Väitös: Nipottava ohjeistus ja tiukka valvonta aiheuttavat tehottomuutta työpaikalla

Läpinäkyvä johtaminen herättää henkilöstön luottamuksen, mutta mikromanagerointi ja epäjohdonmukaisuus eivät, käy ilmi Kirsti Malkamäen väitöskirjasta.

esimiehet
Kirsti Malkamäki.
Malkamäen väitöskirja kuuluu palvelujohtamisen alaan.Janne Ahjopalo / Yle

– Mikromanagerointi eli ylitarkka ohjeistaminen syö työntekijän oma-aloitteisuutta. Se vie tekemisestä rentouden ja työn ilon. Jos työntekijää mikromanageroidaan, hän pyrkii toimimaan annettujen ohjeiden mukaisesti sanktioiden pelossa, sanoo kauppatieteiden maisteri Kirsti Malkamäki.

Uhkana on jäykkä ja byrokraattinen organisaatio, jossa ilmapiiriongelmat muhivat, eikä suorituskyky yllä välttämättä parhaaseen mahdolliseen.

Malkamäki esittelee innokkaasti kaavioita, jotka liittyvät hänen väitöskirjaansa Luottamuksen kehittyminen ja johtamisjärjestelmää koskeva uudistus: tapaustutkimus kaupan alan organisaatiosta (siirryt toiseen palveluun). Paikkana on Joensuun yliopistokampuksen valoisa aulatila, jossa opiskelijat kulkevat tasaisena nauhana.

– Organisaation johtamisjärjestelmän olisi keskityttävä vain olennaisiin asioihin. Henkilöstölle annettujen ohjeiden tulee olla selkeitä ja niitä tulee olla kohtuullinen määrä. Henkilöstölle on jätettävä soveltamisen varaa, jatkaa väittelijä.

Malkamäki tarttuu puhuessaan usein kynään ja havainnollistaa tutkimustuloksiaan ruutupaperille kuvioina.

Hänen akateemisesta innostuksestaan paistaa tausta kaupan alalta. Malkamäen ura on rakentunut K-Citymarket Oy:n ja Ruokakesko Oy:n palveluksessa vuosina 1979–2009 osastopäällikön, tavaratalojohtajan ja aluejohtajan tehtävissä.

Kuvio luottamuksesta.
Luottamuksen rakentuminen organisaatiossa Kirsti Malkamäen väitöstutkimuksen mukaan.Itä-Suomen yliopisto

Väitöstutkimuksen johtopäätöksenä on, että läpinäkyvyys johtamisessa – niin ohjeistamisessa kuin valvonnassa – on johtamisen ja luottamuksen perusta. Työssä onnistumisen ja tuloksentekemisen kannalta epätarkoituksenmukaiseksi koettu tarkka ohjeistus ja valvonta aiheuttavat tehottomuutta työpaikalla.

Vaikka Malkamäki haluaisi johtajuudessa vältettävän mikromanageeraamista, ei hän aja villiä vapautta organisaatioihin.

– Jos vaikka yksi vahvaluonteisista alaisista saa luvan sooloilla ja rikkoa pelisääntöjä, ei se tee hyvää yhteishengelle.

Jos työntekijää mikromanageroidaan, hän pyrkii toimimaan annettujen ohjeiden mukaisesti sanktioiden pelossa.

Kirsti Malkamäki

Väittelijä kannustaa organisaatioita luomaan reilun ja hyvän johtamisjärjestelmän, joka käsittää neutraaliuteen ja yhdenmukaiseen kohteluun pohjaavan valvontamenettelyn.

– Tässä on koko toiminnan kivijalka ja tukipilari. Kun toimitaan johdonmukaisilla periaatteilla, jokainen voi luottaa johtajuuteen. Organisaation menettelytavat – joita on kohtuullinen määrä – ovat kirjallisesti luettavissa sisäisessä verkossa.

– Läpinäkyvyys tuo luottamusta, kun päätökset tehdään johdon linjausten mukaisesti eikä yksittäisten henkilöiden näkemyksiin ja vanhoihin käytäntöihin perustuen. Näin myös muutoksen johtaminen mahdollistuu, uskoo Malkamäki.

Kirsti Malkamäki.
Janne Ahjopalo / Yle

Oikeudenmukaisuus tuo luottamuksen ja luottamus tuloksen

Väittelijän tutkimassa vähittäiskaupan ketjuorganisaatiossa nähtiin, että oikeudenmukaiseksi koettu johtaminen rakensi henkilöstön luottamusta johtotasoa kohtaan. Samalla huomattiin, että yhdenmukaisilla pelisäännöillä toimiminen parantaa yksikön tai organisaation suorituskykyä.

– Henkilöstöä tulee kuulla aidosti ja muistaa, että työntekijöiden palautteeseen annetaan vastapalaute. Joskus organisaatioissa käy niin, ettei johto reagoi palautteeseen. Se on virhe. Ongelmia voidaan ratkoa yhdessä. Esimiesten olisi myös perusteltava päätöksensä mahdollisimman hyvin ja läpinäkyvästi, opastaa Kirsti Malkamäki.

Kirsti Malkamäki.
Janne Ahjopalo / Yle

Pomojen välisessäkin vertailussa on oltava relevantit vertailuperusteet, huomautetaan väitöksessä. Jos esimiesten suoritusta arvioidaan perusteilla, joihin he eivät voi vaikuttaa, heikentää se motivaatiota.

Esimerkki tulee väitöskirjan tutkimuskohteesta, vähittäiskaupan ketjuorganisaatiosta.

– Esimerkiksi kiinteistön vuokrakustannus on kuluerä, johon esimies ei voi omalla toiminnallaan vaikuttaa. Tällöin se ei voi olla tekijä, joka vaikuttaa eri yksiköiden esimiestoimijoiden keskinäiseen vertailuun. Vertailussa ja suorituksen arvioinnin mittaamisessa ei kannata pyöritellä sellaisia tekijöitä, joihin ei voi vaikuttaa, tiivistää Malkamäki.

Kauppatieteiden maisteri Kirsti Malkamäen väitöskirja tarkastetaan Joensuussa torstaina 18. toukokuuta.