Sähköpostin poissaoloviesti on taitolaji – Levitätkö aurinkoa vai pahaa mieltä?

Yleensä lomien aikaan käytössä oleva poissaoloviesti on vähän hyödynnetty viestintäpaikka, huomauttaa brändiasiantuntija. Viestissä kannattaisi hänen mukaansa tuoda esille persoonallisuutta, eikä jättää tekstin kirjoittamista viime hetkeen juuri ennen lomalle lähtöä. Yritysten ohjeistus työntekijöille painottaa sijaisen tärkeyttä.

internet
Auringonottoa rannalla
Roni Rekomaa / Lehtikuva

Monen toimistotyöläisen kesäloma alkaa poissaoloviestin kirjoittamisella työsähköpostiin. Poissaoloviesti on vähän hyödynnetty viestintäpaikka, huomauttaa markkinointistrategi Marco Mäkinen. Hän näkee viestissä mahdollisuuden:

– Harvoin kukaan kieltää tekemästä persoonallista vaikutusta, sanoo Mäkinen, joka työskentelee kansainvälisen mainostoimisto TBWA:n Suomen-varatoimitusjohtajana.

Poissaoloviesti luo kuvaa yrityksestä. Teksti on usein kuitenkin byrokraattisen vaisua tai jopa töykeää. Sujuvaa muotoilua voi olla vaikea tehdä, sillä ratkaistavana on hankala yhtälö: postin lähettäjä on jotakin vailla, lomailija haluaa olla rauhassa. Mäkinen kannustaa pehmentämään viestiä inhimillisyydellä, joka voi näkyä vaikka itseironiana. Se tosin on taitolaji.

Tieto sijaisesta on tärkein

Pääasia poissaoloviestissä on, että viestin saajalle selviää, kuka lomailijaa sijaistaa ja milloin.

– Tärkeintä viestissä on, että sijainen mainitaan. Avainhenkilöt ovat tavoitettavissa tietysti aina, sanoo metalliteollisuusyhtiö Outokummun viestintäpäällikkö Johanna Kaunisto.

Kauniston mukaan poissaoloviestissä voi mainita, että lomalaisen tavoittelu hätätapauksissa on mahdollista.

– Emme kuitenkaan halua edistää käytäntöä, että ollaan aina tavoitettavissa, myös lomalla, hän tarkentaa.

Emme kuitenkaan halua edistää käytäntöä, että ollaan aina tavoitettavissa, myös lomalla.

Johanna Kaunisto

Samoilla linjoilla on hissiyhtiö Koneen henkilöstöjohtaja Taija Lehtola.

– Ennen lomalle lähtöä sovitaan tuurauksesta, jotta vältytään tietokatkoilta. Kaikki pääsevät lomailemaan, hän sanoo.

Mäkisen vaatimukseen persoonallisuudesta Kaunisto vastaa, että se riippuu yhtiöstä, jossa työntekijä työskentelee.

– Me lähdemme liikkeelle asiakasnäkökulmasta, että mistä palvelua saa, hän vastaa.

Hissiyhtiö Kone suosittelee työntekijöitä kirjoittamaan erilaiset ilmoitukset yhtiön sisäisille ja sen ulkopuolisille vastaanottajille. Viestien persoonallisuuden suhteen Koneella ei ole ohjeistusta.

– Eräs keino on vaikka miettiä lomaa poissaoloilmoitusta kirjoittaessaan. Teksti tulee kirjoitettua hymyssä suin, ja tuo aurinkoa vastaanottajan päivään, Lehtola uskoo.

Työtekstiviestejä lomalle?

Suomalaisen usean viikon kesäloma voi antaa ulkomaalaiselle kuvan, että työntekijä on poissa monta viikkoa, eikä mitään ole sillä välin tehtävissä.

– Poissaoloviestissä on hyvä antaa jokin kanava, esimerkiksi pyytää lähestymään tekstiviestillä, tai kertoa jokin ajankohta, jolloin lukee sähköpostejaan loman aikana, Marco Mäkinen mainitsee.

Hänen kokemuksensa on, että suomalaiset lukevat työsähköposteja lomallaan ja myös vastaavat niihin.

– Tyypillistä suomalaiselle on kirjoittaa poissaoloviesti, josta voi rivien välistä lukea pyynnön saada olla rauhassa, mutta sitten kuitenkin vastata viesteihin.

Tyypillistä suomalaisille on, että sähköpostiin tulee ensin poissaoloviesti ja minuutin kuluttua täydellinen vastaus lähettäjän kysymyksiin.

Marco Mäkinen

Mäkinen vertaa monissa kulttuureissa käytännön olevan päinvastoin: poissaoloviestissä annetaan myönteinen kuva, että vastaus askarruttaviin kysymyksiin löytyy loman aikana, vaikka käytännössä se saapuisi viikkojen kuluttua.

– Tyypillistä suomalaisille on, että sähköpostiin tulee ensin poissaoloviesti ja minuutin kuluttua täydellinen vastaus lähettäjän kysymyksiin, Mäkinen arvioi.

Tartu toimeen hyvissä ajoin

Marco Mäkinen rauhoittelee, että kovin pahaa virhettä poissaoloviestin kanssa ei voi tehdä.

– Yleinen virhe on, että poissaoloviesti jää päälle, vaikka loma päättyy.

Hyvän tekstin väsäämiselle on kuitenkin parasta varata aikaa, eikä jättää sen tekemistä viimeiseksi asiaksi ennen lomalle lähtöä.

– Ei ihme, että esimerkiksi päiväykset ja sijaisen nimet ovat sitten väärin, Mäkinen viittaa kiireeseen.

_Tiukan asiallinen vai hieman humoristinen? Kuvan kera vai ilman? Millainen on sinun poissaoloviestisi? Lähetä se meille osoitteeseen yle.talous@yle.fi. Julkaisemme hauskimmat ja persoonallisimmat, hyvää mieltä tuovat viestit. _