Hankintoja ei tarvitse ostaa sokkona – asiantuntija auttaa sääntöviidakossa

Hankinta-asiamiehen tärkein tehtävä on auttaa yrittäjiä, tuoda tarjouspyyntöjä esille ja saada hankintayksiköille mahdollisimman laaja joukko hyviä tarjouksia.

julkiset hankinnat
Käsi allekirjoittaa mustekynällä.
Hankinta-asiamies auttaa pk-yrityksiä tarjousten tekemisessä.AOP

KajaaniKilpailu julkisista hankinnoista on vaikea laji, sanoo Varsinais-Suomen hankinta-asiamies Jorma Saariketo. Hänen mukaansa hankintoja ei osata tehdä, sillä ostajien ja tarjoajien tarpeet sekä ammattitaito eroavat toisistaan.

– Hankintayksiköt ovat hyviä yksityiskohdissa ja tarjouspyynnöt tehdään usein perusteellisesti säännöt ja laki edellä. Tarjoajat ovat taas omalla toimialallaan ammattilaisia, mutta eivät välttämättä ymmärrä sääntöviidakkoa. Lisäksi tiedon saaminen on kohtuullisen ongelmallista, Saariketo kiteyttää.

Vuositasolla kilpailutukseen tulee lähes 15 000 tarjouspyyntöä.

Jorma Saariketo

Varsinais-Suomesta kuusi vuotta sitten alkanut hankinta-asiamiespalvelu on laajentunut myös muualle Suomeen. Esimerkiksi Kainuussa hankinta-asiamies valjastettiin yritysten avuksi reilut kolme vuotta sitten.

– Pienet ja keskisuuret yritykset tarvitsevat edelleen apua tarjousten tekemisessä ja siinä, mistä tarjouspyyntöjä saa. Siihen liittyy aika paljon paperityötä eli toinen asia on se, että mitä liitteitä pyyntöön joudutaan liittämään ja mistä niitä voi ottaa, kertoo Kainuun hankinta-asiamies Kyösti Kauppinen.

Kauppisen mukaan hankinta-asiamiehen tärkein tehtävä on auttaa alueen yrittäjiä ja hankintayksiköitä, tuoda tarjouspyyntöjä esille ja saada hankintayksiköille mahdollisimman laajalta yrittäjäjoukolta hyviä tarjouksia.

Julkisia hankintoja tekevät esimerkiksi kunnat, kaupungit, sairaanhoitopiirit, seurakunnat ja erilaiset organisaatiot. Hankinnat voivat olla vaikkapa liikennemerkkejä, ateriapalveluita tai rakennusten korjauksia.

Lisää selkeyttä ja laatua

Tällä hetkellä koko maassa on kymmenen hankinta-asiamiestä, sanoo kilpailuasioiden päällikkö Satu Grekin Suomen Yrittäjistä. Hän korostaa, että hankinta-asiamies on neutraali osapuoli hankkijoiden ja tarjoajien välillä, joten häneen luotetaan.

– Hankintayksiköt käyttävät hankinta-asiamiestä halutessaan viestiä yrityksille, koska silloin voidaan olla varmoja, että viesti on tasapuolinen. Yrittäjille hankinta-asiamies on matalan kynnyksen apuna, kun he kokevat vaikeuksia tarjouskilpailuun osallistuessaan.

– Hankinta-asiamiehen olemassa olo on tuonut lisää selkeyttä hankinta-ilmoituksiin ja parantanut annettavien tarjousten laatua. Tämä on lopulta kaikkien veronmaksajien etu, Grekin lisää.

Kuntien ja kaupunkien tarjouspyynnöt löytyvöt netistä. Kuva Hilma-järjestelmästä.
Kuntien ja kaupunkien tarjouspyynnöt löytyvät netistä. Kuva Hilma-järjestelmästä.Kalle Niskala / Yle

Tänä vuonna hankinta-asiamiehiin on otettu yhteyttä yli 6 900 kertaa. Idean isä eli hankinta-asiamies Jorma Saariketo sanoo, että yhteydenottojen määrä on kasvanut koko ajan, vuositasolla niitä tulee koko maassa 7 000–7 500.

Palvelussa on mukana yli 13 600 yritystä ja 3 000 hankintayksikköä.

– Vuonna 2010 arvioitiin, että Suomesta löytyy tuhat julkista ostajaa eli niitä on huomattavasti enemmän kuin oletettiin. On kunnat, seurakunnat, kuntayhtymät sekä kuntien ja valtion liikelaitokset, joita myös sitoo hankintalaki. Vuositasolla kilpailutukseen tulee lähes 15 000 tarjouspyyntöä, Saariketo luettelee.

"Virheitä ei tule yhtä helposti"

Kilpailuasioiden päällikkö Satu Grekin Suomen Yrittäjistä sanoo, että kysyntä ylittää tarjonnan. Hankinta-asiamiespalvelua aiotaankin laajentaa niin, että se kattaa koko maan.

– Kaikki kunnat, missä hankinta-asiamiestä on kokeiltu, ovat olleet tyytyväisiä. Palvelua suunnitellaan nyt myös sellaisille alueille, missä hankinta-asiamiestä ei ole. Lisäksi olemassa olevien hankinta-asiamiesten jatko pyritään turvaamaan, koska niin yrittäjät kuin hankintayksiköt ovat tyytyväisiä palveluun.

Saariketo arvioi, että palvelun tarve tulee edelleen kasvamaan, sillä uusi hankintalaki tulee voimaan näillä näkymin ensi vuoden alussa. Siihen liittyy paljon tiedottamista, kouluttamista ja neuvontaa, Saariketo sanoo.

Hankinta-asiamiehen olemassa olo on tuonut lisää selkeyttä hankinta-ilmoituksiin ja parantanut annettavien tarjousten laatua.

Satu Grekin

Grekin pitää uutta hankintalakia monella tapaa myönteisenä ja toivoo, että eduskunnan käsittelyssä parhaillaan oleva laki tulisi voimaan mahdollisimman pian.

– Uusi hankintalaki pureutuu aivan oikeisiin ongelmiin, eli siellä tapahtuu sääntelyn purkua, mikä tarkoittaa, että virheitä ei tule yhtä helposti. Tämä vähentää valituspainetta ja siten mataloittaa hankintojen avoimen ilmoittamisen kynnystä, jotta pk-yritykset pääsevät aikaisempaa paremmin mukaan.

– Uudessa laissa esitetään julkista rahoitusta hankintaneuvonnan järjestämiseksi myös tarjoajapuolelle eli yrityksille. Tämä on juuri sitä työtä, mitä hankinta-asiamiehet parhaillaan tekevät. On hienoa, että palvelun tarpeellisuus tunnistetaan, Grekin jatkaa.