Raitiovaunujen ja lamppujen myyjillä sama murhe: pitäisi päästä ostajan pään sisälle

Pientä ja isoa yrittäjää yhdistää kisassa julkisista hankinnoista yksi toive. Yrittäjät toivovat asiakkaiden laskevan enemmän tuotteen elinkaarikustannuksia.

julkiset hankinnat
Sörnäinen
Suomessa valmistettu raitiovaunu Helsingin Sörnäisissä. Ronnie Holmberg / Yle

Kajaanin Vuolijoella, Otanmäen hiipuvassa kylässä on ihmetehdas. Tsekkiläisen Skodan omistama Transtech valmistaa siellä VR:lle makuuvaunuja ja ohjausvaunuja sekä Helsinkiin ja Tampereelle raitiovaunuja.

Alkujaan Venäjän markkinoille junanvaunuja valmistaneesta tehtaasta on kuoriutunut huippuosaaja kiskokalustotuotannossa.

Varatoimitusjohtaja Matti Haapakangas jää eläkkeelle lähes 30 vuoden työuran jälkeen. Hän jos kuka tietää, mikä on tärkein asia, jotta julkisia hankintakilpailuja voitetaan.

– Asiakkaan tarpeen ymmärtäminen. Julkiset hankinnat ovat sellaisia, että hankintaorganisaatio asettaa vertailukriteerit sen mukaan, mitkä heille ovat tärkeitä.

Tuotteiden kirjo on niin valtava, että sen hallitseminen ja osaaminen vaatii syvää perehtymistä.

Matti Tossavainen

Hankintakilpailussa pärjääminen edellyttää, että yrityksen tuntosarvet ovat ojollaan jo kauan ennen tarjouspyyntöjen jättämistä.

– Tärkeää on ennakko, mahdollisimman aikaisessa vaiheessa mukaan pääseminen. Että itse asiassa jo silloin, kun tarjouspyyntö lopulta tulee, tiedetään mistä siinä on kysymys, sanoo Haapakangas.

Jopa satojen miljoonien eurojen hankkeissa markkinoita haistellaan ja kuulostellaan kaiken aikaa. Haapakankaan mukaan se on kaikkien etu.

– Käymme asiakkaiden kanssa markkinavuoropuhelua. Asiakkaat käyvät sitä mielellään kaikkien toimittajien kanssa, että he saavat käsityksen siitä, mitä markkinoilta on tarjolla.

Neuvotteluissa tuntosarvet oltava esillä

Varsinaista tarjouspyyntöä edeltää neuvottelumenettely. Silloin on jo olemassa alustava tarjouspyyntö, mutta siihen voi vielä yrittää vaikuttaa.

– Siihen voidaan esittää muutoksia, joilla sitä lopputuloksen laatua voitaisiin vielä parantaa. Niissä neuvotteluissa välittyy, mitkä ovat asiakkaalle tärkeitä asioita. Niitä pitää yrittää pitää mielessä, kun tekee tarjousta – todella ikään kuin laskea, miten asiakas tällaisen tarjouksen luokittelee.

Transtechin valmistaman raitiovaunun valonäyttö, jossa lukee "414 Otanmäki Helsinki"
Mika Niskanen / Yle

Esimerkiksi Osloon hankittavista raitiovaunuista ei ole vielä tullut virallista tarjouspyyntöä. Aftenposten-lehden mukaan (siirryt toiseen palveluun) vaunuja oltaisiin hankkimassa ainakin 87 kappaletta. Neuvotteluja onkin käyty ja omaa tuotetta sovitettu kohteeseen.

– Nyt kun tässä odotetaan muutaman päivä kuluttua tarjouspyyntöä Oslosta, niin me ja norjalaiset tiedämme sen, että olosuhteet Oslossa ja Helsingissä on hyvin samanlaiset, kuvaa Haapakangas keskusteluja.

Kun virallinen tarjouspyyntö tulee, yhteydenpito kapenee.

– On hyvin tiukat raamit siitä, ettei epävirallisia keskusteluja ole tilaisuus käydä. Sitten vaihdetaan virallisia neuvotteluja ja dokumentteja ja jokaisen tarjoajan kanssa samalla tavalla.

