän hankalaa. Helpommin menisi yhdellä tietty.

Helin myöntää, että vapaa-ajan ja työasioiden erillään pitäminen pikaviestipalveluissa ei oikein onnistu.

– Meneehän ne väkisinkin sekaisin vähän.

Viestiketjut suloisesti sekaisin

Pikaviestipalvelujen käyttö käynnyköissä on lisääntynyt samaa tahtia, kun uusia palveluja tulee tarjolle. Alle 55-vuotiaista pikaviestipalveluja käyttää jo yli 90 prosenttia.

Kuva: Paula Collin / Yle

Digitaalisten palveluiden asiantuntijat tunnistavat ongelman, joka liittyy pikaviestipalvelujen lisääntyneeseen käyttöön.

Työ- ja vapaa-aika sekoittuvat, ja viestien seuraaminen hankaloituu, kun samassa kännykässä on käytössä useita eri pikaviestisovelluksia.

– Aika paljon sekä työ- että vapaa-ajalla ihmiset postaavat vääriin ryhmiin. Välillä on haastavaa tunnistaa, missä kanavassa mikäkin ketju on tapahtunut, sanoo digityön asiantuntija Perttu Tolvanen North Patrolista.

Mitä asialle voisi sitten tehdä, ettei hermo menisi ja stressitaso nousisi pikaviestipalvelujen jatkuvassa seuraamisessa?

Yle kysyi asiasta neljältä digitaalisen viestinnnän asiantuntijalta.

Karsi tai kärsi

Kaikilla Ylen haastattelemilla asiantuntijoilla on yksi ja sama neuvo. Käytä vain tarpeellisia pikaviestipalveluja. Poista tarpeettomat sovellukset puhelimesta. Kun uusia palveluja tulee, vanhoista pitäisi malttaa luopua, jos niille ei ole enää järkevää käyttöä.

Jussi Kokkolan mielestä pikaviestipalvelujen käyttöä kannattaa miettiä tarkkaan, ihan kaikessa ei tarvitse olla mukana. Kuva: Yrjö Hjelt / Yle

Ihmiset ottavat usein helposti käyttöön uusia palveluja miettimättä sen tarkemmin, mihin niitä tarvitaan.

– Pitäisi miettiä aidosti näiden kanavien käyttötarkoituksia, että niillä on selkeä funktio jokaisella. Pitäisi olla rohkea ja karsia sieltä peräpäästä pois, sanoo Republic of Communicationsin seniori viestintäkonsultti Jussi Kokkola.

LM Somecon johtava konsultti Jani Lilja neuvoo poistamaan tyhjäkäytöllä olevat pikaviestipalvelut puhelimesta, jo pelkästään tietoturvariskin vuoksi.

– Jos niitä ei enää käytä, pitäisi miettiä tilin poistamista. Sen jälkeen siinä ei ole sitten myöskään tietoturvariskiä, kukaan ei pysty kaappaamaan siitä identiteettiä itselleen.

Digityön asiantuntija Perttu Tolvanen sanoo, että turhien pikaviestipalvelujen poistaminen helpottaa myös ongelmaa, joka voi syntyä liian monen sovelluksen käyttämisestä.

– Kun postataan väärään ryhmään, tärkeäkin asia saattaa mennä virran mukana ohi, ja hautautua uusien keskustelujen alle.

Tolvasen mukaan osan sotkusta voi tosin laittaa myös älypuhelimien piikkiin.

– Kännyköiden käyttöjärjestelmät eivät ole niin kehittyneet, että osaisivat yhdistää saman henkilön kanssa käytyjä keskusteluja useiden viestintäsovellusten yli.

Pidä työ ja vapaa-aika erillään

North Patrol selvitti viime vuonna pikaviestipalvelujen käyttöä yrityksissä (siirryt toiseen palveluun). Yleisimmän käytössä ovat Teams, Yammer, Whatsapp, Slack, Skype ja Google Hangouts.

– Suuri osa yrityksistä pyrkii siihen, että niillä olisi vain yksi tai kaksi välinettä käytössä, mutta käytännössä monilla yrityksillä on useampia, Tolvanen sanoo.

Jukka-Pekka Puro antaa yhden vinkin pikaviestipalveluiden käyttöön: "Ennen kuin painat enteriä, lue." Kuva: Yrjö Hjelt / Yle

DNA:n selvityksen mukaan yksityiskäytössä suosituimmat pikaviestipalvelut (siirryt toiseen palveluun) ovat Whatsapp ja Messenger.

Ihmisillä on usein omissa puhelimissaan pikaviestimiä, joita käytetään myös työpaikalla. Työ- ja vapaa aika sekoittuvat, kun sama sovellus tuuttaa sekä työ- että vapaa-ajan viestejä.

Turun yliopiston mediatutkija, yliopistolehtori Jukka-Pekka Puro sanoo, että tämä ei ole välttämättä lainkaan hyvä asia.

