Kännykän räplääminen täyttää palaverin, vaikka kokous olisi kiinnostava

Microsoftilla pohdittiin keinoja heikentää puhelimen ja sen sähköpostilaatikon kutsua.

sähköposti
Mies tutkii älypuhelintansa.
Tiina Jutila / Yle

Yksi puhuu kokouksessa kuulijoilleen, mutta toisten ajatukset ovat läsnä vain osittain. Jokainen hiplaa vuorollaan puhelintaan ja perkaa sähköpostejaan. Kuulostaako tutulta?

Ohjelmistoyritys Microsoft teki Suomen-päälliköidensä keskuudessa pienen tutkimuksen, jonka mukaan 40 prosentissa kokouksista ainakin joku osallistujista käytti tuon ajan samanaikaisten tehtävien hoitamiseen.

Seuraavat tekijät lisäsivät yrityksen havaintojen mukaan levottomuutta.

  • Mitä enemmän jäseniä palaverissa, sitä todennäköisempää on "multitaskata".
  • Mitä pidempään kokous kestää, sitä luultavammin joku "multitaskaa".
  • Mitä sekalaisempi on osallistujajoukko, sitä varmemmin osa kääntyy puhelimensa puoleen

Microsoftilla siis todettiin, että kännykkään sortuminen ei ole niinkään kiinni yksilön asenteesta vaan siitä, millaiset kokouksen puitteet ovat.

Tärkeä syy puhelimen kutsuvuuteen on kuitenkin myös hoidettavien työsähköpostien valtava määrä. Selvitykseen osallistuneiden 32 päällikön kautta kulki 100-800 meiliä viikossa riippuen henkilöstä.

Seuraavilla keinoilla meilitulva pysyy hieman paremmin kurissa, Microsoftilla uskotaan.

  • Kirjoita itse vähemmän, jos haluat vähentää sähköpostin määrää. Yhtä kirjoitettua sähköpostia kohti tulee nimittäin neljä vastausta.
  • Osoita viestisi niille henkilöille, joita asia todella koskee, laajan ryhmäviestin sijaan. Kohdentaminen lisää viestin huomioarvoa ja todennäköisyyttä saada vastaus.
  • Vältä reagoimista posteihin iltaisin, koska meilailemalla myös työajan ulkopuolella tulet kannustaneeksi muita tekemään samoin.
  • Kerro sekä tärkeimmät että kiireisimmät asiat muuten kuin meilissä.