Some-ohjeistus kannattaa laatia jo ennen kuin rysähtää – moni ei tunne edes lakia

Moni yritys tai yhteisö on jo laatinut työntekijöilleen tai jäsenilleen ohjeistuksen sosiaalisessa mediassa toimimisen periaatteista. Joskus pelisääntöjen tarpeeseen herätään vasta, kun joku on jo ehtinyt kirjoittaa somessa jotain, mikä on vastoin organisaation periaatteita tai jopa lakia.

Kotimaa
Facebook-päivitys
Sini Ojanperä / Yle

Sosiaalisen median käytöstä ja siellä käyttäytymisestä tehdään yhä useammin ohjeistuksia. Sosiaalisen median ohjeita on laadittu jo monille ammattikunnille, yrityksille ja julkisyhteisöille.

Myös poliittisille päättäjille on paikoin laadittu some-huoneentaulu. Esimerkiksi Kotkan kaupunginvaltuusto sai vastikään omat sosiaalisen median ohjeet. Valtuuston sisällä koettiin, että ohjeistus olisi syytä tehdä. Taustalla olivat tapaukset, joissa valtuutettujen käyttäytyminen internetin keskustelupalstoilla ja sosiaalisessa mediassa on aiheuttanut ongelmia.

Tuorein runsaasti julkisuutta saanut tapaus on viime syksyltä, jolloin Kotkan kaupunginvaltuutettu Mertsu Merivirta jakoi Facebook-tilillään konepistoolin kuvan maahanmuuttajia uhkaavan teksti kera. Epäily kiihottamisesta kansanryhmää vastaan johti poliisitutkintaan ja eteni syyteharkintaan.

Tavoitteiden kautta ohjeisiin

Viestintäkouluttaja Pauliina Mäkelän mukaan ei ole mitenkään epätavallista, että yritykset ja muut yhteisöt laativat some-ohjeistuksen vasta sitten, kun virheitä on jo tehty.

– Tietenkin monenlaisia tilanteita on. Osassa on osattu ajatella, että tehdään ne ohjeet ennen kuin sattuu jotain. Mutta joissakin tilanteissa käy niin, että ensin todellakin tapahtuu jotain, jolloin herätään siihen, että ehkä meillä pitäisi olla yhteiset pelisäännöt, Mäkelä kuvailee.

Ohjeistuksia syntyy koko ajan lisää ja yhteisöt pyytävät myös niiden laatimiseen ulkopuolista apua. Ohjeita pyritään räätälöimään kunkin organisaation tarpeisiin ja esimerkiksi se, miten yksityiskohtaisia ne ovat, vaihtelee.

Mäkelän mukaan tärkeää olisi ottaa henkilöstö tai muu väki, jota ohjeet koskevat, mukaan ohjeistuksen laatimiseen.

– Ettei käy niin, että se laaditaan vaikka johtoportaassa tai jossain ylemmällä taholla, eikä keskustella siitä, kuinka meillä vaikka jo käytetään somea. Silloin ehkä jää jotain huomioimatta, hän huomauttaa.

Yrityksissä tai muissa yhteisöissä, jossa sosiaalisen median käyttö kuuluu työhön, olisi syytä ensin laatia some-strategia. Some-strategia tarkoittaa käytännössä tavoitteita, joita vaikkapa yrityksellä sosiaalisessa mediassa on.

– Kannattaa laatia toimintasuunnitelma, miten me tätä some-strategiaa toteutamme siinä päivittäisessä työssä. Sen alla ovat sitten ne some-ohjeet, Mäkelä toteaa.

Lakikin kannattaa kertoa

Huolella laaditun ohjeistuksen puolesta liputtaa myös juristi, joka on erikoistunut muun muassa sosiaaliseen mediaan. Asianajaja Elina Koivumäki katsoo, että some-ohjeistus voidaan jaotella lakinäkökulmasta kolmeen osaan.

Ensimmäiseksi ovat ne kohdat, jotka tulevat suoraan lainsäädännöstä. Toisin sanoen esimerkiksi kunnianloukkaukseen syyllistyminen on rikos teki sen kuka tahansa, tapahtui se missä vain tai missä tahansa organisaatiossa. Vaikka laki on laki, Koivumäki suosittelee, että nämäkin seikat kirjataan some-ohjeeseen.

