"Taas yksi hyödytön palaveri!" Mieti näitä, ennen kuin tuomitset työpaikan kokoukset

Tuntuuko, että työelämän palaverit hukkaavat tehokasta työaikaa, eikä mitään järkevää edes saada aikaiseksi? Toivoa ei kannata menettää, sillä kokousten parantamiseksi löytyy kyllä työkaluja.

kokoukset
Älypuhelimen käyttöä kokoustilanteessa.
Kalle Niskala / Yle

Filosofian tohtori ja puheviestinnän lehtori Tarja Valkonen Jyväskylän yliopistosta kertoo ymmärtävänsä hyvin niitä, joita palaverit ärsyttävät. Usein palavereissa ei saada aikaan sitä, mitä pitäisi.

Kun palaverit aivan varmasti ovat tulleet jäädäkseen, mitä niiden parantamiseksi pitäisi tehdä?

Kuka ymmärtää mitäkin

Tarja Valkosen mukaan kannattaa huomata, että ryhmässä toimiminen edellyttää sellaisia tietoja ja taitoja, jotka eivät tipahda päähämme automaattisesti. Kukaan ei ole syntyessään palaverihai. Jotta mielekäs kokoustaminen sujuisi, kannattaa miettiä hetki peruslähtökohtaa eli vuorovaikutusta ja viestimistä.

Valkosen mukaan moni ajattelee virheellisesti, että toinen pystyy kyllä ymmärtämään, mitä minä tarkoitan, kunhan hän vain kuulee sanomani.

– Oikeasti jokainen havaitsee, tulkitsee ja ymmärtää viestit omista lähtökohdistaan. Omat tiedot, kokemukset, asenteet ja taidot sävyttävät ymmärrystä. Kannattaa siis olettaa jo heti, että väärinymmärryksiä voi tapahtua, vaikka pyrkii sanomaan asiat kuinka selkeästi.

Ei kuunnella, ei kiinnosta

Useinkaan kaikki palaveriin osallistuvat eivät kuuntele, mitä toiset sanovat tai sanoma ei kiinnosta heitä. Kuulijoilla ei ehkä ole riittävästi pohjatietoa, että he voisivat ymmärtää sanomaa.

Kannattaa siis olettaa jo heti, että väärinymmärryksiä voi tapahtua, vaikka pyrkii sanomaan asiat kuinka selkeästi.

puheviestinnän lehtori Tarja Valkonen

Tarja Valkonen neuvoo, että jos palavereista halutaan saada kaikki irti, osallistujien pitäisi tarkistella omia asenteitaan. Yhteinen päämäärä, esimerkiksi merkittävä päätös, syntyy varmimmin, jos paikalla olijat jaksavat kuunnella tarkkaavaisesti, avoimesti ja arvostavasti, mutta tarvittaessa myös kriittisesti.

– Kysy, älä oleta. Puhu vain, jos sanottavasi edistää yhteistä tavoitetta. Et ole paikalla pelkästään esittääksesi oman näkemyksesi.

Nykyään osa kokousväestä on samalla myös somessa, kännyköitä selaten. Tarja Valkonen on sitä mieltä, että tekniikka on tuonut paljon hyvää ryhmäviestintään, mutta kaikkiin tilanteisiin moniajo ei sovi.

– Somen selaaja on samanaikaisesti läsnä, mutta mobiilisti poissa, eikä voi tarkasti kuunnella.

Kun ryhmän pitäisi saada aikaan päätöksiä, on tietysti toimittava tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Silti siinäkin on vaaransa, jos kokouksen äänekkäimmät puhujat saavat tahtonsa aina läpi. Puheviestinnän lehtori muistuttaa, että tehokkuuden rinnalla pitäisi kulkea myös sopivuus ja korrektius, ettei toisia loukata, saateta hankalaan asemaan tai jyrätä.

Menikö kuin Strömsössä?

Yksittäiset kokoustaja ja koko työyhteisö voivat arvioida ja analysoida palavereiden kulkua, jolloin taidot kehittyvät ja kokoukset paranevat.

Joskus jopa tarvitaan kouluttajaa kehittämään työpaikan vuorovaikutustaitoja.

Somen selaaja on samanaikaisesti läsnä, mutta mobiilisti poissa, eikä voi tarkasti kuunnella.

puheviestinnän lehtori Tarja Valkonen

– Silti jokainen voi myös itse miettiä omia asenteitaan. Mikä minun panokseni oli tuolla? Miten osallistuin ja veikö se asioita eteenpäin? Koko tiimikin voi kehittyä. Myös kokouskäytäntöjä kannattaa tarkastella kriittisesti, että ovatko ne riittävän tehokkaita ja tarkoituksenmukaisia, ja onko keskustelukulttuurimme arvostava, arvioiva, perusteleva ja kuunteleva, neuvoo Tarja Valkonen.

Hän ei vannoisi varsinkaan kokemuksen nimiin. Toki kokemus voi tuoda vuorovaikutustaitoja, mutta Valkosen mukaan joskus pitkä kokemus on tuonut matkaan jopa heikkoja tai epätarkoituksenmukaisia tapoja ja asenteita.

Suomalaiset, tuo ikuinen jurottajakansa?

Nyt on tietysti pakko kysyä, olemmeko me suomalaiset erityisen huonoja viestimään ajatuksiamme, vaikkapa huonompia kuin puheliaiksi mielletyt amerikkalaiset?

Puheviestinnän lehtori Tarja Valkonen on opettanut viestintää pitkään, hän on myös tehnyt aiheesta tutkimusta. Hän sanoo suoraan, ettei pidä minkäänlaisista kokonaista kansaa syleilevistä yleistyksistä.

Silti väitän, että meillä kaikilla on tarvetta kehittää viestimistaitojamme. Ne ovat taitoja, joiden vaikeutta aika harva tiedostaa.

puheviestinnän lehtori Tarja Valkonen

– Ihmisten väliset erot ovat suurempia kuin kulttuuriset yhteneväisyydet. Mikään yleistettävissä oleva tutkimus (jossa olisi tarpeeksi laaja aineisto) ei osoita, että suomalaiset olisivat erityisen heikkoja viestijöitä.

Pitkän opetusuransa aikana Valkonen on päässyt tutustumaan siihen, millaiset ryhmätyöskentelytaidot kunkin ajankohdan nuorilla on ollut. Nykynuorten taidot ilahduttavat.

– Tänä päivänä lukiosta tulee yliopistoon paljon nuoria, joilla on hyvin myönteiset viestintäasenteet. Heillä on myös riittävä usko omaan osaamiseen ja jo tietoa viestinnästä sekä vuorovaikutuksesta. Silti väitän, että meillä kaikilla on tarvetta kehittää viestimistaitojamme. Ne ovat taitoja, joiden vaikeutta aika harva tiedostaa, haastaa Tarja Valkonen.