Hyppää sisältöön

Sähköposti ahmii työaikaa - tutkija tarjoaa lautasmallia

Päivittäinen sähköpostin käsittely vie pahimmillaan lähes puolet tietotyöläisen työajasta. Sosiaalinen media, älypuhelimet ja muut vastaavat haukkaavat lisää, mutta tutkijoilla on esittää pulmaan ratkaisu.

Kuva: Kati Siponmaa / Yle

Tampereen yliopiston TAUCHI-yksikkö tutkii ihmisen ja tietokoneen vuorovaikutusta. Viime syksynä yksikössä aloitettu tutkimus on vasta alkumetreillä, mutta jo tähän mennessä tehdyt huomiot ovat vähintäänkin mielenkiintoisia.

Tiheä sähköpostien käsittely katkaisee työn aina 15 minuutin ajaksi ja tekee työpäivästä hyvin pirstaleisen.

Kun erään ohjelmistotyöntekijän avokonttorityöskentelyä mitattiin seurantaohjelmistolla, sähköposti katkaisi työnteon jopa yhdeksän kertaa päivässä, jolloin postin käsittelyyn meni 3,5 tuntia. Kun työpäivään laskettiin päivän muut rutiinit ja tehtävät, kertyi päivälle mittaa yhdeksän tuntia.

Häiriötekijöitä on muitakin kuin sähköposti, muistuttaa informaatioergonomian tutkija Jussi Okkonen.

- Tämä koskee tietysti myös muutakin tietokoneen käyttöä kuin sähköpostia. Pitää huomioida myös se, että esimerkiksi älypuhelimet ja muut mobiililaitteet vielä laajentavat tätä keskeytyksellisyyskenttää,  Okkonen huomauttaa.

Lautasmallissa päivä osiin

Kun työtehtävät vaativat keskittymistä, palautuminen keskittyneeseen työskentelyyn on vaikeata, jos koko ajan käy silmäilemässä vaikkapa sähköpostia. Siksi asiaan kannattaakin puuttua.

- Työn järjestämisen ja sähköpostin häiriöiden vähentämisen kannalta tärkeintä on se, että ihmisellä on suunnitelma, miten hän sähköpostia käyttää.

Okkonen tarjoaa avuksi niin sanottua lautasmallia. Kun oikeasti tehtävä pitää saada tehtyä ja deadline puskee päälle, silloin on hyvä osittaa päivä ja suunnitella mitä pitää tehdä.

Teimme ihan testejä siitä, kuinka työteho lisääntyy esimerkiksi sillä, että varaa muutaman ulkopuolisilta virikkeiltä putsatun työskentelyhetken.

Jussi Okkonen

- Teimme ihan testejä siitä, kuinka työteho lisääntyy esimerkiksi sillä, että varaa muutaman ulkopuolisilta virikkeiltä putsatun työskentelyhetken tai esimerkiksi tunnin, puolitoista päivässä. Sen jälkeen käyttää elpyessään aikaa sähköpostin katsomiseen ja työskentelee siinä mielessä kurinalaisesti.

Jos päivän aikana sähköpostin ääressä vietettyjä tuokioita vähennetään vaikkapa neljään, säästetään aikaa yli kaksi tuntia. Sähköpostitarkistusten vähentäminen kahteen säästää toki vielä enemmän. Esimerkkitapauksessa kokonaistyöajaksi tuli 6,2 tuntia yhdeksän tunnin sijaan.

Mallia kirjailijoista

Informaatioergonomian tutkija Jussi Okkosen mukaan mallia voisi ottaa kirjailijoista. He varaavat tietyn ajan päivästä, jolloin ei tehdä muuta kuin kirjoitetaan kirjaa. Omaa keskittymistä helpottaa se, että itsellä on ymmärrys oman työn kokonaisuudesta, mitä osatehtäviä se vaatii ja millä tavalla työt pitää suorittaa.

Koska elämme informaatioyhteiskunnassa, jossa tieto ja työt ovat läsnä koko ajan, olisi hyvä saada selkeät pelisäännöt työn ja vapaa-ajan välille. Esimerkiksi sille, miten ihmisten on oltava tavoitettavissa.

- Tämä on myös työmarkkinapoliittinen asia, koska illalla sähköpostin tarkastaminen ja siihen vastaaminen on usein piilotyötä, jota ei välttämättä työksi edes katsota. Jos ihmisen pitää olla koko ajan tavoitettavissa, hänen pitää saada siitä riittävä kompensaatiokin.

Tampereen yliopiston TAUCHI-yksikön tietotyöläisen ajankäyttöön ja informaatiokuormaan liittyvässä tutkimuksessa on mukana tietotekniikka-alan, kaupan alan ja julkisen sektorin työntekijöitä. Lopulliset tutkimustulokset ovat selvillä vuoden 2014 lopussa.