Elinkaarilaskenta ja lisäpalvelut vievät pidemmälle

Monesti hinta on eniten julkisuudessa esillä oleva asia, eli se mitä tietyn tavaran ostaminen maksaa juuri sillä hetkellä. Haapakangas sanoo, ettei kuitenkaan ole likikään koko totuus.

– Kun puhutaan kymmenien, jopa sadan miljoonan euron investoinnista, niin siinä tulevat elinkaarikustannukset todella tärkeiksi. Niiden merkitys on huomattavasti pelkkää hintaa monimutkaisempia laskelmia. Niitä ei ihan tupakkiaskin kannessa lasketa.

Esimerkiksi Tampereen raitiovaunujen kauppaan kuuluu kaluston huolto vähintään kymmenen vuoden ajan. Huolto on Haapakankaan mukaan yksi kilpailuvaltti.

– Onhan se toki paljon helpompaa meidän hoitaa täältä käsin kuin jostain kauempaa Euroopasta.

Halpa on hetken halpa

Kajaanilainen led-valojen valmistaja Valtavalo painiskelee samojen elinkaariasioiden kimpussa kuin kiskokalustovalmistajakin. Julkisten hankintojen summat ovat valaistusalalla vain huomattavasti pienempiä ja kriteerit usein painottavat ostohintaa.

– Led-valoissa ja muissakin teknisissä tuotteissa halvin hinta tarkoittaa, että tuotteeseen on tehty paljon kompromisseja ja hinta on saatu puristettua mahdollisimman alhaiseksi. Kompromissit vaikuttavat yleensä tuotteen kestävyyteen, elinikään ja teknisiin ominaisuuksiin, myyntijohtaja Matti Tossavainen sanoo.

Robotti Valtavalon tehtaalla Kajaanissa.
Valtavalon led-valoputkituotanto on kokonaan robotisoitu. Toistaiseksi yritys on alallaan koko Skandinavian ainoa.Julia Sieppi / Yle

Tossavaisen mukaan elinkaarikustannusten laskenta on tulossa myös pienempiin hankintoihin, kun hankintalain uudistus saadaan käyttöön.

– Yksi tarkoitus uudistuksella on, että pyritään saamaan rakennettua enemmän elinkaariarvoa ja pitkäarvoista hyötyä hankinnoista. Nyt usein valitaan halvin tuote, jossa ylläpito maksaa ihan älyttömästi.

Valistuksesta se lähtee

Tossavainen sanoo, että julkisissa hankinnoissa pärjäämisen edellytys on ymmärtää, mistä hankintalaissa on kyse, puolin ja toisin.

– Ihan samalla tavalla kuin ostajapuolella, sisältö ja prosessi pitää ymmärtää. Jotta pystytään tarjoamaan oikein asiakkaan kilpailutukseen, on ymmärrettävä, mikä heillä on päätöksenteon kriteeristö.

Yhtiö onkin parantanut omaa ymmärrystään hankkimalla henkilökuntaa, jolla on vuosien kokemus työskentelystä julkisella sektorilla ja julkisen sektorin kanssa.

Että itse asiassa jo silloin, kun tarjouspyyntö lopulta tulee, tiedetään mistä siinä on kysymys.

Matti Haapakangas

Yritys toimintaympäristö on rajussa, kiehuvassa teknisessä kehityksessä. Led-valojen tekniikka ei ole vakiintunut, eikä standardeja ole saatu sovittua kuin led-valoputkille.

– Tuotteiden kirjo on niin valtava, että sen hallitseminen ja osaaminen vaatii syvää perehtymistä. Voi olla hyvinkin erilaisia tuotteita, vaikka ne näyttävät samanlaisilta, niin ominaisuudet voivat poiketa toisistaan hyvinkin paljon.

Valtavalo joutuu tekemään ihan perusteisiin menevää valistus- ja koulutustyötä. Yritys on julkaissut oppaan julkisten hankintojen avuksi led-valaistuksesta.