Pölyttömät arkistot yleistyvät

Kunnat voivat siirtää pitkäaikaisarkistonsa sähköisiksi. Laki edellyttää kuitenkin kuntien säilyttävän esimerkiksi rakennuslupa-asiakirjat lähes ikuisesti, tai ainakin niin kauan kuin rakennus on olemassa.

tietojärjestelmät
Janne Koskenkorva katselee kaavapapereita toimistossaan.
Tarkastusinsinööri Janne Koskenkorvan työpöytä näyttää entistä harvemmin tältä. Matti Myller / Yle
Kaavakuvia tietokoneen näytöllä.
Uuraisilla paperien pyörittely on vähentynyt jo huomattavasti.

Arkistolaitos on päättänyt, että kunnat voivat siirtää pitkäaikaisarkistonsa sähköisiksi. Rakennusvalvonnan osalta asia sai sinetin alkukesästä. Paperiversioista voidaan luopua kokonaan.

– Tämä on mahdollista käytännössä heti, kun se vaan on mahdollista eli kun prosessi toimii järjestelmissä, kertoo tutkimusjohtaja Päivi Happonen Kansallisarkistosta.

Tietojärjestelmän täytyy pystyä tuottamaan pitkäaikaissäilytykseen tarkoitettuja tiedostomuotoja.

Päivi Happonen, tutkimusjohtaja

Sähköinen arkisto helpottaa tiedon käsittelyä ja uudelleenkäyttöä. Paperiversioista luopuminen voi tuoda myös säästöjä.

– Sähköisen arkistoinnin on laskettu olevan huomattvasti edullisempaa kuin paperiarkistoinnin, koska papereihin liittyy aika paljon manuaalista työtä ja tietoa joudutaan etsimään ja hakemaan. Ja eihän papereiden säilyttäminenkään ole ilmaista, sanoo Happonen.

Muistitikkuja järeämpiä järjestelmiä

Sähköisen arkistointi arveluttaa vielä monia. Tietojen pelätään katoavan bittiavaruuteen. Esimerkiksi rakennuslupa-asiakirjoja ei kuitenkaan kunnassa voi säilyttää miten tahansa.

– Tietojen täytyy olla järjestelmässä, joka on otettu käyttöön tätä tehtävää varten. Tietojärjestelmän pitää olla sellainen, että se pystyy tuottamaan pitkäaikaissäilytykseen tarkoitettuja tiedostomuotoja.

Happosen mukaan pitkäaikaissäilyttäminen tapahtuu pääosin keskitetysti. Tällöin tiedon alkuperäisyydestä ja luotettavuudesta huolehditaan sekä toiminnallisesti että teknisesti keskitetysti. Rakennuksen omistaja voi luottaa siihen, että talon asiakirjat pysyvät tallessa.

– Vastuu on julkisen hallinnon toimijalla. Jos bitti on poikittain välillä jossain järjestelmässä, niin se ei tarkoita, etteivätkö tiedot olisi myöhemmin käytössä keskitetyn palvelun kautta, kuvailee Happonen

Kansallisarkiston tutkimusjohtaja arvelee, että ainakin suurimmilla kaupungeilla alkaa olla valmiudet siirtyä sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin.

Lupaprosesseihin jouhevuutta

3600 asukkaan Uurainen Keski-Suomessa on ollut edelläkävijä teknisten palvelujensa sähköistämisessä. Muun muassa rakennusluvan on voinut hakea virka-ajan ulkopuolella jo parin vuoden ajan. Luvan hakeminen verkossa hyödyttää etenkin kesäasukkaita.

Kunnan rakennuslupahakemuksista 80 prosenttia on saapunut tänä vuonna sähköisesti. Myös valvonta on sähköistynyt. Rakennusvalvojille hankittiin ohjelmisto, jolla voi työskennellä mobiilisti vaikkapa rakennustyömaalla.

Kunnassa käytännössä kaikki teknisen puolen toiminnot on koottu yhden ohjelmiston taakse. Rahaa projektiin on kulunut parikymmentätuhatta euroa.

Tarkastusinsinööri Janne Koskenkorva kertoo, että lupaprosessit ovat hakijankin kannalta helpottuneet nopeutuneet.

– Eikös Uurainen ollut taas 17. vetovoimaisin kunta, niin varmasti yhtenä merkittävänä tekijänä on rakennusvalvonnan jouhea toiminta, sanoo Koskenkorva.

Haastattelut teki Riikka Pennanen