– Monissa pikaviestimissä on se ongelma, että ne tulevat vapaa-ajalle, ja se ei ole ongelmatonta. Minun kantani on, että työn ja perheen kanavat pitäisi eriyttää toisistaan.

Puron mielestä esimerkiksi Whatsappia ei pitäisi käyttää työyhteisöjen ohjailussa.

– Whatsapp on perheen kanssa kätevä, kun siitä näkee, että viesti on nähty ja luettu. Mutta entäpä, kun siirretään sama asia työelämään. Työnantaja näkee, että viesti on nähty, mutta kukaan ei reagoi viestiin. Tästä voi seurata hankalia tilanteita.

Seniori viestintäkonsultti Jussi Kokkola Republicista on samoilla linjoilla.

– Osassa kanavia henkilökohtainen elämä ja työasiat sotkeutuvat, ja silloin työ valuu vapaa-ajalle helposti. Pitäisi rakentaa pientä palomuuria henkilökohtaisen ja työelämän väliin näissä viestipalveluissa.

Myös Euroopan Unionissa on herätty ongelmaan. EU:ssa on herännyt ajatus, että työntekijällä olisi oikeus olla puheluiden, sähköpostien ja muiden viestien tavoittamattomissa vapaa-ajalla, viikonloppuvapailla ja lomapäivinä.

Rauhoita ainakin yöt

LM Somecon johtava konsultti Jani Lilja kouluttaa yritysten asiantuntijoita sosiaalisen median käyttöön. Hän sanoo painottavansa rauhaa.

– Yksi asia josta puhun on se, että älä altista itseäsi jatkuvasti kaikelle, vaan pyri rajoittamaan somen käyttöä, että pystyt myös elämään.

Myös Jussi Kokkola sanoo suosivansa rauhallisuutta. Vaikka mies käyttää päivittäin reilua viittä pikaviestipalvelua, kaikki eivät vaadi huomiota koko ajan.

– Hyvin harvassa palvelussa itsellä on ilmoitukset päällä. Tärkeimmät kanavat plimpauttaa ilmoituksen työasioissa, mutta niitä ei kannata pitää päällä koko päivää.

Jani Lilja suosii sitä, että käy itse tarkastamassa, onko viestejä tullut. Ilmoituksia ei kannata pitää päällä koko aikaa. Kuva: Yrjö Hjelt / Yle

Myös Jani Lilja neuvoo ottamaan turhat ilmoitukset pois käytöstä, jolloin puhelin ei kilahtele koko ajan.

– Jos työ vaatii keskittymistä, kyllä notifikaatiot kannattaa pitää kiinni. Samoin, jos haluaa rauhoittua töiden jälkeen ja olla perheen kanssa, notifikaatiot kannattaa pitää pois päältä.

Lilja suosittaa myös, että puhelin pidetään äänettömällä öisin, ja varsinkin sosiaalisen median palveluista ilmoitukset pois päältä. Kännykkään olisi hyvä luoda myös erilaisia ryhmiä työasioita ja perhe- ja vapaa-aikaa varten.

– Voi tehdä ryhmiä, joista notifikaatiot tulee aina läpi, esimerkiksi vanhemmilta ja perheeltä. Ja muuten voi olla hiljaista.

Palvelujen määrä vain lisääntyy

Ylen haastattelemat asiantuntijat ovat yksimielisiä siitä, että uusia pikaviestipalveluja tulee huomattavasti lisää.

– Uskon, että niiden käyttö tulee nousemaan vielä entisestäänkin, Jani Lilja sanoo.

Perttu Tolvanen käyttää töissä päivittäin Teamsia, Yammeria ja Slackia. Henkilökohtaiset asiat hoituvat Whatsappissa ja Signalissa. Satunnaiskäytössä on lisäksi Messenger ja Instagram. Kuva: Valtteri Kantanen

Myös mediatutkija Jukka-Pekka Puro sanoo, että asiasta ei ole mitään epäselvyyttä.

– Mekin olemme tällä alalla ennustaneet eri palveluiden lyhyttä tulevaisuutta. Snapchat on tästä hyvä esimerkki. Snäppi elää ja voi hyvin, vaikka sen ennenaikaista kuolemaa on ennustettu vaikka kuinka monta kertaa.

Puro sanoo, että tutkijat eivät ole päässeet yksimielisyyteen siitä, miksi pikaviestipalveluita on niin paljon.

– Niitä on paljon, se on kiistämätöntä. Mutta onko niitä liian paljon? Sellaiset pikaviestipalvelut, joille ei ole käyttäjäkuntaa, kuolevat.

North Patrolin digityön asiantuntija Perttu Tolvanen pitää pikaviestisovellusten lisääntymistä hyvä asiana. Hänellä on hyvä perustelu kannalleen.

– On nähty, että jos joku somepalvelu pääsee hallitsevaan asemaan, se saattaa heikentää sen palvelun kehitystä.

Voit keskustella aiheesta Yle Tunnuksella. Kommentointi sulkeutuu 31.12. kello 23.

Lue lisää: