Sosiaalinen media ja pilvipalvelut sulautuvat yhä enemmän perinteiseen sähköpostiin. Näin uskovat tutkijat. Ylen verkkokeskustelijoiden mukaan sähköposti jaksaa vielä pitkään. Kritiikkiä lankeaa lähinnä roskapostivyöryille ja tietoturvaongelmille.
_"Sähköposti on teknisesti vanhentunut ja turvaton viestittelytapa. Lisäksi roskapostin määrä on huima. Nämä kolme asiaa kun korjataan niin sähköposti on oiva viestiväline jatkossakin." _-Raindog
Keskustelijat pitävät kritiikistä huolimatta sähköpostia virallisempana välineenä kuin sosiaalista mediaa tai pikaviestimiä. Keskustelijoiden mukaan sähköpostin vahvuuksia ovat muun muassa yksinkertaisuus ja arkistointimahdollisuus.
_"Sähköposti kuolee vasta kun viimeiset sähköpostin käyttäjät luopuvat siitä. Kenellä on vielä tallessa kaatuneiden sosiaalisen median palveluiden kautta lähetetyt viestit? Onko niitä edes ollut mahdollista varmuuskopioida palvelusta? Joillain sähköpostin ensimmäisillä käyttäjillä on vieläkin tallessa kymmenien vuosien viestihistoria." -_Vain kuolleen ruumiini yli
Sähköposti vaikuttaa vastausten mukaan kytkeytyneen tiiviisti työelämään. Vapaa-ajalla perinteisen sähköpostin rinnalle nousevat sosiaalisen median palvelut.
Nuoret ja pikaviestintä kiinnostavat ennustajia
Kysymys sähköpostin tulevaisuudesta ponnistaa useasta lähtökohdasta. Ensinnäkin nuorten mediankäyttö nojaa lähinnä sosiaaliseen mediaan ja lyhyisiin viesteihin. Jos asiaa katselee vaikkapa kymmenen vuoden tähtäimellä, niin nähtäväksi jää, tuovatko nuoret vapaa-ajan viestintätottumuksensa työelämään.
Yrityksissä sähköpostin tilalle on tuotu pikaviesti- ja pilvipalveluita. Liitetiedostojen kokoa ja yritysten sisäistä sähköpostiliikenteen määrää on pyritty laskemaan.
Sähköpostin rooli viestinnässä voi kohota liian suureksi. Jos postilaatikon purkaminen vie monta tuntia päivässä, niin on hyödyllistä harkita uusia viestintäkäytäntöjä.
Käytin sähköpostia ensimmäisen kerran Yhdysvalloissa 1976. Se oli asiantuntijoiden työkalu ja silloin se oli hyvin hanskassa.
Emeritusprofessori Leif Åberg huomauttaa, että sähköposti on laajentunut yhä vaikeammin hallittavaksi kokonaisuudeksi. Siksi se tarvitsee tulevina vuosina uusia vaihtoehtoja.
– Käytin sähköpostia ensimmäisen kerran Yhdysvalloissa 1976. Se oli asiantuntijoiden työkalu ja silloin se oli hyvin hanskassa. Mitä helpompi se on käyttää ja mitä suurempi se on, niin sitä suurempi on riski, että se täyttyy.
Leif Åbergin mukaan sähköpostin purkaminen haukkaa monen työntekijän päivästä liian suuren osan. Samaan päätelmään on päätynyt myös kansainvälinen konsulttiyhtiö McKinsey, joka totesi katsauksessaan, että keskivertotyöntekijä käyttää jopa kolmanneksen työajastaan sähköpostien läpikäyntiin.
Sähköpostin kautta syntyneitä väärinkäsityksiä on lisäksi vaikea ja hidas selvittää.
– Viestit ovat sähköpostissa omillaan, eikä lähettäjä pysty selittämään viestiään. Sähköpostissa syntyy usein väärintulkintoja. Asioiden oikaisemiseen menee aikaa ja monta viestilinkkiä, Leif Åberg kertoo.
Työntekijöiden välillä ja erilaisissa projekteissa suositaan nykyään pikaviestintäpalveluita.
Pikaviestit lentelevät työntekijältä toiselle
Lappeenrannassa toimiva mainostoimisto Mediakolmio on vähentänyt sisäistä sähköpostiliikennettään käyttämällä sisäisessä viestinnässään muun muassa pikaviestintää ja pilvipalveluita. Strategiajohtaja Lasse Mäenpää kertoo, että yrityksen ulkopuolella viestit liikkuvat edelleen sähköpostilla.
Jos jotain aineistoa on siirretty sähköpostin mukana, niin tällaiseen käytetään nyt jotakin muuta palvelua.
– Meillä on tapahtunut kaksi muutosta. Meillä on ollut pitkään tilanne, jossa meidän asiakkaat pääsevät palvelimeemme niiltä osin kuin kuuluukin. Tämä on siirtynyt meillä enemmän pilveen. Jos jotain aineistoa on siirretty sähköpostin mukana, niin tällaiseen käytetään nyt jotakin muuta palvelua.
Sähköpostin vaihtoehdoksi on otettu monessa yrityksessä sosiaalista mediaa ja yhteisöllisyyttä hyödyntävä sisäinen viestintäjärjestelmä, jota voi kutsua esimerkiksi sosiaaliseksi intranetiksi. Kyseessä on tavallaan yrityksen sisällä toimiva sosiaalinen media. Myös Mediakolmiossa on tällainen firman some.
– Meillä on talon sisällä isossa käytössä sekä pikaviestipalvelu että palvelu tiedostojen jakamiseen. Lisäksi meillä on yhteisöpalvelu, joka on tarkoitettu yrityksen viestintään. Siihen pääsevät ne, jotka ovat meillä töissä, eivät muut, Mäenpää kertoo.
Helsingin yliopiston dosentti Janne Matikainen kertoo, että yritysten intranet-palveluissa on edelleen paljon kehitettävää. Sähköpostia tuskin hylätään vielä pitkään aikaan, koska monessa yrityksessä järjestelmät ovat edelleen kankeita.
– Intranetit ovat olleet pitkään aika jymähtäneitä eri organisaatioissa. Eivät ne vielä mitenkään erityisen eläviä ole.
Sosiaalinen intranet voi kuitenkin keventää päivän aikana läpikahlattavaa sähköpostivirtaa. Se on askel eteenpäin.
Sähköposti elää vahvana ulkoisessa viestinnässä
Sosiaalisen intranetin kautta työntekijät voivat lähettää viestejä ja palautetta toisilleen sekä löytää tietoa. Ylen verkkokeskustelijat huomauttavat, että sähköpostille ei kuitenkaan ole löytynyt selkeää korviketta.
_"Eri yritykset ovat kehittäneet internetin päällä toimivaksi ison joukon erilaisia sähköisiä viestintätapoja, mutta ainoastaan sähköposti perustuu julkisiin internet-standardeihin. Lisäksi käsittääkseni suurin osa noista muista sähköisistä viestintäkeinoista vaatii käyttäjältään sähköpostiosoitteen, jotta niihin voisi rekisteröityä." _-suurkeittiökaluste
Siinä missä sähköposti on perinteisesti ollut myös sisäisen viestinnän kivijalka, niin sosiaalisessa intranetissä se on vain osa yrityksen viestintää. Sähköpostin rinnalla työntekijä voi kohdata intranetissä blogeja, foorumeita ja pikaviestintäpalveluita.
Yritykset kokoavat intranetiin myös kommentoitavaa tietoa ja avaavat keskusteluja erilaisista aiheista. Osa sosiaalisen intranetin palveluista pitää sisällään pilvipalveluita ja dokumenttien jakamiseen sekä hallitsemiseen käytettäviä osia.
Sähköpostiviestillä on haasteista huolimatta vuosien tuoma syvä rintaääni. Kun yrityksen johto lähettää sähköpostin, niin kyse on painavasta asiasta.
Ikävä kyllä virallisimmatkin sähköpostiviestit saattavat hautautua muun postivirran joukkoon pitkäksikin aikaa.