1. yle.fi
  2. Uutiset
  3. Kotimaan uutiset

Professori: Sähköposti on huono aamunavaus

Monille on tuttu juttu, että työpäivät tuntuvat kaoottiselta painilta sähköpostin ja erilaisten järjestelmien kanssa. Optimoinnin professori kehottaa laittamaan asiat tärkeysjärjestykseen.

Kuva: Yle

Työpäivä alkaa nykyään usein tietokoneen komennossa: save, send, tallenna, täsmennä, tiliöi, avaa kulut välilehti, päivitä, poista, lähetä työajat, syötä tuotantonumero, anna kilometrit, sinulle on 98 uutta sähköpostiviestiä.

Aika murenee pieniin juttuihin ja kun päivä on päätöksessä huomataan, että isot jutut jäikin tekemättä.

Optimoinnin professori Kaisa Miettinen

Teollisen optimoinnin professori Kaisa Miettinen Jyväskylän yliopistosta tuntee sähköpostisuossa rämpivien tuskan ja tietää, että usein varsin käyttäjäepäystävälliset tietojärjestelmät ovat aikavarkaita. Moni kokee, että työaikaa päätehtävään jää aivan liian vähän.

Pieni sälä syö ajan isoilta asioilta

Professorin mukaan yksi ratkaisu ongelmaan piilee priorisoinnissa. Työpaikoilla pitäisi kunkin miettiä, mitkä ovat olennaiset tehtävät, jotka tulisi saada juuri tänään tehtyä ja hoitaa nämä tärkeimmät hommat heti aamusta.

Sähköpostin selaus, viestien lukeminen ja niihin vastaaminen ei esimerkiksi ole Miettisen mukaan aina heti töihin tultaessa tärkeintä eikä järkevintä.

- Minua viisaammat ovatsanoneet, että työpäivää ei pitäisi aloittaa sähköpostien lukemisella, vaan tärkeimmät työt pitäisi tehdä ensin, koska aamulla on vielä virtaa ja keskittymiskykyä. Sähköposteja lukiessa ajatus karkaa usein viestien mukana milloin minnekin. Aika murenee pieniin juttuihin ja kun päivä on päätöksessä huomataan, että isot jutut jäikin tekemättä, kuvailee Miettinen.

On tärkeää, etteivät kokoukset veny äärettömiin.

Professori kertoo, että tutkimusten mukaan nykyään jopa neljäsosa työajasta saattaa huveta sähköpostin parissa.

Kun ruudulla myös näkyy ilmoitus uuden viestin saapumisesta tai kone ilmoittaa siitä sanomalla blig, niin kiusaus käydä katsomassa tuorein viesti on suuri. 

- Sähköpostiominaisuudet, jotka sanoo uuden viestin tullessa aina blig tai ruudulle pomppaa ilmoitus, niin ne olisi hyvä laittaa pois päältä, etteivät ne olisi koko ajan keskittymistä häiritsemässä, vaan olisi mahdollisuus tehdä yhtä asiaa kerrallaan.

Palaverikäytännöt syyniin

Työpaikoilla ajankäyttöä voi järkevöittää monella tavalla.

- Elämä on priorisointia. Olennaiset asiat tehdään aamusta ja niihin keskittyen. Sen jälkeen voi miettiä päivän kokouskäytäntöjä, että onko palaverit sellaisia, että minun pitäisi niihin osallistua. Ja jos palaveri on huonosti valmisteltu, niin silloin se pitää perua, muuten siinä menee kaikkien aika hukkaan.

Miettinen muistuttaa, että palavereissakin asioilla pitää olla tärkeysjärjestys.

- Olennaista on, että aika riittää. Kokouksissakin on tärkeää, etteivät ne veny äärettömiin. Palavereille pitäisi varata aloitus- ja lopetusaika ja alkuun ottaa taas tärkeimmät asiat ja vähemmän tärkeitä niin ajan salliessa.

Tee se itse -ohjelmat eivät tuo aina säästöjä

Entistä useampi hoitaa nykyään myös oman työnsä ohella asioita, joita varten oli ennen olemassa apukäsiä. Esimerkiksi työajat kirjataan itse ja matkavaraukset ja -laskut hoidetaan monilla työpaikoilla ilman assistentteja.

Kehitys on ehkä kehittynyt väärään suuntaan.

Työntekijä kysyykin monimutkaisten tietojärjestelmien kanssa painiessaan, että pitääkö minun todella hoitaa tämä kaikki ja onko mitään järkeä, että niin sanotut hallinnolliset hommat vievät kohtuuttomasti aikaa päätehtävältä.

- Kehitys on ehkä kehittynyt väärään suuntaan. Ennen oli apuihmisiä, jotka hoitivat vaikka matkalaskujen tekemisen ja itse sai keskittyä omaan työhönsä. Nyt ikään kuin säästetään ja työntekijä itse käyttää järjestelmiä. Tässä on se ongelma, että ne ihmiset, jotka käyttää tietynlaisia järjestelmiä koko ajan, niin ne oppii, vaikka olisivat miten hankalia kunhan toistoja tulee tarpeeksi. Mutta kun professrori tekee kaksi matkaa vuodessa, niin ohjelmien kanssa menee aikaa pajon enemmän.

Tee se itse -ohjelmat tuskastuttavat ja niihin perehdyttäminenkin syö työaikaa.

- Siinä on se illuusio, että sillä tavalla säästetään, kun saadaan vaikka assistentti pois töistä. Ei oikeasti lasketa, miten kalliiksi tulee parempipalkkaisten ajantuhlaus, toteaa Miettinen.