Kallis viranomaisarkisto ajetaan alas – miten käy sähköisen arkistoinnin?

Sisäasianministeriössä kuultiin viranomaisarkisto VAPA:n alasajosta virallisesti tänään. Harmitus on kova, koska ministeriötä ei ole kuultu asiassa.

kulttuuri
Tietokoneen näppäimistö.
Yle

Kansallisarkisto on käärmeissään valtionhallinnon arkistointiijärjestelmän VAPA:n alasajosta. Muissa Pohjoismaissa arkistointijärjestelmät ovat Kansallisarkiston pääjohtajan Jussi Nuortevan mukaan korkealaatuisia, mutta Suomessa ollaan kuljettu pääjohtajan mukaan jälkijunassa.

Sähköisestä arkistointijärjestelmä VAPA:sta luovutaan tämän vuoden jälkeen. VAPA on vastaanottanut ja säilyttänyt valtionhallinnon sähköisiä aineistoja.

– Suomi joutuu eurooppalaisittain poikkeukselliseen tilanteeseen, Nuorteva valittaa.

Tutkijoiden työhön VAPA:n alasajo ei vaikuta, koska se saavat tietoja toisten järjestelmien kautta.

Opetusministerion johtaja Riitta Maijala ihmettelee Nuortevan lausuntoa, koska valtiontarkastusvirasto on todennut VAPA-järjestelmän olevan kallis ja huonosti toimiva. Järjestelmän tehokkuudesta ollaan keskusteltu vuodesta 2013.

Miksi meitä ei ole kuultu?

Sisäasianministeriössä kuultiin VAPA:n alasajosta virallisesti tänään. Ministeriö on siirtänyt tietojaan VAPA:aan tähän asti.

– Harmittaa. Meitä ei ole kuultu ollenkaan tässä asiassa. Olemme satsanneet paljon tähän järjestelmään, johtava asiantuntija Manu Herna sisäasiainministeriöstä suree.

Sisäasiainministeriö joutuu nyt säilömään tietoa omiin järjestelmiinsä. Uusia kustannuksia tämä ei kuitenkaan aiheuta Hernan mukaan ministeriölle.

Museoille ja kirjastoille suunniteltu KDK/PAS -järjestelmä ei pysty vielä Hernan mielestä vastaanottamaan viranomaistietoja.

– Ei pitäisi hoitaa näin asioita. Kyseessä on opetusministeriön ja Kansallisarkiston näkemysero, Herna kuvaa.

Verohallinnossa odotetaan korvaavaa järjestelmää VAPA:lle.

– Välittömiä vaikutuksia järjestelmän alasajo ei aiheuta meille, tietovirtajohtaja Tarja Rautio Verohallinnosta toteaa.

Lisäpalikka puuttuu

VAPA:n käyttö maksaa 340 000 euroa. Uutta KDK/PAS -järjestelmää on kehitetty jo jonkin aikaa.

– KDK/PAS -järjestelmässä voidaan säilyttää tietoa, mutta siihen tarvitaan vielä lisäpalikka, jolla tietoa saadaan ulos, Maijala kertoo.

Tämä lisäpalikka maksaa alle 100 000 euroa ja sen pitäisi toimia Maijalan mukaan ensi vuoden aikana.

–Käymme keskusteluja Kansallisarkiston kanssa ja pyrimme saamaan arkistointiasiat kuntoon mahdollisimman pian, Maijala vakuuttaa.

SAPA-työryhmä antaa lausuntonsa sähköisestä arkistointijärjestelmästä ensi vuoden helmikuussa. Vielä ei tiedetä, milloin VAPA-järjestelmän korvaava palvelu saadaan käyttöön.

Mitään ei katoa

Ensi vuoden alusta lähtien jokainen viranomainen joutuu Nuortevan mukaan luomaan oman sähköisen arkistointijärjestelmänsä.

VAPA:n tiedot säilyvät, mitään ei katoa. Manuaalisesti tiedon kaivaminen VAPA:sta on Nuortevan mukaan kuitenkin kallista ja hidasta.

– Säästö on pieni järjestelmän hyötyyn nähden. Meille ei ole kerrottu vielä minkälaiseen uuteen järjestelmään ollaan siirtymässä, Nuorteva selittää.

Suomen lisäksi VAPA:aa vastaava Preservica-järjestelmää käyttää Viro, Iso-Britannia, Itävalta, Alankomaat ja Australia.