Hyvästit pölyisille mapeille – sähköisyyteen siirtyminen vaatii koko työporukan panosta

Papereita pyörittelevät virkamiehet ovat pian olla historiaa. Papereiden pyörittely tulee tapahtumaan yhdellä ruudulla sähköisesti.

Paperittomat alueet
Pyöritettäviä arkistohyllyjä Kajaanin kaupungin arkistossa.
Niko Mannonen / Yle

Oletko kuullut digitalisaatiosta tai paperisodan päättymisestä? Entä hallinnon sähköistämisestä?

Monissa kaupungeissa ja kunnissa pyritään hallinnon ja palvelujen sähköistämiseen, jotta turhasta paperisodasta päästäisiin eroon. Sähköistäminen, toisin sanoen digiloikan tekeminen, aloitetaan tärkeimmiksi nähdyistä toiminnoista.

Kuntalaiselle asioinnin sähköistyminen näkyy suoraan paperin vähenemisenä. Esimerkiksi Kajaanissa avustushakemuksia ei tarvitse enää täyttää paperille ja tuoda paikan päälle tai postittaa, vaan se voidaan tehdä täysin sähköisesti. Sähköistä asiointia pyritäänkin lisäämään kaikilla eri osa-alueilla.

Yhteistyö on se juttu, mitä kannattaa tehdä.

Tarja Nahkiaisoja

Kaikkia yksiköitä sähköistäminen ei ole kuitenkaan vielä tavoittanut. Kajaanin kaupungin kesätöitä hakiessa haastattelukutsut lähetetään hakijoille yhä edelleen kirjeitse.

– Mitään tietosuojakysymystä siinä ei ole. Sähköinen ja paperinen ovat aivan yhtä päteviä tapoja. Se on työtapakysymys, ja joillakin yksiköillä on vielä vanhoja toimintamalleja ja -tapoja taustalla, Kajaanin kaupungin asianhallintapäällikkö Tarja Nahkiaisoja toteaa.

Tarja Nahkiaisoja Kajaanin kaupungin arkistossa kansio sylissään.
Tarja Nahkiaisoja kertoo, että pelkästään Vuolijoen kunnalta tuli 400 metriä papereita, jotka arkistoitiin Kajaanin arkistoon.Niko Mannonen / Yle

Sähköisellä asioinnilla halutaan saavuttaa tehokkuutta ja kustannussäästöjä, ja tulla lähemmäs kuntalaisia.

– Kaikessa tekemisessä pitää miettiä kuntalaisia. Heidän takiaan täällä ollaan töissä ja töitä tehdään.

Kunnat yhteistyöhön digiloikassa

Hyppy paperilta sähköiseen muotoon ei ole yksinkertainen juttu. Sähköistäminen kannattaa aloittaa sieltä, joista on eniten hyötyä. Kajaanissa rakennusvalvonnan sähköistäminen on jo osin toteutettu, ja rakennuslupia voi hakea nyt sähköisesti. Ollaan saatu hyvää palautetta, että systeemi on kätevä ja homma hoituu nopeasti, Nahkiaisoja kertoo.

– Meillä on käytännössä paperittomuus jo osittain toteutunut. Se vaatii kuitenkin hyvää järjestelmien välistä integraatiota, muutoksen johtamista ja tietenkin hyvää suunnittelua.

Joillakin yksiköillä on vielä vanhoja toimintamalleja ja -tapoja taustalla.

Tarja Nahkiaisoja

Vaikka yksi ihminen voikin ilmoittaa olevansa paperiton, vaatii todellinen paperittomuuteen siirtyminen koko työpaikan panosta. Kaikkien yksiköiden ja yksilöiden on oltava valmiita siihen muutokseen, mitä sähköinen hallinto todella tarkoittaa.

– Johdon mukana oleminen on tärkeää. Muuten sähköistäminen voi jäädä vain suunnitelman tasolle.

Kuntakentässä on paljon erilaisia järjestelmiä ja toimintatapoja. Nahkiaisojan mielestä kunnat voisivat tehdä enemmän yhteistyötä. Kunnilla on samat, lakisääteiset tehtävät ja yhteistyötä tekemällä kunnat voisivat saavuttaa synergiaetuja.

– Yhteistyö on se juttu, mitä kannattaa tehdä.