Maksuton varausjärjestelmä aiheuttaa varausvyöryn kirjastoissa – henkilöstö on helisemässä turhan työn kanssa

Helsinki aikoo uudistaa kirjastosta varatun aineiston noutotapaa. Tällä hetkellä osassa kirjastoja asiakkaat etsivät varaukset itse. Tietosuojasyistä lainaajan nimi ei kuitenkaan saa olla esillä. Itsepalveluun siirryttiin, koska varausten määrä on kasvanut huimasti varausmaksujen poistuttua.

Kotimaa
kirjasto varaukset itsepalvelu kallion kirjasto
Varatut kirjat pitää Helsingissä poimia hyllystä itse. Kirjat on ryhmitelty varauksen viimeisen noutopäivän mukaisesti.Yle

Helsingissä kirjastojen varausmaksut poistettiin puolitoista vuotta sitten, vuoden 2015 alussa. Sen seurauksena varausten määrä kasvoi noin 30 prosenttia. Viime vuonna Helsingin kirjastoissa tehtiin yli miljoona varausta..

Jotain piti keksiä, koska varausten hoitaminen uhkasi haukata yhä isomman osan kirjaston työntekijöiden työajasta.

Tällä hetkellä lainaajat hakevat varaamansa aineiston itse tekijän nimen ja varauksen viimeisen noutopäivän perusteella. Käytäntö leviää yhä useampaan kirjastoon Helsingissä. Tietosuojasyistä varauksia ei voida enää järjestää lainaajan sukunimen mukaan.

Eniten varauksia noudetaan Kallion kirjastosta ja Kirjasto 10:stä. Kirjasto 10:ssä varausten vyöry oli niin suuri, että siellä itsepalvelusta palattiin takaisiin vanhaan eli varaukset saa virkailijalta.

– Meillä on hakusessa ratkaisu, jolla yksinkertaistetaan noutoprosessia, koska se on ollut vähän vaikea ymmärtää, että aineisto on päivämäärittäin järjestettynä itsepalvelussa ja sitten tekijän nimen mukaan. Välillä ihmisille on vaikea löytää kirjaa isosta määrästä, sanoo kirjastotoimen apulaisjohtaja Anna-Maria Soininvaara Helsingin kaupunginkirjastosta.

Henkilökuntaa tarvitaan muuhunkin kuin varausten siirtelyyn

Tuleva ratkaisu olisi niin sanottu lokeronouto. Siinä kirjaston noutohyllyt on jaoteltu numeroituihin lokeroihin, joita voi olla esimerkiksi sata kappaletta. Kun lainaaja saa ilmoituksen saapuneesta varauksesta, ilmoitetuksessa kerrotaan, missä lokerossa varaus on.

Yhteen lokeroon varauksia tulisi noin 20–30. Nykyisessä tilanteessa eri päivämäärien kohdalla saattaa olla todella pitkä hyllyrivi kirjoja. Lokerossakaan lainaajan nimeä ei olisi: tietosuojan takia lainaajien nimien julkiseen esittelyyn ei ole paluuta.

Lokeromallissakin todennäköisesti asiakas joutuisi silti noutamaan lainauksiaan useasta eri lokerosta, jos varaukset saapuvat eri aikaan.

Kaiken kaikkiaan itsepalvelun tarkoituksena on vapauttaa henkilökuntaa muuhun työhön.

– Tavoite on se, että logistisen työn on pakko vähentyä. Meillä on muuta työtä yllin kyllin, kuten neuvontaa, opastusta ja uusia tehtäviä maahanmuuttajien parissa, joten me emme voi käyttää työpanostamme kokonaan aineiston paikasta toiseen siirtelyyn, sanoo Soininvaara.

Kuukausittain jopa 15 000 varausta jää noutamatta

Soininvaaran mukaan varausmaksujen poisto näyttää johtaneen myös siihen, että asiakkaat suoraan varaavat kirjan käymättä ensin katsomassa, josko kirja olisi paikalla hyllyssä. Ja kun varausmaksuja ei ole, varauksia saattaa tehdä paljon ja unohtaa osan niistä.

– Kuukausittain 10 000 - 15 000 varausta jää noutamatta ja sehän on aivan turhaa työtä. Ensinnäkin kirjat on poimittu varauksiin, ne ovat pois kierrosta asiakkaiden saatavilta viikon verran ja sitten kirjat vielä poimitaan takaisin päin eli tehdään uudestaan se työvaihe.

Turhan työn vähentämiseksi auttaisi huomattavasti se, jos tarpeettomaksi käyneet varaukset muistettaisiin perua. Kesälomakauden lähestyessä Soininvaaara muistuttaa myös mahdollisuudesta lukita varaus. Varauksen lukitseminen tarkoittaa sitä, ettei lukituksen aikana varaus etene varausjonossa, jolloin ei käy niin, että odotettu varaus saapuu noudettavaksi silloin kun on poissa kotikulmilta.

Yksi syy varausten noutamisen uudistamiseen on vuonna 2018 avautuva keskustakirjasto. Töölönlahdelle nousevasta keskustakirjastosta muodostuu todennäköisesti suosittu paikka noutaa varaukset keskeisen sijainnin takia.

– Me emme mitenkään selviä keskustakirjaston valtavista volyymeista, jos me emme saa lokeronoutoa. Varmasti siihen mennessä saadaan, mutta saadaanko jo tänä vuonna, se on toinen juttu, Soininvaara toteaa.