– Ei tavallinen työntekijä välttämättä tiedä tällaisen lainsäädännön olemassaolosta.

Joistakin sosiaalisen median ohjeista voidaan tehdä sitovia yhteistoimintamenettelyllä. Koivumäen mukaan tällaiset ohjeet liittyvät usein tietoturvaan.

– Yt-menettelyn kautta voidaan päättää esimerkiksi siitä, miten työnantaja voi valvoa verkon ja sähköpostin käyttöön liittyviä asioita. Voidaan päättää esimerkiksi, että työnantajan laitteilla ei saa mennä sosiaalisen median palveluihin, Koivumäki selittää.

Yt-menettelyn avulla laadittujen sääntöjen rikkomisesta voi tulla juridinen ongelma. Kolmanteen ryhmään taas kuuluvat ohjeet ja suositukset, joiden rikkomisesta ei välttämättä tule juridisia seuraamuksia.

Yksityinen tili ei suojaa mokilta

Yksi sosiaalisessa mediassa eteen tuleva työntekijää sitova tekijä on lojaliteettivelvollisuus työnantajaa kohtaan, eli työnantajaa ei saa vahingoittaa omalla toiminnallaan edes yksityiselämässä. Työnantajasta ei voi mennä sanomaan mitä tahansa sen enempää torikahvilassa kuin Facebookissakaan.

Toinen yleinen harhaluulo on se, että esimerkiksi yksityisellä Facebook-sivulla olevat julkaisut olisivat eri asia kuin julkisiksi tarkoitetut viestit. Asianajaja Elina Koivumäki muistuttaa, että esimerkiksi Facebook-kaverina oleva kollega saa lähtökohtaisesti vaikkapa tulostaa työnantajaa parjaavan viestin ja viedä sen pomon nähtäväksi lakia rikkomatta.

Koivumäki kertoo esimerkin Isosta-Britanniasta: Applella työskennellyt mies haukkui yhtiötä omalla sosiaalisen median tilillään. Apple sai kuulla tästä, ja mies irtisanottiin. Mies piti irtisanomista laittomana ja vetosi siihen, että oli toiminut omalla yksityisellä Facebook-sivullaan, jolla hän ei edes kertonut olevansa Applen työntekijä.

– Englannin työtuomioistuin totesi, että ei auta, Facebook-tili ei ole täysin yksityinen media. Päätöksessä todettiin, että irtisanotun päivitykseen tulleista kommenteista pystyttiin päättelemään ystävien tietävän hänen olevan Applella töissä.

Some-ohje voi tulla esiin käräjillä

Sosiaalisessa mediassa tehtyjen virheiden puimiseen pyydetään Koivumäen mukaan jo usein lakimiehen apua, mutta käräjille asti tapaukset menevät vielä harvoin. Tapauksia mutkistaa se, ettei Suomen lainsäädäntö puhu lainkaan sosiaalisesta mediasta, vaan olemassa olevaa lainsäädäntöä on sovellettava uuteen toimintaympäristöön.

Joskus some-ohjeistuksilla voi olla painoarvoa tuomioistuinkäsittelyssä.

– Suomessakin oikeudenkäynneissä on alettu kääntää katseita työnantajan suuntaan, minkälaisia some-ohjeita on ollut ja miten työntekijää on somen käytössä opastettu. Halutaan arvioitavaksi, oliko työnantaja omalta osaltaan toiminut huolellisesti ja opastanut uuden median käytöstä, Koivumäki sanoo.

Harkinta on numero yksi

Viestintäkouluttaja Pauliina Mäkelä toteaa, että sosiaalisen median ohjeistuksella voi olla erilaisia vaikutuksia eri ihmisiin organisaatiossa. Osa ihmisistä tarvitsee selkeitä ohjeita, koska he eivät ehkä muutoin osaa käyttäytyä somessa oikein. Jotkut taas eivät käytä sosiaalisen median palveluja edes vapaa-ajallaan.

– He saattavat innostua käyttämään sosiaalista mediaa, kun he näkevät, että ahaa, meille on laadittu tämä ohje, että ehkä tämä onkin hyväksyttyä.

Julkisista some-ohjeista kerätään listaa nettiin (siirryt toiseen palveluun). Kaikilla näillä ohjeistuksilla on ainakin yksi yhteinen nimittäjä.

– Järki käteen ja harkitse, kyllä se toistuu kaikissa some-ohjeissa.